Die Herausforderung der Automatisierung bei der Kreditorenbuchhaltung

Rationalisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit einer integrierten RPA-Lösung

Der Weg zum Erfolg durch eine effiziente Kreditorenbuchhaltung

Die Optimierung der Kreditorenbuchhaltung war für viele Unternehmen ein schwieriges und frustrierendes Unterfangen. Trotz aller Anstrengungen bei der Prozessumstrukturierung und dem Einsatz von Technologien wie ERP, OCR, EDI-Dokumentenmanagement und E-Rechnungen bleiben grundsätzliche Fragen bestehen. Viele Organisationen haben sich entschieden, ihre Kreditiorenbuchhaltung einfach auszulagern und Kosten durch Arbitrage zu reduzieren.

Herausforderungen einer effizienten und fehlerfreien Kreditorenbuchhaltung

Sonderfakturierung
 

Die überwiegende Mehrheit der Rechnungen (zumindest in den USA) kommt als Papierdokumente, Faxdokumente oder E-Mails mit PDF-Anhängen an. Nur wenige ähneln sich, so dass eine manuelle Bearbeitung mühsam ist. Ist sie von einem zugelassenen Lieferanten? Passt die Bestellung zum ERP-System? Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung müssen das prüfen.

Unstrukturierte Daten
 

Die Mitarbeiter der Kreditiorenbuchhaltung übertragen die Daten aus den verschiedenen Rechnungsformaten außerdem manuell in das Standardformat des Unternehmens. Diese repetitive Aufgabe ist langsam und fehleranfällig. Was zunächst als eine Reihe von einfachen Tätigkeiten in der Kreditorenbuchhaltung erscheint, entpuppt sich als ein komplexer und ineffizienter Prozess. Eine Optimierung wäre sowohl finanziell als auch organisatorisch lohnend.

Abweichungen und Genehmigungen

Der manuelle Prozess erstreckt sich auch auf die Lösung von Unstimmigkeiten. Beispiel: „Ist ein Lieferschein für die Bestellung vorhanden? Stimmt der Rechnungspreis mit der Bestellung überein?“ Hinzu kommen die Genehmigungen: „Wurden die erforderlichen Dokumente zusammengetragen und befinden sie sich für die Zahlungsautorisierung in der Warteschlange?“

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Roboterautomatisierung, strukturierte Daten, Digitalisierung

Es gibt ein finanzielles Hindernis, das gelöst werden muss, um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, und es müssen drei Technologieschritte unternommen werden. Das finanzielle Hindernis ist die Investitionsrentabilität – der Bereich Kreditorenbuchhaltung ist zu klein, um eine große Investition in die Software-Implementierung zu rechtfertigen.

Die Technologieschritte sind:

 
Erster Schritt: Automatisierung
Software Robots müssen die vom Personal der Kreditorenbuchhaltung durchgeführten manuellen Aktionen ersetzen.

Zweiter Schritt: Strukturierte Daten
Der Zustrom unstrukturierter Daten muss schnell strukturiert werden.

Dritter Schritt: Digitalisierung
Ein hochgradig automatisierter, strukturierter Datenfluss zwischen Mitarbeitern, Lieferanten und Drittanbietern zur Unterstützung von Berichterstattung, Analytik und Entscheidungsfindung muss etabliert werden.
 
Durch diese 3 Schritte wird der Umfang der in der Kreditorenbuchhaltung anfallenden Arbeiten (die in der Regel durch einen BPO-Outsourcingvertrag „Eingang in ERP“ abgedeckt werden) umgewandelt. Das ERP-System eines Unternehmens fügt sich nahtlos in automatisierte Aktivitäten und Daten ein. Darüber hinaus werden neue Möglichkeiten, wie z. B. die Zahlungsprüfung und Autorisierung über mobile Endgeräte, realisierbar. Diese drei Schritte bilden auch eine solide Automatisierungsbasis für Unternehmen mit einem hochgradig manuellen Beschaffungs- und Bezahlprozesszyklus (P2P), die es ihnen ermöglicht, Kosten zu senken, die Leistung zu verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erreichen und Echtzeittransparenz über den Status von Verbindlichkeiten zu erlangen.

Die UiPath-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung

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Automatisierte Datenerfassung und Dateneingabe
 

Die Rechnungserfassung wird mithilfe der OCR-Technologie mit über 95 % Zeichengenauigkeit von einem Scan-Gerät verarbeitet, wenn die Rechnung papierbasiert ist oder aus einer elektronischen Datei, wie z. B. einer PDF oder einer E-Mail stammt. Alle Dokumentaktionen werden in archivierten Protokolldateien gespeichert, die Audit-Unterstützung und Berichterstattung für Compliance-Zwecke bieten.

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Hochgradig konfigurierbare Regeln zur Arbeitsablaufautomatisierung

Die Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung nutzt die Geschäftslogik komplexer P2P-Prozesse mit hochgradig konfigurierbaren Arbeitsablaufregeln. Dies ermöglicht eine intuitive und effektive End-to-End-Automatisierung für den zwei- oder dreiseitigen Dokumentenabgleich, Abgleiche im ERP-System und die Verzweigung von Abläufen für Sonderposten wie z. B. Rechnungen ohne Bestellung.

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Genehmigungs- und Ausnahmelösung
 

Die Genehmigungsaktivität wird in der Lösung für die Kreditorenbuchhaltung durch regelbasierte, automatisch genehmigte Arbeitsablaufkriterien optimiert, die die menschliche Beteiligung auf bestimmte Genehmigungssituationen beschränken. Ausnahmen werden durch Daten ausgelöst, die nicht den automatisierten Arbeitsablaufkriterien für Weiterleiten, Abgleichen und Zirkulieren entsprechen. UiPath minimiert Ausnahmelösungen durch die Einhaltung genau definierter Umverteilungsregeln, die dazu dienen, Ausnahmen zu identifizieren und an die richtigen Kompetenzen zu eskalieren. Die Lösung setzt außerdem Live-Überwachung ein, um Ausnahmestellen für Regelüberprüfungen und zur Betrugserkennung zu kennzeichnen.

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Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Governance
 

Die Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung von UiPath integriert Compliance- und Governance-Kontrollen, wie z. B. autorisierte Rollen und Aufgabentrennung. Darüber hinaus minimieren archivierte Protokolldateien, die die Details aller Automatisierungsaktivitäten dokumentieren, Kosten und Unterbrechungen von Compliance-Audits.

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Flexibel und anpassungsfähig
 

Die UiPath AP-Lösung bietet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Änderungen des Transaktionsvolumens durch Wachstum, Akquisition oder Konsolidierung können problemlos ohne Einbußen bei Leistung oder Genauigkeit übernommen werden. Leistungsüberwachung in Echtzeit und Dokumentation erleichtern neue analytische oder prädiktive Anforderungen.

Eine gute Vorbereitung ist stets der Schlüssel für eine erfolgreiche Reise.


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Erfolgsgeschichte

Ein großer Automobilhersteller beweist, dass es bei der Automatisierung weniger darum geht, Lohnkosten zu sparen, sondern vielmehr darum, die Qualität zu steigern und Einblicke durch Daten und Analysen zu ermöglichen.

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