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18 May 2020

Établissements de santé : 5 façons innovantes d’utiliser les robots logiciels pendant la pandémie de COVID-19

18 May 2020

Établissements de santé : 5 façons innovantes d’utiliser les robots logiciels pendant la pandémie de COVID-19

La nouvelle maladie du coronavirus 2019 (COVID-19) s’étant transformée en pandémie planétaire, chaque industrie s’efforce tant bien que mal de savoir comment accompagner au mieux ses employés et ses clients en cette période contraignante.

Bien que tous les secteurs soient touchés par la pandémie globale, les projecteurs se braquent régulièrement sur les établissements de soins.

Les médias du monde entier évoquent ainsi les exemples d’organisations innovantes créant des diviseurs de flux pour respirateurs pour faire profiter plusieurs patients d’un même ventilateur, se servant d’imprimantes 3D pour fabriquer des équipements de protection individuelle (EPI) à destination des travailleurs les plus exposés, et bien d’autres encore.

Chez UiPath, c’est un honneur de pouvoir travailler aux côtés des établissements de santé en exploitant l’automatisation robotisée des processus (RPA) et plus généralement l’automatisation pour faire face à l’explosion de certaines demandes dans le contexte pandémique. Dans bien des cas, le fait de confier les tâches ordinaires fastidieuses à des robots logiciels donne davantage de temps aux professionnels de soins pour se consacrer pleinement aux patients.

Voici cinq façons innovantes dont les établissements de santé valorisent l’automatisation pendant la pandémie de COVID-19.

 

  1. 1. Réduction des temps d’attente sur les drives de dépistage du COVID-19

Alors que les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC) des États-Unis envisagent d’autoriser de nouveaux établissements (comme les pharmacies) à se transformer en drive de dépistage au COVID-19, les sites existants enregistrent une flambée de la demande, et donc, de longues files d’attente.

 

Or parmi les personnes attendant sur place dans leur véhicule, beaucoup ne peuvent pas appliquer le protocole exigeant prévu pour chaque dépistage et qui nécessite l’adhésion aux règles de distanciation sociale.

À titre d’exemple, sur le drive de dépistage du COVID-19 de la clinique de Cleveland :

  1. - Un employé administratif, chargé de l’enregistrement à distance, vérifie si la personne soumise au dépistage figure ou non parmi les patients de l’établissement.
  2. - Le service administratif enregistre le patient dans le système Epic rassemblant les dossiers médicaux informatisés.
  3. - Le service administratif envoie l’étiquette de dépistage du patient à l’une des dix imprimantes distantes situées en première ligne sur le drive.

À un moment donné, la demande de dépistage est devenue telle que la durée d’attente au niveau du drive a atteint les six heures. La lenteur du processus manuel décrit ici, à laquelle s’est greffé le routage accidentel d’imprimantes, n’a fait qu’allonger un temps d’attente déjà très élevé.

Pour surmonter ce problème, la clinique de Cleveland a créé et déployé un robot UiPath en un temps record (moins de 48 heures). Le robot assisté ainsi employé vérifie si chaque personne figure ou non parmi les patients de la clinique, l’enregistre dans le système logiciel Epic (DMI) et sélectionne la bonne imprimante distante pour imprimer chaque étiquette de dépistage. Le tout est réalisé par le robot UiPath en l’espace de quatorze à seize secondes.

 

ROI d’automatisation du COVID-19 :

  • - Gain de 8 à 9 minutes par patient
  • - Accélération des dépistages au COVID-19 les plus urgents
  • - Élimination des erreurs manuelles coûteuses
  1. 2. Automatisation de la publication des résultats de dépistage au COVID-19

Le problème des dossiers médicaux en souffrance n’est pas nouveau, mais avec le dépistage simultané au COVID-19 de plusieurs centaines de milliers de patients dans le monde, les laboratoires voient les piles de dossiers s’accumuler à vue d’œil. Les retards de traitement des dossiers de dépistage au COVID-19 ne concernent d’ailleurs pas que les labos. Les lourdes tâches administratives accomplies sur les sites de dépistage occupent les professionnels de santé de longues heures durant.

Au Mater Misericordiae University Hospital (Mater Hospital) de Dublin (Irlande), les résultats du dépistage au COVID-19 doivent être saisis dans différents systèmes et transmis quotidiennement au service de Prévention et de contrôle des infections (IPC), tâche demandant jusque-là trois heures de saisie chaque jour.

Comme c’est le cas pour beaucoup d’hôpitaux, les systèmes utilisés au Mater Hospital ont été développés il y a plus de 15 ans lors de l’épidémie de syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS) de 2003. Pour chaque dépistage de COVID-19, les cliniciens du Mater Hospital doivent :

  1. - Se connecter au système d’analyse sanguine (lobotomie)
  2. - Obtenir les codes de la maladie
  3. - Se connecter à une plateforme de données .NET via un réseau privé virtuel (VPN)
  4. - Entrer manuellement les résultats de dépistage dans la plateforme de données .NET

Avant le dépistage du COVID-19, la même démarche était suivie pour traiter les résultats des analyses sanguines, mais leur saisie demandait deux heures à chaque infirmière toutes les semaines.

À présent, le Mater Hospital fait appel à UiPath et à des robots RPA pour automatiser la publication des résultats de dépistage au COVID-19. Les robots UiPath se connectent au système de lobotomie de l’hôpital, appliquent le code de maladie voulu, et saisissent le résultat du dépistage. Ils font gagner à l’établissement trois heures de travail chaque jour, autant de temps pouvant être consacré à s’occuper des patients au lieu d’entrer des données.

 

ROI d’automatisation du COVID-19 :

  • - Gain quotidien de 2 à 3 heures par clinicien par rapport à la publication manuelle des résultats de dépistage
  • - Amélioration de l’expérience employé
  • - Accélération des performances opérationnelles
  1. 3. Accélération du recrutement et de l’engagement de professionnels de santé

Aux États-Unis et au Royaume-Uni, un appel national a été lancé pour demander aux retraités du monde de la santé (docteurs et infirmières notamment) de se porter volontaires pour fournir de l’aide le temps de la pandémie de coronavirus.

« Pour faire face à la prochaine pénurie [de professionnels de soins], l’ensemble des États, de Hawaï jusqu’au New Hampshire, sont sur le point d’assouplir leurs règles d’habilitation pour accorder le droit à toute personne détenant des compétences cliniques de donner un coup de main, par exemple, en autorisant sans plus tarder les médecins d’un État à exercer dans un autre État, ou en demandant aux médecins retraités de se porter volontaire », a écrit Selena Simmons-Duffin, spécialiste des politiques de santé chez National Public Radio (NPR).

Cela étant, avant que les bénévoles ne puissent rejoindre les professionnels de santé sur le terrain, plusieurs vérifications d’antécédents préliminaires s’imposent, comme celles du casier judiciaire et des références. Or, non seulement ces processus prennent beaucoup de temps, mais les services des ressources humaines (RH) sont contraints d’intervenir immédiatement pour traiter (et donc intégrer) les dizaines de milliers de bénévoles qui ont levé la main.

Une agence gouvernementale utilise désormais les robots UiPath pour exécuter les vérifications d’antécédents et télécharger les données d’applications dans les systèmes RH. Dès qu’un bénévole est prêt à être intégré, les services compétents en sont avisés. Les robots participent même à la répartition des bénévoles entre les différentes catégories de postes en fonction des besoins d’emploi.

 

ROI d’automatisation du COVID-19 :

  • - Diminution du temps moyen de traitement des bénévoles de 5 jours à 4 heures
  • - Réduction de 35 % des saisies manuelles de données
  • - Augmentation de la rapidité de la procédure d’engagement
  • - Affectation du personnel aux étapes suivantes de la procédure d’engagement et à l’intégration
  1. 4. Analyse des données collectées sur le COVID-19 dans le monde entier

C’est une chose de suivre les données des enquêtes de santé des employés pendant la pandémie, mais imaginez maintenant que vous souhaitiez analyser les données collectées sur le COVID-19 dans les différentes régions du globe. Telle est la mission que remplit en ce moment même une agence de santé internationale spécialisée. Son personnel consacre tout son temps à recueillir des données sur le coronavirus à l’échelle de la planète, à les centraliser, et à analyser les dernières informations en temps réel. La précision étant critique, les erreurs manuelles n’ont pas leur place.

Si vous avez cherché à suivre les statistiques du COVID-19 pour la communauté dans laquelle vous vivez, vous vous êtes sans doute aperçu de la difficulté de la tâche. Et ce, d’autant que l’organisme reçoit des informations provenant de plus de 50 pays et publiées dans plusieurs langues.

Cette agence de santé a donc mis en place un système de filtrage des données et déployé des robots UiPath permettant de traiter les informations provenant de différents pays (en extrayant les données de cinq systèmes distincts) et de les centraliser dans une seule et même source.

 

ROI d’automatisation du COVID-19 :

  • - Standardisation
  • - Amélioration de la précision
  • - Accélération de l’obtention des résultats
  • - Réduction des erreurs manuelles
  1. 5. Mise en place des capacités permettant à un service des achats de gérer un afflux de commandes

Compte tenu de la demande de soins induite par le coronavirus, les hôpitaux achètent en ce moment quantité de fournitures médicales pour répondre à la demande. Si les services des achats de ces établissements ont pour double responsabilité d’acquérir et d’inventorier les fournitures, la nécessité actuelle de passer commande de très nombreuses fournitures médicales les met cependant à rude épreuve (sans même parler de la pression mentale, sachant que tout le monde est conscient de l’urgence qu’il y a à les faire parvenir aux professionnels de terrain agissant en première ligne).

Plus précisément, le service des achats d’un grand hôpital canadien est actuellement amené à traiter des volumes de fournitures médicales dix à vingt fois supérieurs à ceux couvrant ses besoins ordinaires. Il en résulte une accumulation des dossiers d’achat et des retards dans la livraison des fournitures médicales dans tout l’établissement.

Dans ce contexte, l’hôpital est en train de déployer des robots UiPath pour mettre en regard les commandes et les stocks en temps réel. Les automatisations ne permettent pas seulement d’atténuer la pression exercée sur le personnel des achats, mais aussi de faire en sorte que les fournitures médicales demandées soient livrées à temps dans le magasin d’hôpital voulu.

 

ROI d’automatisation du COVID-19 :

  • - Réduction du nombre de dossiers d’achats en attente
  • - Amélioration de la rapidité et de la précision de gestion des stocks
  • - Fiabilité et respect des délais de livraison des fournitures médicales urgentes dans les magasins voulus

Prêts à déployer la RPA dans votre établissement de soins ?

Il ne s’agit là que d’une poignée d’exemples illustrant la manière dont les établissements de santé se servent actuellement de l’automatisation pour surmonter l’afflux de demande dû au COVID-19. Consultez notre bibliothèque d’exemples supplémentaires, enrichie en permanence.

 

Même si ce billet portait avant tout sur la RPA et l’automatisation, les héros qui y sont cités sont à chercher ailleurs. Ce sont les professionnels de santé qui interviennent en première ligne en consacrant aux patients le temps libéré par les robots logiciels. Pour conclure, je n’oublie évidemment pas de remercier toutes celles et tous ceux qui agissent à travers le monde au service de la santé pendant cette pandémie.

 

Merci.

 

 


by Kate McDaniel

TOPICS: UiPath, RPA Benefits, healthcare, automation in healthcare

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