L’impact de la RPA sur les processus Financiers et Comptables

Rationalisez vos processus financiers avec une solution RPA intégrée

L’automatisation avant et après la RPA

Il n’est pas surprenant que les Directeurs Financiers de tous les secteurs recherchent en permanence des moyens d’augmenter les rendements, de réduire les coûts et d’avoir un meilleur reporting. Ils relèvent ces défis depuis un certain temps – et non sans un certain succès. Les Directeurs Financiers ont automatisé les processus financiers et comptables depuis l’arrivée des systèmes ERP dans les années 90. Le résultat ? Aujourd’hui le taux d’automatisation est de 80% pour les processus courants comme les comptes débiteurs/ créditeurs ; pour les processus de moindre importance le taux est aux environs de 50%. Ensuite, les Directeurs Financiers ont externalisé  en force autant de processus non automatisés que possible. L’impact ? Les contrats de Finance et de Comptabilité sont classés dans le Top 5 des services BPO par revenu. Il ne restait que Lean and Six Sigma pour des économies de coûts de 10-15%. Jusqu’à la RPA.
Bien que les options Lean and Six Sigma perdurent, la RPA s’avère avantageuse de deux façons. Premièrement, les sociétés ont habituellement des sous-processus spécialisés selon leurs propres exigences pour les consolidations et les rapports. Les robots peuvent prendre en charge ces tâches répétitives en fin de mois, de trimestre ou d’année. Deuxièmement, et de manière plus significative, la RPA peut automatiser les processus qui n’ont pas le volume nécessaire pour justifier les coûts, les ressources et les risques d’un projet d’intégration ERP. Par exemple, des milliers de factures fournisseurs mensuelles qui échouent à la validation SAP, ou des centaines de factures de la société envoyées à des dizaines de portails clients. Comme vous pouvez le voir dans la partie Défis et Solutions, la technologie RPA d’UiPath a prouvé encore et encore que ces « petits » volumes entraînent de grandes économies et des améliorations de performances pour nos clients.
UN SCÉNARIO RÉALITÉ

Défis et solutions pour le Financier et la Comptabilité

Automatiser les factures non structurées avec l’Intelligence Artificielle Cognitive

Ce client externalisait plus de 5000 factures par mois qui arrivaient en étant incompatible avec leur système ERP. Avec un identifiant unique assigné, ces factures étaient envoyées à un fournisseur BPO pour une indexation et une comptabilisation manuelle. Une solution fonctionnelle, mais limitée en termes de coûts, de précision et d’améliorations de l’évolutivité.

 

Désormais, l’Orchestrator d’Uipath dispose de robots qui extraient les factures et les mettent dans une file d’attente ; la technologie cognitive capture les données non structurées de chacune d’elles ; les assemble dans un modèle de facture ERP, et les robots les intègrent dans le processus de validation ERP, avant de les envoyer ensuite au client pour archivage. Les factures qui échouent à la validation sont retournées au client pour traitement de l’exception.

 

Mélanger l’IA Cognitive et la technologie RPA dans une solution d’automatisation a donné à ce client bien plus qu’une plus grande précision et une grande évolutivité, cela lui a aussi amené des cycles 3X plus rapides et une réduction des coûts supérieure à 50%.

 

Transformer les Comptes Débiteurs en liquidités avec la RPA

Un fabricant qui enquêtait sur un niveau de factures irrécouvrables en augmentation a découvert plusieurs problèmes interconnectés qui s’opposaient à l’utilisation d’une solution simple. Les résoudre avec un projet d’intégration ERP n’était pas pratique et réorganiser les processus semblait presque aussi onéreux que risqué.

 

La plupart des problèmes de facturation avaient lieu avec des clients plus petits qui utilisaient les portails de paiement web. On ne peut pas ignorer les clients plus petits– ils ont contribué significativement à la croissance- mais émettre une facture avec toutes les pièces justificatives vers ces portails était un processus lent et manuel. Ensuite, les pièces justificatives étaient souvent en erreur, entraînant la contestation des factures. De multiples systèmes hérités entraînaient des problèmes de recherche et les erreurs étaient chronophages et fréquemment globaux. Sans réponse claire pour les factures contestées, le client était souvent forcé de retirer les montants contestés ou la facture entière.

 

Désormais, la société dispose d’une interface RPA avec tous les portails de paiement des clients, ce qui permet une intégration facile avec les systèmes ERP et les systèmes hérités. Ce qui signifie que les multiples saisies des mêmes données, les copier-coller, et l’ajout manuel des pièces justificatives aux factures ont été supprimés. La solution RPA extrait automatiquement les factures, joint les documents de facturation et télécharge cette information sur le portail du client en quelques secondes ou quelques minutes, pas des jours ou des semaines. La société estime que sa nouvelle efficacité « order-to-cash » lui fait économiser des centaines de milliers de dollars chaque année.

 

Combler l’écart d’automatisation du SAP des comptes débiteurs

Cette société recevait pratiquement deux mille factures par jour qui devaient être validées par les systèmes hérités avant d’être diffusée dans leur système SAP. Intégrer ces technologies héritées avec leur système SAP entraînait des dépenses prohibitives, aussi ce travail a été externalisé chez un fournisseur de BPO. Ayant entendu parler de la RPA, la société a contacté UiPath pour voir si les robots pourraient leur faire faire plus d’économies et avoir une meilleure évolutivité quand les volumes de factures sont devenus significatifs.

 

La solution UiPath a pratiquement éliminé toute activité humaine du processus débiteurs de la société et lui permet de profiter pleinement de son système SAP. Les robots extraient ces factures à partir d’une boîte aux lettres et les placent dans une file d’attente où elles sont enregistrées et indexées avec le SAP. Une fois indexées, les robots font les validations requises en faisant des contrôles croisés des factures par rapport aux systèmes hérités. Enfin, les règles opérationnelles disent aux robots de diffuser, de préenregistrer ou de bloquer la facture. La précision est supérieure à 95% ; les cycles sont 3 à 4 fois plus rapides et les réductions de coûts supérieures à 70%.

Un exemple de réussite

UiPath aide la banque de détail leader à transformer sa fonction de Détection de la Fraude en fournissant une automatisation précise sans exceptions.

LIRE NOTRE GUIDE

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