Wie Bayer GBS den Einkauf mit Intelligent Automation transformierte

Von Engpässen zu Durchbrüchen: Wie Bayer manuelle Fehler um 70 % reduzierte und die Durchlaufzeiten im Einkauf um über 60 % beschleunigte

Gegründet im Jahr 1863, steht Bayer hinter weltbekannten Innovationen wie Aspirin. Heute erfindet sich das Unternehmen neu, mit dem Ziel, Innovationen schneller voranzutreiben und Landwirten, Patient:innen sowie Verbraucher:innen ein besseres Erlebnis zu bieten.

Zur Unterstützung dieser strategischen Ausrichtung verfügt Bayer über eine Global Business Services (GBS) Abteilung. Diese setzt auf neue Ansätze und modernste Technologien, um Prozesse zu optimieren und die Geschäftsleistung in Bereichen wie Finanzen, Personal, IT und Einkauf nachhaltig zu verbessern.

Meritxell Corbeto González ist RPA Project Manager bei GBS Intelligent Automation und am Standort Barcelona tätig, einem von vielen weltweit. „Unser Fokus liegt auf Effizienz, Innovation, Skalierbarkeit und Qualität“, erklärt sie. Ihre Aufgabe besteht darin, Geschäftsprozesse gezielt zu optimieren, um strategische Unternehmensziele zu erreichen, wobei Automatisierung eine zentrale Rolle spielt.

Ein kritischer Engpass im Fokus

Eines der erfolgreichsten Projekte ihres Teams war die globale Intelligent Automation von Bestellanforderungen (Purchase Requisitions) und Bestellungen (Purchase Orders). Zuvor war dieser Prozess weitgehend manuell, ineffizient und fehleranfällig. Zwar existierten bereits erste Automatisierungselemente, deren Wirkung war jedoch begrenzt.

„Jede Automatisierung beginnt mit einem konkreten Bedarf oder Problem“, erläutert Corbeto. „In diesem Prozess gab es eindeutig Handlungsbedarf. Ein Szenario, das viele Unternehmen kennen. Manuelle Dateneingaben sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Zusätzliche Prüf- und Konvertierungsschritte führten zu Engpässen, Verzögerungen im Einkaufszyklus und erhöhten operativen Kosten.“

„Unser Anspruch ist es, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern, um Kundenanforderungen effizienter und agiler zu erfüllen“, ergänzt sie.

Der Prozess vor der Automatisierung

Vor Einführung von Intelligent Automation umfasste der Ablauf zahlreiche manuelle Schritte. Mitarbeitende mussten sich in SAP anmelden, Bestellanforderungen prüfen sowie Lieferantendaten und Materialnummern manuell verifizieren. Dafür waren mehrere Systeme zu durchlaufen, um die Datenkonsistenz sicherzustellen. Lieferanteninformationen mussten häufig manuell bestätigt werden, oft durch Rückfragen bei den anfordernden Personen.

Zahlen belegten den Optimierungsbedarf deutlich: Rund 30 % aller Bestellanforderungen waren nicht automatisiert, und 36 % davon lagen unter einem Wert von 5.000 €. Dadurch wurde unverhältnismäßig viel Zeit, teilweise von erfahrenen Fachkräften, für Vorgänge mit geringem Volumen aufgewendet. Mit Intelligent Automation verfolgte das Team das Ziel, den manuellen Aufwand um 30 % zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und signifikante Einsparungen für die Länderorganisationen zu erzielen. In Spitzenzeiten wie Januar und November mit bis zu 900 Bestellanforderungen wird das Einsparpotenzial besonders deutlich.

„Automatisierung sollte wertvolle personelle Ressourcen freisetzen, sodass sich Mitarbeitende auf strategische Aufgaben konzentrieren können, die zum Unternehmenswachstum beitragen“, so Corbeto. Gleichzeitig stärkt sie die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien, ein entscheidender Faktor für ein börsennotiertes Unternehmen wie Bayer in einem stark regulierten Umfeld. Darüber hinaus unterstützt sie die digitale Transformation und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Die Transformation durch Intelligent Automation

Mit der neuen Lösung meldet sich ein Software-Roboter automatisch im SAP-System an. Er prüft, ob eine Bestellanforderung gültig ist und den unternehmensweiten Richtlinien und Standards entspricht. Anschließend werden Lieferantendaten automatisch geprüft und zugeordnet, wodurch manuelle Verifizierungen weitgehend entfallen.

Im nächsten Schritt wird die Bestellung automatisch erstellt. Der Roboter übernimmt die relevanten Informationen aus der Bestellanforderung und wendet vordefinierte Regeln an, um Compliance und Datenqualität sicherzustellen. Zusätzlich überwachen automatisierte Prüfmechanismen Ausnahmen wie fehlende Lieferantendaten oder fehlerhafte Preise, die mithilfe von GenAI gelöst werden können.

Die Ergebnisse sind eindeutig: Manuelle Fehler wurden um rund 70 % reduziert, Fehler bei Lieferanten- und Preisdaten um 60 %. Die Bearbeitungszeit für eine Bestellanforderung sank von durchschnittlich zehn Minuten auf nur noch drei Minuten – ein deutlicher Beschleunigungseffekt für den gesamten Einkaufsprozess. „Langfristig streben wir eine Bearbeitungszeit von nur einer Minute pro Anforderung an“, erklärt Corbeto.

„Die Automatisierung hat die operative Effizienz deutlich gesteigert, manuelle Kosten reduziert und es ermöglicht, höhere Transaktionsvolumina zu bewältigen, ohne Abstriche bei Qualität oder Compliance zu machen“, fasst sie zusammen.

Auch auf Teamebene zeigten sich positive Effekte: höhere Motivation, geringerer Stress. Für interne und externe Kund:innen verbesserte sich die Servicequalität spürbar, ein weiterer Beitrag zur Stärkung der Marke Bayer.

Erfolgsfaktoren der Umsetzung

Das gesamte Projekt wurde innerhalb eines Jahres von einem achtköpfigen Team realisiert: unter der Leitung von Corbeto, unterstützt von zwei Business Analyst:innen, einer Solution Architect sowie vier Entwickler:innen. Zusätzlich wurden Fachexpert:innen (SMEs) eingebunden, die Prozesse fachlich begleiteten und in der User Acceptance Testphase (UAT) sicherstellten, dass die Lösung den Anforderungen entsprach.

„Die Automatisierung wurde auf Basis einer detaillierten Prozessanalyse und einer Dokumentation auf Tastenebene entwickelt“, erklärt Corbeto. „So konnten alle manuellen Schritte exakt durch den Roboter abgebildet werden.“ Eine enge Zusammenarbeit mit der IT war ebenfalls entscheidend, um den sicheren Zugriff auf Systeme wie SAP zu gewährleisten.

Die Leitung der PR-to-PO-Automatisierung war für mich eine sehr lehrreiche Erfahrung. Das Projekt hat nicht nur unseren Einkaufsprozess verschlankt, sondern auch die operative Effizienz signifikant erhöht. Durch Intelligent Automation konnten wir Fehlerquoten senken und Durchlaufzeiten beschleunigen – mit messbarem Mehrwert für das Unternehmen.

Meritxell Corbeto González · RPA Project Manager at GBS Intelligent Automation

Skalierung auf weitere Länder

Während die Automatisierung in Brasilien, Deutschland und den USA weiter optimiert wird, ist bereits der Rollout auf 19 weitere Länder in Südamerika, Europa, Afrika und Asien geplant. „Dieses Projekt hat enormes Potenzial“, so Corbeto. „Es ist großartig zu sehen, wie wir damit immer mehr Menschen unterstützen können.“ Der spanische Einkaufsleiter von Bayer, José Carlos Esclapes Giner, resümiert:

Die Implementierung von RPA in diesem Prozess hat unsere Abläufe deutlich verschlankt. Der Zeitaufwand für manuelle Qualitätsprüfungen wurde reduziert, sodass sich das Team stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann – mit spürbaren Verbesserungen bei Effizienz und Genauigkeit.

Jose Carlos Esclapes Giner • Procurement Manager Spain, Bayer GBS

Nicht nur Bayer und seine Mitarbeitenden profitieren von dieser Transformation. Durch effizientere Prozesse kann das Unternehmen sein Versprechen besser einlösen, zu einer besseren Welt beizutragen, einer Welt, in der Gesundheit und Ernährung für alle zugänglich sind und Wissenschaft sowie Innovation Menschen und Umwelt gleichermaßen zugutekommen.

Die Rolle der Intelligent Automation bei der Erreichung dieser Ziele ist dabei von zentraler Bedeutung.