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L'automatisation des entreprises ou comment faciliter la gestion des équipes à distance

 

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Kate McDaniel Novembre 26, 2020

L'automatisation des entreprises ou comment faciliter la gestion des équipes à distance

Faut-il considérer le télétravail comme une passade ou comme une nouvelle norme ? La question faisait déjà débat avant la pandémie de coronavirus en 2019 (COVID-19), mais ces derniers mois, la réponse se dessine plus clairement : Le télétravail est appelé à être maintenu.

Selon un communiqué de presse de Gartner, Inc. faisant suite à leur enquête auprès des responsables des ressources humaines (RH), « 41% des employés travailleront probablement à distance au moins une partie du temps » après la pandémie.

Le télétravail a fait ses preuves dans les entreprises, permettant d'économiser des millions de dollars. Et d'après une enquête réalisée par FlexJobs en 2020, 65 % des employés sont plus productifs lorsqu'ils sont en télétravail.

En outre, dans de nombreux pays, le télétravail reste nécessaire car la COVID-19 est présente dans notre quotidien, jouant le rôle principal de la « nouvelle norme ». En juin 2020, un épidémiologiste de l'université de Californie à Berkley a même déclaré que travailler dans un bureau physique à cette époque était « la chose la plus risquée à faire ».

 

En combinant nécessité, avantages et tendances chez les employés, les arguments sont convaincants pour une intégration du télétravail dans le quotidien opérationnel.

Pour y parvenir, vous devrez toutefois dépasser le stade des mesures provisoires et des solutions à court terme, celles même que vous avez probablement mises en œuvre pour ce premier passage au télétravail.

Même si votre entreprise s'éloigne un jour du modèle d'équipes dispersées, vous avez besoin d'un cadre opérationnel stratégique et durable qui relève les défis engendrés par la gestion d'une main-d'œuvre moderne.

 

Contrairement aux petites entreprises, les systèmes existants et les exigences de conformité auxquelles les entreprises sont confrontées rendent l'adaptation rapide des opérations plus difficile. Le risque de silos de communication et les pressions exercées sur les services informatiques compliquent encore les choses. Au global, ces facteurs créent des obstacles à la durabilité de la main-d'œuvre à distance.

 

Les technologies d'automatisation telles que l'automatisation robotisée des processus (RPA) et l'intelligence artificielle (IA) ont cette capacité unique de réduire l'écart entre les changements de personnel à court terme et les solutions à plus long terme pour moderniser les systèmes et opérations classiques.

C'est pourquoi les entreprises avisées exploitent les technologies d'automatisation pour relever les défis que génère aujourd'hui la gestion des équipes à distance et pour réaliser des bénéfices à l'échelle de demain.

 

La RPA rend les systèmes accessibles aux employés en télétravail

 

Les employés en télétravail sont dépendants d'outils flexibles et faciles d'accès pour bien faire leur travail. Mais les systèmes existants ont été conçus pour une façon de travailler différente et ne s'intègrent pas naturellement à la pile technologique moderne qui rend le télétravail possible. En fait, 23 % des employés en télétravail font figurer l'utilisation des systèmes conventionnels parmi leurs cinq principales frustrations.

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Cependant, les entreprises s'appuient sur les systèmes traditionnels pour réaliser la grande partie de leur travail de base. Et c'est généralement parce que ces systèmes sont si profondément intégrés dans leur activité que les coûts et risques potentiels de la modernisation paraissent trop élevés.

Un directeur de banque a même comparé le remplacement de systèmes historiques au "changement de moteur d'un Boeing 747 en plein vol". Quelques raisons principales l'expliquent:

  • Les systèmes existants alimentent votre entreprise - vous ne pouvez pas simplement arrêter son fonctionnement le temps de vous moderniser.
  • Les systèmes existants augmentent la dette technique à travers des années d'exonérations et de solutions provisoires
  • Les systèmes existants exécutent des fonctions personnalisées et nécessitent une formation spécifique qu'il est difficile de reproduire.
  • Il faut souvent des années pour remplacer un système existant.

Ces facteurs contribuent à la difficulté des entreprises à soutenir le télétravail à long terme car il faut d'abord démêler et retisser leurs activités principales au cas par cas.

Sans outil d'automatisation, il est presque impossible pour les entreprises de faire la passerelle entre leurs systèmes conventionnels et les outils et flux de travail nécessaires pour soutenir le travail flexible et à distance.

 

Pour aller plus loin : Pourquoi la RPA est une technologie idéale pour intégrer les systèmes existants (en anglais)

 

Une enquête NetMotion 2019 a révélé que, plus que tout, les employés en télétravail  « veulent un accès rapide et facile à toutes les données dont ils ont besoin pour faire leur travail, en utilisant des applications mobiles et réactives, sur des appareils fiables ».

Les logiciels qui ne sont pas assez performants entravent la productivité et les systèmes classiques rendent certainement plus difficile le fonctionnement des nouveaux outils.

 

La RPA comble le fossé entre les technologies anciennes et les technologies modernes. Résultat, les employés en télétravail disposent de la flexibilité dont ils ont besoin. Dans le même temps, les entreprises disposent de la sécurité et de la stabilité nécessaires pour soutenir leurs opérations principales.

La RPA imite les flux de travail humains, facilitant alors l'intégration avec tous les logiciels. Comparez cela à la technologie de l'interface de programmation applicative (API) qui nécessite une compatibilité spécifique pour fonctionner.

 

Lecture recommandée : Intégration RPA contre API : Comment choisir les technologies d'automatisation qui vous conviennent (en anglais)

 

Grâce à la plate-forme low-code et évolutive de la RPA, les entreprises peuvent rapidement adapter les technologies existantes aux besoins de leurs équipes à distance et en même temps, favoriser une modernisation à long terme. Prenons l'exemple d'un organisme fédéral, dont le travail impliquait d'importants systèmes de surveillance bloqués aux employés en télétravail par son infrastructure de sécurité.

 

Pour ne pas compromettre la sécurité ou priver les employés d'un outil crucial, l'organisation a rapidement mis en place des robots logiciels qui prennent des captures d'écran de l'outil de suivi et les envoient aux employés via Microsoft Teams pour que ces ceux-ci, en télétravail, puissent accomplir leur travail comme d'habitude. En ajoutant la RPA à l'équation, cette organisation a pu intégrer rapidement son système historique à une pile technologique moderne et conviviale pour le télétravail.

 

L'automatisation aide les services informatiques à gérer les équipes à distance

 

Le passage soudain au télétravail a mis beaucoup de pression sur le personnel d'exécution, en particulier au sein des services informatiques qui ont dû maintenir le niveau de sécurité tout en aidant les nouveaux collaborateurs en télétravail à s'adapter au niveau de technologie. La main-d'œuvre à distance continuera à puiser les ressources informatiques clés - détournant ainsi les technologies de l'information des initiatives critiques de transformation digitale et de sécurité, à moins que le cadre de soutien adéquat ne soit mis en place pour le long terme.

 

 « Nous constatons une augmentation de la demande de services informatiques, notamment une multiplication par deux du volume global des tickets d'assistance informatique », a déclaré Bhavin Shah, fondateur et PDG de Moveworks, lors d'une conférence des directeurs des systèmes d'information (CIO) consacrée à la pandémie.

 

« Nous constatons une demande croissante d'automatisation, d'utilisation de l'IA et de l'apprentissage automatique (Machine Learning) pour résoudre les problèmes de support ».

 

Avec cette pression, il n'est pas étonnant que l'amélioration des processus informatiques et de la performance des systèmes soit, cette année, l'une des principales préoccupations des directeurs des systèmes d'information, selon une enquête IDG sponsorisée par le magazine CIO.

 

Les CIO ont besoin d'une solution rentable qui puisse être mise en œuvre et calibrée rapidement pour gérer efficacement les équipes à distance sur le long terme tout en évitant les répercussions d'un niveau de sécurité faible. L'automatisation apporte cette solution en allégeant la charge quotidienne du support technique et en aidant les spécialistes informatiques à effectuer des tâches plus complexes.

Les cas d'utilisation de la RPA dans les technologies de l'information sont variés, mais plus spécifiquement pour le télétravail, la RPA fait grandement la différence en termes de capacité de l'entreprise à permettre le télétravail à grande échelle. Ainsi une compagnie d'assurance a déployé des robots logiciels pour automatiser l'ensemble du processus d'installation des employés nouvellement en télétravail, de l'enregistrement des équipements à la configuration des réseaux privés virtuels (VPN) en passant par la gestion des données logistiques.

 

D'autres services informatiques s'appuient sur l'automatisation des centres de contact basée sur l'IA pour répondre rapidement aux tickets d'assistance et maintenir la productivité de leurs employés en télétravail. Au lieu de rechercher des informations dans diverses applications et de répéter des tâches par plusieurs employés, les professionnels de l'informatique peuvent créer des flux de travail intelligents qui regroupent les données, automatiser les processus standard et n'impliquer une action humaine que pour le traitement d'une exception.

 

UiPath Automation Cloud fournit un outil centralisé, hors site, axé sur la sécurité tout en étant accessible pour prendre en charge toutes formes de télétravail.

En automatisant les tâches répétitives et chronophages, les services informatiques peuvent créer la capacité dont ils ont besoin pour piloter les initiatives de transformation numérique. Initiatives en faveur ou au détriment des organisations dans nos environnements professionnels en constante évolution.

 

L'automatisation des flux de travail protège les équipes des silos de communication

 

Les silos de communication nuisent à la productivité, à la collaboration et à la conformité de toute équipe. Selon ClearCompany, « 86% des employés et des cadres citent le manque de collaboration ou la communication inefficace comme des éléments d'échec sur le lieu de travail ». Toutefois, quand il s'agit de gérer des équipes à distance, les lacunes en matière de communication qui pourraient être comblées en personne deviennent plus problématiques.

Cet effet de silo se produit lorsque les services et les équipes manquent de communication, de visibilité et de collaboration. Ce qui entraîne des processus inefficaces, des retards et des doublons. Pire encore, les silos dans les entreprises ont pour conséquence que les équipes perdent souvent de vue le client, ce qui nuit à l'expérience client.

L'automatisation des processus de front-office et back-office rationalise le flux des données au sein de votre organisation et empêche la formation de silos, même lorsque les employés sont à distance.

 

L'automatisation permet:

  •  un accès unifié aux données. Lorsque l'information est dispersée dans les différents systèmes utilisés par le service commercial, le marketing, le SAV et l'informatique, les employés ne peuvent travailler efficacement. Les robots logiciels permettent à tous les employés de votre organisation d'accéder à toutes les données qui leur sont nécessaires pour travailler mieux, plus rapidement et plus intelligemment en un seul clic.
  • de créer des processus cohérents dans l'ensemble de l'organisation. Des silos peuvent facilement se former lorsque les différentes équipes et services disposent de leurs propres outils et flux de travail. La technologie de Process Mining vous permet de mettre en lumière les inefficacités opérationnelles et de créer des processus cohérents dans toute votre organisation, sans perturbation majeure de vos équipes.
  • de libérer du temps aux employés pour améliorer la collaboration. Les employés débordés par des tâches répétitives ont moins de temps et d'énergie à concentrer sur un travail stratégique et collaboratif. Il apparaît peu étonnant qu'une étude commandée par Forrester Consulting pour le compte de UiPath ait révélé que  « 66% [des personnes interrogées] ont déclaré que la RPA restructurait le travail existant, permettant aux employés d'avoir des interactions plus humaines ».

Les employés qui disposent des outils et des informations nécessaires pour mieux s'impliquer dans leur travail (et entre eux) restent productifs et offrent aux clients une expérience de grande valeur.

L'automatisation vous laisse les coudées franches pour développer ces qualités de personnel et briser les cloisonnements en gagnant en cohérence, en transparence et en accessibilité des données.

 

Faciliter la gestion des équipes à distance grâce à l'automatisation

 

Le télétravail est en passe de devenir la norme dans de nombreuses entreprises surtout après que ces dernières ont constaté les effets positifs du télétravail sur leurs résultats financiers.

 

Les systèmes existants, les silos de communication et la charge des technologies de l'information créent des obstacles aux entreprises qui gèrent des équipes à distance. En mettant en œuvre l'automatisation rapidement dans ces domaines, vous pouvez contourner les effets négatifs de ces obstacles et améliorer non seulement votre main-d'œuvre à distance, mais aussi vos résultats.

 

La Plateforme UiPath permet d'automatiser facilement les processus, d'augmenter le travail des experts et de découvrir des possibilités pour améliorer l'efficacité. Avec UiPath, les entreprises peuvent concevoir et mettre en œuvre rapidement des solutions d'automatisation dans un cadre évolutif.

Si vous êtes déjà prêt à opter pour l'automatisation pour aider à la gestion des employés en télétravail, découvrez notre pack gratuit d'assistants robots prêts à l'emploi qui réalisent un certain nombre de tâches utiles pour les employés. Ils sont tous faciles et rapides à utiliser.

 

Kate McDaniel

 

 

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