5 9월 2021

완전히 자동화된 엔터프라이즈를 구현하는 애자일 RPA

5 9월 2021

완전히 자동화된 엔터프라이즈를 구현하는 애자일 RPA

얼마 전 UiPath는 “애자일 RPA로 완전히 자동화된 엔터프라이즈” 라는 백서를 발표했습니다. 백서는 한 금융 기업이 전사 차원의 비즈니스 프로세스 자동화를 추진한 배경, 진행상의 문제점과 시행 착오 그리고 애자일 RPA 방법을 활용해 이를 극복하고 프로젝트를 성공으로 이끈 과정이 잘 설명되어 있습니다. RPA 도입을 검토하거나 진행하는 기업에게 많은 도움이 될 것 같아 3회에 걸쳐 내용을 요약해 공유하겠습니다.

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RPA 프로젝트 추진 배경

이 기업은 지난 2018년 상세 면담과 설문을 통해 직원들의 많은 시간과 노력이 단순 반복적인 업무에 투입되고 있다는 사실을 알게 됩니다. 여기에는 급여, 인보이스, 위험 평가, 신용 조회 같은 업무부터 입/퇴사 관리, 비용/환불 처리에 이르는 수 많은 업무가 포함됩니다. 데이터로 보면 재무, 마케팅, 영업 등 주요 부서 인력의 68%가 업무 시간의 32%정도를 반복적 일에 쓰는 것으로 나왔습니다. 분석 결과를 토대로 회사는 당시에는 생소한 기술로 인식되던 RPA (Robotic Process Automation) 도입을 검토하게 됩니다.

 

최고 경영진도 분석 결과에 큰 관심을 보였고, RPA효과에 대한 외부 기관의 보고서를 접하면서 RPA 도입이 구체화 되게 됩니다. 예를 들어, 2018년 발표된 Capgemini 보고서는 적극적으로 업무 자동화를 추진한 기업의 매출과 수익 증가율이 높고, 제품 및 서비스 제공 시간이 단축되며ROI가 높다고 주장합니다. 이런 상황을 활용해 경영진의 지원을 얻어내면서 전사적 RPA 이니셔티브로 구체화 됩니다. 그리고 내부 조정을 통해 효율성 증대, 비용 절감, 비즈니스 위험 완화 및 성장 가속화를 목표로 추진 중이던 디지털 트랜스포메이션 프로그램의 핵심으로 자리하게 됩니다. 이 회사에서 RPA는 디지털 트랜스포메이션 가속화의 필수 요소로 인식되고 있습니다.

 

RPA이니셔티브 목표는 직원이 가진 잠재력을 발휘할 수 있도록 로봇을 구현하고, 일부가 아닌 모든 직원을 위한 RPA 구현에 두었습니다. 모든 직원에게 로봇을 제공해 완전히 자동화된 엔터프라이즈를 구현하는 것이 궁극적 목표였습니다.

RPA 이니셔티브 추진

그럼, 회사가 RPA 이니셔티브를 성공적으로 이끌기 위해 진행한 주요 작업과 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.

1) 최적의 팀 구성

RPA 이니셔티브를 이끌 RPA CoE (Center of Excellence)팀을 맡은 수잔은 적합한 인력 확보 작업부터 시작합니다. 이 과정에서 RPA라고 부르지는 않았지만 기존의 단순, 반복적 업무를 자동화하는 시도가 조직 전반적으로 추진 중이며, 자동화가 SW개발팀과 IT운영팀의 일상이라는 사실 그리고 이 두 팀에는 프로비저닝, 개발, 배포, 테스트 등의 반복적 업무가 넘쳐난다는 사실을 알게 됩니다. 수잔은 다양한 업무 자동화 경험과 기술을 가진 이 두 팀의 인원들을 RPA CoE팀에 합류시키는데 성공합니다. CoE에 합류한 이들이 RPA 개발자, RPA 솔루션 아키텍트, RPA 인프라스트럭처 엔지니어 역할을 맡으면서 CoE팀은 시작부터 IT 운영과 소프트웨어 개발에 대한 경험과 지식을 탄탄하게 갖추게 됩니다.

 

2) 비전과 목표 설정

RPA CoE팀은 다음과 같이 목표를 설정합니다. 한 부서의 내부 프로세스부터 자동화한 다음 여러 부서가 참여하는 복잡한 프로세스를 자동화합니다. 그 다음 현업부서, IT운영, SW개발팀이 긴밀히 협력해 비즈니스 프로세스를 재설계 (예: 간소화, 표준화, 제거) 및 최적화한다는 단계적이면서 큰 목표를 세웁니다. 조직 전체로 자동화를 진행하면서 프로젝트 규모를 줄이기는 쉽지만 처음에 작게 잡았다가 늘리는 것은 어렵다는 교훈을 수잔과 CoE팀이 갖고 있었기 때문입니다. 그리고 업무 목표를 20으로 설정하고 21을 달성했다고 좋아하는 것보다 목표를 90으로 정하고 80을 달성해서 실망하고 재도전하는 것이 낫다는 수잔의 생각이 잘 반영된 결정이었습니다.

 

블로그_0906_2RPA CoE팀 목표

이 과정에서 수잔이 가장 중점을 둔 것은 CoE팀이 독불장군처럼 고립되지 않는 것이었습니다. RPA도입이 일회성 프로젝트로 끝나지 않고 기업 문화로 자리 잡기 위해서는 조직 전체가 RPA를 수용하고 협력하는 것이 핵심이라고 믿었기 때문이죠. 이런 체계와 분위기가 형성되면 완전히 자동화된 엔터프라이즈 비전은 현실이 된다는 것이 수잔의 생각입니다. 여기에 더해 SMART (Simple, Measurable, Attainable, Relevant, Time-constrained) KPI 방식을 이용해 운영 (예: 로봇 사용률, 로봇 다운타임, 로봇 오류율 등)과 비즈니스 (예: 비용 절감, 시간 절감) 상황을 지속적으로 관리했습니다.

 

3) 홍보 활동

여러분도 잘 아는 것처럼, 사람들이 잘 모르는 무언가를 새로 적용할 때의 큰 어려움은 구성원을 이해시키고 그들의 협력을 이끌어 내는 일입니다. 현재 상태가 가장 좋다고 믿는 것이 사람의 속성이기 때문이죠. 이를 잘 이해한 수잔은 RPA 인식과 이해를 높이는 홍보 전략을 가동합니다. CoE팀이 주도하는 직원 대상의 웨비나, 교육과 워크샵 등을 통해 RPA를 홍보하고 한 장짜리 브로셔 및 ‘사실은 이렇습니다’ 같은 팩트 시트를 제작, 배포하는 동시에 직원들이 궁금해하는 정보 제공에 집중했습니다. 그리고 최고 경영진의 지지와 지원을 끌어내는데 많은 공을 들였다는 점도 중요합니다.

 

블로그_0906_3RPA 프로젝트 홍보 계획

위 그림처럼 다양한 홍보 활동으로 RPA 장점을 알리고 성공 사례를 활용해 구성원들이 갖고 있던 RPA 관련 우려를 해소하는데 집중했습니다. 새로운 시도에 대한 반발은 어쩔 수 없지만 체계적 소통과 홍보 활동으로 이를 최소화시키면서 RPA 수요를 빠르게 발굴할 수 있었습니다.

 

4) 자동화 대상 업무 발굴

홍보 다음 단계는 자동화 업무 수요를 발굴하는 일입니다. 자동화 대상 업무 프로세스 발굴과 자동화 대상 업무의 우선 순위 설정은 핵심 요소입니다. CoE팀은 Top-down (탑다운)과 Bottom-up (버텀업) 두 가지 방법으로 자동화 대상 업무를 발굴했습니다. Top-down 방식은 UiPath 프로세스 마이닝 등의 툴을 이용해 Salesforce, SAP 같은 비즈니스 애플리케이션의 이벤트 로그를 분석하여 자동화 가능한 업무를 찾아내는 방법입니다. Bottom-up은 직원들이 UiPath Automation Hub 에 공유한 아이디어에서 자동화 대상 업무를 찾아내는 방식입니다.

 

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자동화 대상 업무 발굴 방법

자동화 대상 업무의 우선 순위 설정은 비즈니스 가치를 기준으로 합니다. 비즈니스 가치는 프로세스 자동화로 예상되는 시간과 비용 절감 효과를 프로세스 자동화와 자동화된 프로세스를 유지하는데 필요한 비용과 시간을 상호 비교해 산정하게 됩니다.

 

CoE팀은 이렇게 발굴한 대상 업무 중 복잡도가 낮은 것부터 시작해서 어려운 업무로 확장하는 방법을 택했습니다. 인사, 재무 등 개별 부서의 내부 프로세스를 먼저 자동화 한다는 결정에 따라 첫 12개월 동안은 프로세스별 접근이 아니 부서별 접근법으로 작업을 진행했습니다. 주된 이유는 여러 부서에 걸친 자동화의 시간 절감 효과는 7~15% 정도인 반면, 단일 부서의 업무 자동화는 해당 부서 전체 직원의 업무 시간을 20~30% 정도 줄여주기 때문입니다. 부서별 접근법은 경영진과 현업 부서에게 RPA가 생산성 개선에 실질적 기여를 한다는 점을 잘 보여줄 수 있고, 현업 부서 직원들이 열성적인 RPA 전도사가 되도록 유도하는 장점을 갖고 있습니다. 수잔은 이를 ‘자동화의 선순환’이라고 부릅니다.

 

5) RPA 개발과 민주화

RPA개발은 두 가지 방식으로 진행했습니다. 첫 번째는 RPA CoE팀이 중앙집중식으로 자동화 개발을 운영하는 방법입니다. CoE팀이 자동화 대상 업무의 로봇을 개발해 현업에 제공함으로써 자동화를 진행하는 방식입니다. 두 번째는 현업부서 인력 스스로 자동화 개발을 하도록 지원하는 방법입니다. 이것이 RPA개발의 민주화이죠. CoE팀이 개발해 배포한 로봇을 사용하면서 자동화에 익숙해지자 직원들이 여러 가지 자동화 관련 의견과 아이디어를 제안하기 시작했습니다. 이 시점에서 CoE팀은 기술 수준이 높은 현업 부서 직원들에게 UiPath Studio X 등의 개발 툴 교육을 제공해 직원이 직접 자동화 로봇을 개발하도록 지원한 것이죠. “자동화 플라이휠!”, 수잔이 이 상황을 설명하는 용어입니다.

 

6) RPA 개발 프레임워크 선택

아직도 많은 개발 조직은 설계, 개발, 테스트, 배포 작업을 단계별로 하나씩 수행하는 전통적 개발 프레임워크를 고수합니다. 워터폴(waterfall) 모델 대표적이죠. CoE팀도 처음에는 RPA 개발 환경이 완벽히 예측 및 통제 가능하다는 믿음 아래 전통적 개발 방식을 고수했습니다. 수잔은 업무 환경과 조건이 수시로 변하는 RPA 개발의 특성을 고려할 때 애자일 방법이 적합하다고 판단했지만, CoE팀과의 장기적 협업과 자율적 참여 등을 위해 CoE팀 결정을 수용합니다. 하지만, 8개월 동안의 시행 착오를 거쳐 애자일 개발 방식으로 되돌아오게 됩니다.

 

블로그_0906_5애자일 RPA방법의 가치

그리고 이 과정에서 애자일 개발 철학과 방법론이 RPA 개발과 확산, 완전히 자동화된 엔터프라이즈 구현에 최적이란 점을 프로젝트 참여자 대다수가 인식하게 됩니다. 애자일 방법이 (1) 프로세스와 툴보다 개인 및 상호 작용을 중요시하고, (2) 문서의 내용보다 운영하는 SW 결과를 중심으로 하며, (3) 고객과의 협력을 중시하고, (4) 계획의 맹목적 추종보다 변화 대응에 중점을 두기 때문에 변화가 많은 RPA개발에 효과적이란 사실이 확인되었기 때문입니다.

그렇다고 애자일로의 전환이 급진적이거나 모든 것을 버리고 새 방법만 선택한 것은 아닙니다. 팀 리더인 수잔은 두 가지 개발 방식을 별개 옵션으로 취급하지 않고 각각의 장점을 같이 활용하면서 단계별로 전환하는 방식으로 애자일 RPA를 정착시키게 됩니다.

 

블로그_0906_6RPA CoE팀의 애자일 전환

다음 포스트에서는 수잔과 RPA CoE팀이 애자일 RPA 방법으로 전환하게 된 주요 이유와 여정을 정리해 보겠습니다.

 

 


by UiPath Korea

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