買掛金オートメーションの課題

統合型RPAソリューションで買掛金処理を効率化

買掛金処理を効率化する方法

買掛金(AP:Accounts Payable)プロセスの最適化は、多くの企業にとって難しく、ストレスのたまる仕事です。プロセスの改善に伴う努力や、ERP、OCR、EDI文書管理や電子請求書といった技術の使用にもかかわらず、根本的な問題は残ったままとなっています。多くの組織は、単純にAP職務を外注し、労働裁定取引を通した経費の削減を試みているばかりです。

エラー・ゼロの買掛金処理を可能にするための課題

非標準的な請求書発行

請求書の圧倒的多数は、紙文書、ファックス文書、あるいはEメールのPDF添付ファイルとして届きます。それらの間に類似性はほとんど無く、労力を要する手作業が必要となります。承認されたベンダーからか、POはERPシステムと一致するのかといった問題はAPスタッフが答えを探さなければなりません。

非構造化データ

APスタッフは、様々な請求書フォーマットに従ったデータを、会社の標準フォーマットに手作業で転記します。この繰り返し作業は時間がかかり、エラーも発生しがちでした。本来は単純に思えるこの一連のAP業務は、実際は複雑で非効率的なプロセスなのです。この業務を最適化することで、財政面と組織面で効果を上げられるようになります。

不一致と承認

手作業によって、不一致の確認までが行われています。たとえば、 「船荷証券のPOはあるか?」、「請求書の金額はPOと一致するか?」などの作業です。また、承認作業としては「必要書類は全部揃った状態で、今は支払承認待ち状態か?」なども行います。

手作業で処理される請求書の割合(年間)

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ロボティックオートメーション・構造データ・デジタル化

買掛金の自動化を実現するには解決しなければならない経済上の障害が一つと、技術上対処すべき3つのステップがあります。経済上の障害とはROIです。これはAP業務が、大規模なソフトウェア実装投資の正当性を示すには規模が小さすぎることが理由です。
技術上のステップは次のとおりです。
 
ステップ1: 自動化
APスタッフによる手作業をソフトウェアロボットに置き換えます。

ステップ2: 構造データ
流入する非構造データを素早く構造化します。

ステップ3: デジタル化
レポート作成、分析、意思決定をサポートする従業員、サプライヤー、またサードパーティ間の構造化データの流れを高度に自動化します。
 
これら3つのステップをとることで、通常はBPOアウトソーシングのカバー範囲に相当するAP業務(受領からERPまで)が自動化されます。会社のERPシステムは、自動化されたアクティビティによる出力およびデータとシームレスに統合します。さらに、モバイル端末経由による支払レビューや承認など、新しい機能も利用可能となります。またこれら3つのステップにより、手作業による込み入ったProcure to Pay (P 2 P/調達から支払いまで) のプロセスサイクルに対して、組織内に確固たる自動化基盤を構築し、その結果として、経費の削減、パフォーマンスの向上、企業コンプライアンスの達成、そして債務状況に対するリアルタイムの可視性を実現できるようになります。

UiPath 買掛金自動化 ソリューション

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データキャプチャとデータ入力の自動化

請求書キャプチャは、請求書が紙ベース、あるいはPDFやEメールといった電子ファイルである場合、スキャナに搭載された文字認識精度95%以上のOCR技術で処理されます。文書における全てのアクションはアーカイブ済みログファイルに保存され、コンプライアンスのために監査サポートや報告を行うことが可能となります。

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高度に構成可能なワークフロー自動化ルール

買掛金自動化ソリューションは、柔軟に構成できるワークフロールールで、複雑なP2P プロセスの背景にあるビジネスロジックに対処します。そのため、双方向また三方向の文書照合において、直感的で効果的なエンドツーエンドの自動化を実現し、また、非POベースの請求書などの特別項目において、ERPシステム照合や分岐フローを利用できるようになります。

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承認と例外解決

APソリューションでは、承認作業に対する人的関与を特定の承認状況に制限する、ルール・ベースで自動承認されたワークフロー基準によって効率化されます。例外は、ルーティング、マッチング、循環のアクションにおいて自動化されたワークフロー基準に従わないデータを契機にトリガーされます。UiPathは、例外を特定して、適正なレベルにエスカレートして処理するように設計された、詳細な定義による再分配ルールに従い、例外解決数を最小に抑えます。ソリューションは、また、リアルタイムの監視機能によって、ルールのレビューと不正利用検出において、例外ポイントのフラグを立てることができます。

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企業コンプライアンスとガバナンス

UiPath買掛金自動化ソリューションには、権限を与えられた役割や職務分掌といったコンプライアンスとガバナンスコントロール機能を備えています。加えて、全ての自動化アクティビティの詳細を記載するアーカイブ化されたログファイルで、コンプライアンス監査の経費を抑え、整合性を保ちます。

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柔軟性と適応性

UiPath APソリューションは柔軟性と適応性を備えています。成長、買収、合併によるトランザクション量の変化には、パフォーマンスや正確性を低下させることなく簡単に適応させることができます。リアルタイムのパフォーマンス監視とドキュメント化で、新たな分析的または予測的な機能に対する要件にも適応できるようになります。

周到な準備は、成功への近道だ


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顧客導入事例

大手自動車メーカーにおいて、自動化における効果は人件費の節約よりも、データと分析の上に成り立つ質の向上と洞察の実現であることが証明されています。

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