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La DSI, acteur majeur de la mise en œuvre de l’Automatisation

 

Auteur

 

Ludovic Duverger Nédellec Mai 27, 2021

La DSI, acteur majeur de la mise en œuvre de l’Automatisation


Selon l’étude effectuée par la société Mazars, au sujet des Tendances du marché 2021 sur l’automatisation des fonctions de support, « La DSI est un acteur central [au sein des projets d’automatisation] : elle est à la fois attendue tout au long du projet et encore plus dans les phases amont.».

 

La plupart des organisations, et notamment des grands groupes, n’en n’est plus à questionner le bienfondé de la RPA, de l’Intelligence Artificielle et de l’Automatisation en général. La période de la démonstration est désormais révolue et l’enjeu actuel est celui du passage à l’échelle. Nous sommes sortis des expérimentations localisées, dans quelques départements métiers, pour nous diriger vers une véritable démarche d’industrialisation à l’échelle de l’entreprise. A la clef, des retours sur investissements conséquents, attractifs et pérennes.

 

Cette accélération de la mise en œuvre de l’automatisation induit l’implication de la DSI à plusieurs étapes clefs de la démarche. Elle répond à différents enjeux que nous allons détailler.

 

Chez UiPath nous avons depuis longtemps pris conscience de ces enjeux. Forts de notre expertise, nous avons doté notre suite logicielle de fonctionnalités étendues et établi des méthodologies permettant de les traiter convenablement.

 

 

Un enjeu de professionnalisation des développements

 

Plus une organisation gagne en maturité dans l’automatisation, plus elle s’organise pour démocratiser son usage. Cela passe par la mise en place d’un Centre d’Excellence dont la vocation est d’identifier le gisement des automatisations potentielles et de promouvoir l’intérêt de la RPA dans le quotidien des utilisateurs métiers.

La confiance aidant, les processus traités deviennent de plus en plus critiques, ce qui induit un risque plus grand si l’automatisation n’est pas de qualité. En d’autres termes, si l’automatisation d’un processus critique bloque les utilisateurs métiers, crée des erreurs, ou engendre plus de travail qu’il n’en évite, au-delà du risque lié au processus lui-même, c’est toute la démarche qui peut être réduite à néant du fait de la défiance des utilisateurs.

 

Il est donc primordial, à l’instar de ce qui se fait sur les chaines de montage de voiture, de concevoir des robots qui ne s’arrêtent pas au moindre écueil, fût-il lié à une exception technique – un site web qui ne répond pas – ou métier – une donnée incohérente dans une feuille de calcul. Cela induit la mise en place de bonnes pratiques, et nécessite que le développeur RPA soit rompu à leur bonne mise en œuvre. De fait, ce dernier est un véritable professionnel, généralement rattaché à la DSI.

 

Afin de garantir le déploiement de robots qui ne s’arrêtent jamais, il convient avant tout de mettre en place un Framework (ou cadre) qui mette en place toutes ces bonnes pratiques et intègre, entre autres, une gestion native des exceptions techniques et métiers. Si un problème survient lors de l’exécution d’une transaction, le robot doit être capable de l’isoler et la rediriger vers un spécialiste (métier ou technique) accompagnée de toutes les informations nécessaires à l’analyse et la résolution du cas. Le robot peut ainsi s’atteler à adresser la transaction suivante, sans bloquer toute la chaine de traitement, ce qui minimise l’impact de l’exception sur le processus métier.

 

En outre, avec la mise en en place d’examens, de certifications, et de revues de code, on pourra garantir que les développeurs RPA ont la connaissance et les compétences nécessaires à l’utilisation de ce Framework.

 

 

 

Le respect des investissements IT

 

Au fil du temps, les organisations se sont dotées d’applications de gestion pour lesquelles elles ont effectué des investissements non négligeables.

Qu’il s’agisse d’ERP, de CRM, de référentiels ECM ou même de solutions de BPM, ces investissements, souvent conséquents, ne doivent pas être remis en cause. C’est d’ailleurs une des raisons d’être de la RPA : elle propose une automatisation des processus qui ne se substitue pas au Système d’Information (S.I.), mais l’utilise comme le ferait un employé.

Or, bien souvent, les DSI des organisations, ont déployé une stratégie « d’APIsation » de leur S.I dont le maintien est primordial et reste de leur ressort.

 

Au sein de l’atelier de création des processus robotiques, il est nécessaire de disposer des fonctions usuelles permettant l’automatisation par l’interface utilisateur ainsi que de tous les composants qui fournissent une intégration native aux diverses solutions du marché. La liste de ces composants d’intégration doit avant tout être évolutive et conséquente. C’est pour cela qu’UiPath dispose d’une marketplace  proposant plus de 1 000 composants en partie alimentée par ses partenaires et qu’elle a dernièrement fait l’acquisition de la société Cloud Elements, acteur reconnu du monde de l’API.

 

 

 

La qualité et la maintenance



La RPA est une technologie agile, facile à utiliser et rapide à déployer puisqu’une de ses caractéristiques principales est sa capacité à utiliser les interfaces utilisateurs pour effectuer les automatisations. Certes, mais ces interfaces sont par nature évolutives puisqu’elles s’adaptent pour répondre aux nouveaux besoins métiers.

La technologie Computer Vision rend les robots plus intelligents. Ils ont une meilleure compréhension des objets graphiques présentés à l’écran, ce qui minimise l’impact des changements logiciels sur l’automatisation. Encore faut-il s’en assurer lorsqu’il est question de déployer la nouvelle version d’une application métier.

La direction qui est garante de la cohérence du socle applicatif est bien la DSI. Et de fait, elle est impliquée à chaque montée de version. Le RPA Testing – démarche qui consiste à utiliser les capacités des robots pour effectuer des campagnes de tests logiciels – devient un outil incontournable des DSI. Il démocratise le métier de testeur qui n’a plus besoin d’être un expert en rédaction de scripts, tout en utilisant directement les processus robotiques déployés en production comme base des scénarios de test. Cela permet de garantir l’exactitude des scenarios de tests, et dans le respect de la culture DevOps, de systématiser l’approche d’intégration continue CI/CD (Continuous Integration/Continuous Delivery).

 

 

 

Quid du « citizen developer » ?

 

Rendre les départements métiers agiles face aux changements de contexte auxquels ils sont confrontés de plus en plus fréquemment est une des clefs pour comprendre ce qui fait le succès de la RPA. (Néo)compétition, réglementation, cybersécurité ou risques financiers, voilà le type de contraintes auxquelles ces départements métiers doivent faire face quotidiennement. Un environnement où il leur est difficile d’être dépendants d’un autre département pour automatiser un ensemble d’activités.

Cela amène directement à la notion de « citizen development » qui désigne une approche du développement logiciel nécessitant peu, voire pas du tout, de connaissance en langage informatique.

Le principe est de déléguer le développement d’applications ou de processus à des utilisateurs métiers. Les ateliers de Design des processus robotiques sont de plus en plus intuitifs. Ils disposent de fonctionnalités de capture qui facilitent la conception des processus, tout simplement en enregistrant les actions qu’effectue un utilisateur. Ils permettent d’orchestrer des tâches utilisateurs, brique par brique, aussi simplement qu’on utilise une boite de LEGO®. Pour les jeunes et les futures générations, la manipulation de ce type d’outil n’est plus un sujet, et la vision « a robot for every personTM » permettant à tout un chacun d’apprendre à son propre compagnon digital à effectuer les tâches à faible valeur ajoutée est en passe de devenir une réalité.

Cependant, il ne faut assurément pas penser que le concept de décentralisation des « développements » remette en cause l’importance du rôle de la DSI au sein d’une organisation. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’approche citizen developer est l’exact opposé du spectre du Shadow I.T. Ce vocable regroupe toutes les initiatives de développement d’applications qui peuvent être menées au sein des départements métiers (bien souvent en utilisant des outils comme Microsoft Excel) et qui se sont déployées de manière anarchique, posant ensuite des problèmes de sécurité et de maintenance.

Au contraire, l’approche citizen developer propose simultanément des outils de design simples d’utilisation pour les utilisateurs métiers, et des solutions permettant à la DSI d’assurer le suivi et l’administration des développements, en un mot la gouvernance. Cela passe par la maitrise de la sécurité, des droits des utilisateurs, de la politique d’utilisation des outils, et par la mise en place de circuits de validation du code lorsqu’un processus a vocation à être partagé avec d’autres utilisateurs, etc.

 

 

La DSI cliente de l’automatisation

 

Nous avons vu les missions de la DSI qui concernent surtout la partie conception et déploiement des automatisations. Une autre mission toute aussi importante est de fournir à l’ensemble de l’organisation les moyens et les ressources pour exécuter lesdites automatisations, et plus généralement, d’assurer une fonction de support technologique auprès des utilisateurs métiers.

Il en résulte un certain nombre de tâches qui ne sont ni plus ni moins que des processus métiers (métier de la DSI). Elles ont de ce fait vocation à être elles aussi automatisées.

 

Des usages sont d’ores et déjà identifiés et automatisés. On parle d’IT Automation, solutions qui permettent de fluidifier et simplifier le travail des employés de la DSI.


Sans être exhaustif, l’automatisation peut concerner :

  • La gestion des utilisateurs, notamment le On Boarding (accueil des nouveaux collaborateurs), l’attribution des accès, des applications, la réinitialisation des mots de passe, etc.
  • La gestion des incidents et le traitement automatique des cas usuels.
  • Le déploiement automatique des bureaux virtuels, fonctionnalité qui aura été tellement utile pour répondre à l’afflux des demandes de ressources pour le télétravail lors des divers confinements dûs au Covid-19.
  • L’autoscalling des ressources, permettant à des robots de surveiller les pics d’activité et démarrer ou éteindre des environnements virtuels lorsque c’est nécessaire afin de minimiser les coûts d’infrastructure…

 

 

Conclusion

 

On le voit bien, l’implication de la DSI constitue un facteur clef de la réussite du déploiement à grande échelle de l’automatisation au sein d’une organisation.

La DSI doit être partie prenante dans toutes les étapes de la démarche, aussi bien sur les phases de découverte (identification et qualification des processus) que de développement, de tests, de gouvernance et de maintenance des projets robotiques.

 

Cependant, cela ne peut fonctionner que si cette implication se fait en collaboration avec les autres départements de l’organisation, en mode agile pour concilier les impératifs de qualité, de sécurité et de respect de l’écosystème logiciel, avec la nécessité de répondre aux besoins des lignes métier qui font vivre l’entreprise.

 

Les projets d’automatisation représentent une formidable opportunité pour repenser cette collaboration, et impulsent un nouveau souffle pour rendre les entreprises pleinement automatisées agiles, tout en respectant la promesse initiale de la RPA, le Reboot WorkTM qui annonce la fin des tâches stupides et fastidieuses pour que nous puissions enfin nous focaliser sur l’essentiel.

 

Les sujets:

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