El desafío de la Automatización de Cuentas por Pagar

Agilice las Cuentas por Pagar con una solución integrada de RPA.

El camino hacia el éxito mediante Cuentas por Pagar eficientes.

La optimización del proceso de cuentas por pagar (AP, por sus siglas en inglés) ha sido una tarea difícil y frustrante para muchas empresas. A pesar de los esfuerzos en la reingeniería de procesos y el uso de tecnologías tales como ERP, OCR y gestión de documentos EDI y facturas electrónicas, siguen existiendo problemas fundamentales. Muchas organizaciones han decidido simplemente externalizar su función de AP y reducir los costes a través del arbitraje laboral.

Desafíos para Cuentas por Pagar eficientes y sin de errores

Facturación no estándar

La gran mayoría de las facturas (al menos en los EE. UU.) llegan como documentos en papel, documentos de fax o archivos adjuntos de correo electrónico en formato PDF. Pocos son iguales, por lo que manejarlos manualmente es tedioso. ¿Es de un proveedor aprobado? ¿La orden de compra coincide con el sistema ERP? El personal de AP debe encontrar las respuestas.

Datos no estructurados

El personal de AP también debe transferir los datos de forma manual desde los diferentes formatos de las facturas al formato estándar de la empresa. Esta tarea repetitiva es lenta y propensa a errores. Lo que inicialmente parece ser una serie de actividades sencillas de AP, demuestra ser un proceso complejo e ineficiente. Optimizarla se traduciría fácilmente en una recompensa financiera y organizativa.

Discrepancias y aprobaciones

El proceso manual se extiende a la resolución de discrepancias. Por ejemplo: "¿Hay una guía de carga para el proceso de compras? ¿Coincide el precio de la factura con la orden de compra?". Además, aprobaciones: "¿Se han reunido y puesto en cola los documentos requeridos para la autorización del pago?"

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Automatización robótica, datos estructurados, digitalización

Hay un obstáculo financiero que debe resolverse para lograr la automatización de los pagos pendientes, y se deben tomar tres pasos tecnológicos. El obstáculo financiero es el ROI: el área de la AP es demasiado pequeña para justificar una inversión de implementación de software a gran escala.
Los pasos tecnológicos son:
 
1º paso: Automatización
Los robots software deben reemplazar las acciones manuales del personal de AP.

2° paso: Datos estructurados
El flujo de datos no estructurados debe estructurarse rápidamente.

3º paso: Digitalización
Debe establecerse un flujo altamente automatizado de datos estructurados entre empleados, proveedores y terceros que respalden los informes, el análisis y la toma de decisiones.
 
Al realizar estos 3 pasos, se transformará el alcance del trabajo de AP (equivalente a aquel típicamente cubierto por un contrato de externalización de procesos de tipo "Recibo a ERP"). El sistema ERP de una empresa se integra perfectamente con los resultados y datos automatizados de la actividad. Además, serán posibles nuevas capacidades, como revisiones de pagos y autorizaciones a través de dispositivos móviles. Estos 3 pasos también proporcionan una sólida base de automatización para organizaciones con un ciclo de proceso de obtención a pago (P2P, por sus siglas en inglés) altamente manual, lo que les permite reducir costes, mejorar el rendimiento, lograr el cumplimiento normativo y obtener visibilidad en tiempo real del estado de las cuentas por pagar.

La Solución de Automatización de Cuentas por Pagar UiPath

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Captura automatizada de datos y entrada de datos

La captura de facturas se procesa con tecnología OCR, con una precisión del 95%, desde un dispositivo de escaneado si la factura se basa en papel, o de un archivo electrónico, como un PDF o correo electrónico. Todas las acciones del documento se guardan en archivos de registro almacenados, proporcionando soporte de auditoría e informes.

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Reglas de automatización del flujo de trabajo altamente configurables

La solución de automatización de cuentas por pagar aborda la lógica empresarial que está detrás de los complejos procesos P2P con reglas altamente configurables de flujo de trabajo. Esto permite la automatización intuitiva y efectiva de extremo a extremo para la conciliación de documentos de dos o tres vías, reconciliaciones de sistemas ERP y flujos de bifurcación para artículos especiales tales como facturas que no son órdenes de compra.

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Aprobación y resolución de excepción

La actividad de aprobación se simplifica en la solución AP mediante criterios de flujo de trabajo basados en reglas y aprobados automáticamente que limitan la participación humana a situaciones de aprobación específicas. Las excepciones se desencadenan por datos que no se ajustan a los criterios de flujo de trabajo automatizado para las acciones de enrutamiento, coincidencia y circulación. UiPath minimiza la resolución de excepciones siguiendo reglas de redistribución bien definidas que están diseñadas para identificar y adaptar excepciones a las capacidades requeridas adecuadas. La solución también utiliza monitorización en vivo para marcar posibles excepciones en la revisión de reglas y detección de fraudes.

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Cumplimiento normativo y gobierno

La solución de automatización de cuentas por pagar UiPath incorpora controles de cumplimiento y administración, como los roles autorizados y la segregación de funciones. Además, los archivos de registro que documentan los detalles de todas las actividades de automatización minimizan el coste y la molestia de las auditorías.

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Flexible y
adaptativo

La solución AP UiPath ofrece beneficios de flexibilidad y adaptabilidad. Los cambios en los volúmenes de transacción de crecimiento, adquisición o consolidación se acomodan fácilmente sin comprometer el rendimiento o la precisión. La supervisión y la documentación del rendimiento en tiempo real facilita nuevos requisitos analíticos o predictivos.

Una buena preparación siempre es clave para una aventura exitosa.


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