Transformation im Gesundheitswesen durch intelligente Automatisierung vorantreiben

Strategische Führung in der Automatisierung

Im Jahr 2018 wurde Sandra Schlösser von Hafid Rifi, dem CFO von Asklepios, beauftragt, die Automatisierungsstrategie des Unternehmens voranzutreiben. Als frisch ernannte Head of Robotic Process Automation (RPA) nahm sie diese Aufgabe mit klarer strategischer Ausrichtung an.

Mit UiPath als unserer gewählten Plattform habe ich mich schnell in die Möglichkeiten eingearbeitet und unser erstes Automatisierungsprojekt umgesetzt. Unsere Ziele waren klar: Wir wollten Prozessstabilität erreichen, die Qualität unserer Abläufe und Daten verbessern, die Mitarbeitenden entlasten und so die Gesamteffizienz steigern.

Sandra Schlösser • Head of Robotic Process Automation (RPA), Asklepios

Mit mehr als zehn Jahren Erfahrung bei Asklepios hatte Schlösser mehrere Schlüsselpositionen inne, unter anderem als Senior Expert im Bereich Finanzsysteme und bewies damit ihre fundierten Kenntnisse in SAP und Projektmanagement. Mit ihrer umfassenden Erfahrung ist sie bestens für die Leitung dieser transformativen Initiative gerüstet.

Automatisierung in neuen Dimensionen

Was zunächst als eine Reihe von Pilotprojekten begann, entwickelte sich unter Schlössers Führung zu einem umfassenden Automatisierungsprogramm. Bis heute hat Asklepios über 120 Prozesse erfolgreich automatisiert, weitere sechs befinden sich derzeit in der Umsetzung. Ihr unermüdliches Streben nach kontinuierlicher Verbesserung und operativer Exzellenz hat maßgeblich zum Erreichen dieser Meilensteine beigetragen. Schlösser hat mit ihrem zukunftsweisenden Ansatz neue Maßstäbe in der Gesundheitsbranche gesetzt und Asklepios zu einem Pionier der Automatisierung gemacht.

Schlösser erkannte den Bedarf an spezialisiertem Fachwissen und ging eine strategische Partnerschaft mit Lunatec ein, einem der führenden deutschen Anbieter für intelligente Automatisierung und UiPath Platinum Partner. „Anfangs arbeiteten wir mit einer internationalen Beratung zusammen, aber letztlich haben wir uns für Lunatec entschieden – wegen ihrer hervorragenden Entwickler und tiefen Branchenkenntnis“, erklärt Schlösser. Diese Partnerschaft hat die Skalierbarkeit und den Erfolg der Automatisierungsprojekte von Asklepios maßgeblich gestärkt.

Seit Januar 2024 wurden bei Asklepios rund 1.700.000 Transaktionen mit einer beeindruckenden Erfolgsquote von 97,5 % abgewickelt – davon 1.600.000 erfolgreich und lediglich 40.000 fehlerhaft. Das entspricht einer Einsparung von rund 5.000 Arbeitstagen innerhalb von weniger als eineinhalb Jahren und belegt eindrucksvoll die Effizienzgewinne durch Automatisierung.

Effizienz und Präzision steigern

Bezogen auf die Auswahl der Automatisierungsprojekte erläutert Schlösser: „Anfangs lag unser Fokus darauf, sich wiederholende Tätigkeiten zu automatisieren, um die Mitarbeitenden zu entlasten und die Prozessstabilität zu erhöhen. Inzwischen konzentrieren wir uns verstärkt auf die Verbesserung der Datenqualität und Prozessgenauigkeit.“ Auch wenn nicht jede Automatisierung sofort zu einer Reduzierung manueller Arbeit führt, leisten sie in Summe einen wichtigen Beitrag zur Datenintegrität – und damit zu besseren Entscheidungsgrundlagen.

Automatisierung hilft uns nicht nur, steigende Arbeitsvolumina zu bewältigen, sondern schafft auch zusätzliche Kapazitäten und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Sandra Schlösser • Head of Robotic Process Automation (RPA), Asklepios

Asklepios hat bis heute jährlich Tausende von Arbeitsstunden eingespart und gleichzeitig die betriebliche Genauigkeit verbessert, was sich direkt auf die Belegschafts-relevanten Herausforderungen auswirkt, wie z. B. die Mitarbeiterfluktuation und die allgemeine Arbeitsqualität.

Erfolgreiche Automatisierungen bei Asklepios:

• Automatisierte Auftragsbestätigung: Automatisches Auslesen und Abgleichen von E-Mails und PDF-Dokumenten mit SAP-Bestellnummern sowie Weiterleitung der relevanten Informationen an die zuständigen Fachabteilungen.

• Automatisierte Kundenanlage: Automatisierte Prüfung auf Dubletten und Anlage neuer Kunden in SAP auf Basis strukturierter Excel-Daten, die per E-Mail eingehen.

• Skontoüberwachung: Tägliche Prüfung aller Kreditorenrechnungen auf bevorstehende Skontofristen mit automatischer Benachrichtigung der zuständigen Stellen – ermöglicht monatliche Kosteneinsparungen durch rechtzeitige Skontonutzung.

• Wareneingangsprüfung: Automatisierter Versand von Wareneingangsbelegen an die Prüfprozesse – der Wareneingang wird so automatisch erfasst.

• Gesperrte Belege verbuchen: Wenn SAP-Nutzer Dokumente blockieren, die nicht buchbar sind, identifiziert der Bot diese und bucht sie automatisch, sobald alle Informationen vorliegen.

• Lieferanten-Abweichungen: Wenn der Lieferant auf dem Bestellbeleg von dem auf der Rechnung abweicht, leitet der Bot den Vorgang automatisch an den Einkauf zur Klärung weiter.

• Löschung von Doppelbelegen: Der Bot erkennt doppelte Belege in SAP und löscht diese automatisch – manueller Aufwand entfällt.

Der nächste Schritt: KI-gestützte Automatisierung

Asklepios baut auf seinen Automatisierungserfolgen auf und integriert nun KI, um seine Abläufe weiter zu rationalisieren. Aktuell wird eine OCR-basierte Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Auftragsbestätigungen implementiert, die den manuellen Aufwand weiter reduziert. Die intelligente Automatisierung liest die Dokumente, aktualisiert SAP und kommuniziert selbstständig mit den Lieferanten – ein weiterer bedeutender Effizienzgewinn. „Die Kombination aus KI und RPA – das nennen wir intelligente Automatisierung und stellt die Zukunft der Prozessautomatisierung bei Asklepios dar“, so Schlösser.

Mit Blick auf die allgemeinen Auswirkungen der Automatisierung im Gesundheitswesen gibt Schlösser wichtige Ratschläge für Organisationen, die sich auf einen ähnlichen Weg begeben: „Fangen Sie klein an und bauen Sie schrittweise auf. Die Anfangshürden lohnen sich – die Ergebnisse sind transformativ. Gerade in komplexen Systemen wie dem Gesundheitswesen ist es wichtig, mit überschaubaren Projekten zu beginnen, Vertrauen zu schaffen und die Initiativen sukzessive auszuweiten.“

Fazit: Ein Zukunftsmodell für das Gesundheitswesen

Unter der Leitung von Sandra Schlösser hat sich Asklepios zu einem Vorreiter im Gesundheitswesen entwickelt, der intelligente Automatisierung gezielt einsetzt, um operative Exzellenz zu erreichen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und signifikante Effizienzgewinne zu realisieren. Während sich das Unternehmen weiterentwickelt, wird der Fokus auf die Integration von KI und RPA ein zentraler Bestandteil der Strategie bleiben und Asklepios als führendes Unternehmen in der Zukunft der Gesundheitsinnovation positionieren.