La Automatización Digital: Impulsando la Excelencia Operativa y Mejorando la Vida de los Equipos de Trabajo

Nuestra Historia con la Automatización

Desde 2018, Protección S.A. inició la implementación de RPA (Robotic Process Automation), logrando transformar de manera significativa la eficiencia operativa de la organización. Actualmente, la compañía cuenta con 1.153 robots productivos, que han acumulado un procesamiento equivalente a 71,52 años, generando una eficiencia de 290 FTEs en su fuerza laboral.

En 2024, estos robots procesaron aproximadamente 13 millones de registros, lo que permitió liberar más de 93.400 horas de trabajo en los diferentes procesos de la organización, alcanzando una eficiencia de 46 FTEs. En lo corrido de 2025, ya suman 2,5 años de procesamiento continuo.

Antes de la automatización, el equipo de Tesorería, conformado por 13 personas, enfrentaba grandes desafíos. Debían ejecutar alrededor de 250 tareas manuales, con un 60% de probabilidad de error humano, múltiples aplicativos, procedimientos no estructurados y ANS muy cortos (casi todo debía realizarse en T0). Esta situación generaba un cuello de botella que impactaba a otras áreas de la compañía.

Gracias a la automatización, Protección S.A. ha logrado optimizar procesos críticos, reducir errores y liberar a su talento para enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.

Desafíos - Challenges

• Un equipo pequeño para la cantidad de tareas que tienen que realizar.

• La mayoría de las tareas se realizaban de forma manual (cerca del 85%).

• Los tiempos de entrega de las tareas son cortos, por lo que la carga y el tiempo laboral era muy alto.

• Alto porcentaje de error humano, lo que implicaba reprocesos y gastos altos para la compañía.

• Deben usar muchos aplicativos (software), por lo que la transferencia de conocimiento y la curva de aprendizaje se hace lenta.

Desde 2022, Protección S.A. ha impulsado una estrategia integral de automatización en su proceso de tesorería, con el objetivo de optimizar recursos, reducir errores y mejorar la calidad de vida de su equipo de trabajo.

La compañía ha realizado un levantamiento exhaustivo de todas las actividades del proceso, mapeando más de 250 tareas. Gracias al trabajo conjunto entre el equipo de Diseño de Automatización y los expertos de negocio, se identificaron las tareas críticas susceptibles de ser automatizadas, generando eficiencias sin precedentes.

Estrategia de Intervención

Antes de implementar la automatización, se llevó a cabo una intervención del proceso de tesorería para optimizar cada paso. Posteriormente, se realizó un análisis de criticidad, evaluando:

• Horas invertidas por tarea

• Volumen de transacciones

• Costos de ejecución

• Probabilidad de error manual

Este enfoque permitió priorizar las automatizaciones con mayor impacto operativo.

Implementación Exitosa

Entre 2022 y 2025, Protección S.A. ha implementado:

• 64 robots RPA

• 22 flujos de Bizagi

• 3 flujos documentales

Sumando un total de 89 automatizaciones que han transformado el proceso de tesorería.

Además, se desarrolló un dashboard con UiPath Insights, que permite al equipo de negocio y de monitoreo supervisar en tiempo real el rendimiento de las automatizaciones y tomar decisiones inmediatas ante cualquier incidencia.

Impacto Cuantificable

• Eficiencia Operativa: 370 horas mensuales, con un acumulado de 7.200 horas liberadas en 2024.

• Normalización de Carga Laboral: Mejora de la calidad de vida del equipo de tesorería, eliminando cuellos de botella.

• Reducción de Errores: Minimización de tareas manuales con una precisión significativamente mayor.

Planes Futuros

Protección S.A. continúa expandiendo su estrategia de automatización mediante:

• Agentes de IA: Actualmente integrados en 8 automatizaciones RPA, con planes de ampliar su alcance.

• Action Center: Para facilitar la interacción entre usuarios y bots.

• Test Suite: Para optimizar las pruebas de robots y mejorar la estabilidad de las soluciones.

Con estas iniciativas, la compañía se proyecta hacia un ecosistema de automatización inteligente, potenciando la innovación y la eficiencia operativa.