Impacto de la RPA en
los procesos financieros y contables

Agilice sus procesos financieros con una solución RPA integrada

Automatización antes y después de la RPA

No es ninguna sorpresa que los directores de finanzas de todas las industrias estén buscando formas de tener una mayor eficiencia, costes más bajos y mejores informes. Han estado enfrentando estos desafíos durante algún tiempo, y no en vano. Los directores financieros han automatizado los procesos financieros y contables desde la llegada de los sistemas ERP en los años 90. ¿El resultado? Hoy en día hay alrededor de un 80% de automatización para procesos comunes como cuentas a pagar y deudas pendientes; para procesos menores, la tasa es de alrededor del 50%. Los directores financieros también subcontrataron de manera agresiva tantos procesos no automatizados como fue posible. ¿El impacto? Los contratos de finanzas y contabilidad se encuentran entre los cinco primeros servicios de BPO por ingresos. Esto les dejó con Lean y Six Sigma como las opciones restantes para un ahorro de costes final del 10-15%. Hasta la llegada de la RPA.
Aunque las opciones Lean y Six Sigma permanecen, la RPA puede ofrecer beneficios mucho mayores de dos maneras. Uno, las empresas normalmente tienen subprocesos especializados en sus propios requerimientos de cierre, consolidación e informes. Los robots pueden controlar esas tareas repetitivas mensuales, trimestrales y de fin de año. Dos y más RPAs puede automatizar procesos que no tienen el volumen para justificar los costes, recursos y riesgos de un proyecto de integración de ERP. Por ejemplo, miles de facturas mensuales de proveedores que fallan en la validación en SAP o cientos de facturas de empresas enviadas a docenas de portales de clientes. Como verá en la sección Desafíos y soluciones, la tecnología RPA de UiPath ha demostrado una y otra vez que estos "pequeños" volúmenes proporcionan grandes ahorros y mejoras de rendimiento a nuestros clientes.
UN ESCENARIO EN LA VIDA REAL

Retos y soluciones financieras y contables

Automatización de facturas con UiPath

Este cliente externalizó más de 5.000 facturas mensuales que recibían como incompatibles con su sistema ERP. Estas facturas, a las que se asignó un ID único, se entregaron a un proveedor de BPO para su indexación y contabilización manual. Una solución viable, pero limitada en cuanto a costes, precisión y escalabilidad.

 

Ahora, UiPath Orchestrator hace que los robots extraigan las facturas y las coloquen en una cola de trabajo; la tecnología cognitiva complementaria captura los datos semiestructurados de cada uno; los agrupa en una plantilla de facturas de ERP y los robots los llevan a través del proceso de validación de ERP. Las facturas validadas se indexan, se colocan en una cola de trabajo, son enviadas por robots al sistema ERP y se envían al cliente para su registro. Las facturas que fallan en la validación se devuelven al cliente para la gestión de excepciones.

 

La combinación de la tecnología IA/Cognitiva y RPA en una solución de automatización proporcionó a este cliente algo más que una mayor precisión y escalabilidad, también proporcionó tiempos de ciclo 3 veces más rápidos y una reducción de costes de más del 50%.

 

Transformando las cuentas pendientes en dinero con la RPA

Un fabricante que investigó un nivel creciente de facturas incobrables descubrió varios problemas interrelacionados que desafiaban cualquier solución sencilla. Resolverlos con un proyecto de integración de ERP no era práctico y los procesos de reingeniería parecían casi tan costosos como arriesgados.

 

La mayoría de los problemas de facturación fueron con clientes más pequeños que utilizaban webs de pago. Los clientes más pequeños no podían ser ignorados -contribuyeron significativamente al crecimiento-, pero publicar una factura con todos los documentos de ayuda en estos portales fue un proceso lento y manual. Por lo tanto, los documentos justificativos eran a menudo erróneos, lo que daba lugar a facturas realmente cuestionables. Los múltiples sistemas heredados implicaban investigar los problemas y los errores consumían mucho tiempo y a menudo eran inclusivos. Sin una respuesta clara para las facturas cuestionables, el cliente frecuentemente se veía obligado a cancelar los importes impugnados o la factura completa.

 

Ahora, la empresa tiene una interfaz RPA con todos los portales de pago de los clientes, lo que permite una integración sencilla con los sistemas ERP y heredados. Esto significa que se elimina teclear varias veces los mismos datos, el cortar y pegar, y el adjuntar manualmente los documentos de soporte a las facturas. La solución de RPA extrae automáticamente las facturas, adjunta la documentación de facturación requerida y carga esta información en el portal del cliente en segundos o minutos, no en días o semanas. La empresa estima que su nueva order-to-cash eficiente está ahorrando cientos de miles de dólares anualmente.

 

Cerrar la brecha de Automatización de Cuentas por Pagar en SAP

Esta empresa recibía casi dos mil facturas diarias que necesitaban validación de datos de sus sistemas heredados antes de ser contabilizadas en su sistema SAP. La integración de estas tecnologías heredadas con su sistema SAP era prohibitiva desde el punto de vista de los costes, por lo que este trabajo se subcontrató a un proveedor de BPO. Habiendo oído hablar de RPA, la empresa se puso en contacto con UiPath para ver si los robots podían proporcionarles más ahorro de costes y una mejor escalabilidad cuando los volúmenes de facturación aumentaban.

 

La solución UiPath ha eliminado casi por completo la actividad humana del procesamiento de cuentas por pagar de la empresa, permitiéndole aprovechar al máximo su sistema SAP. Los robots extraen estas facturas de un buzón de correo y las colocan en una cola de trabajo donde se registran e indexan en SAP. Una vez indexados, los robots realizan las validaciones necesarias cotejando las facturas con los sistemas heredados. Por último, las reglas del negocio indican a los robots que publiquen, aparquen o bloqueen la factura. La precisión es del 95+%; los tiempos de ciclo son 3x-4x más rápidos y el ahorro de costes es >70%.

Historia de Éxito

UiPath ayuda a los servicios profesionales globales y a las empresas de auditoría a transformar su proceso de Entrega de Auditorías Financieras mediante una estandarización y automatización precisa.

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