Covestro nutzt KI und RPA zur Optimierung repetitiver Prozesse im Personalwesen

Die Personalabteilung des Fertigungsunternehmens spart 85 % der Zeit, die zuvor für die manuelle Einreichung von Krankschreibungen aufgewendet wurden, und kann sich stattdessen auf wertvollere Aufgaben konzentrieren.

Covestro, ein führender Anbieter von Premium-Polymeren, hat seinen Hauptsitz in Deutschland und verfügt über globale Vertretungen in Europa, Asien und den USA. Die treibenden Kräfte des Unternehmens sind kontinuierliche Innovation und Nachhaltigkeit. Das Engagement des Unternehmens zeigt sich in der kontinuierlichen Weiterentwicklung der eigenen Produkte, Prozesse und Anlagen, um ein hervorragendes Kundenerlebnis zu gewährleisten und tägliche Arbeitsabläufe zu erleichtern. Zur Optimierung der internen Arbeitsabläufe war Covestro auf der Suche nach einer Möglichkeit, einen häufig angewendeten Prozess im Personalwesen (HR) zu automatisieren: die Verarbeitung von Krankschreibungen. Laut Parimal Pashte, HR Digital Solution Analyst bei Covestro, werden vom HR-Team täglich Krankschreibungen verarbeitet, um die gesetzlichen Vorschriften in Deutschland einzuhalten. Im Durchschnitt werden pro Woche 500 PDFs und Bilder verarbeitet, wobei die Anzahl in Hochphasen auf 600-650 Dokumente ansteigt. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch die Zahl der Mitarbeiter, was zu einer Zunahme der Menge an Dokumenten führt. Die Hauptaufgabe besteht darin, die von einem Arzt für Mitarbeiter ausgestellten Krankschreibungen zu lesen und die Daten in SAP einzupflegen. Die manuelle Verarbeitung dieser Aufgabe nimmt in der Regel bis zu sieben Minuten pro Krankschreibung in Anspruch.

Es war sehr zeitaufwändig, das SAP-System zu öffnen, den richtigen Mitarbeiter zu finden und alle benötigten Daten in das System einzugeben. Die größte Herausforderung bestand darin, die Dokumente zu lesen, weil die Qualität manchmal sehr schlecht war. Und da es sich hierbei um einen sich oft wiederholenden Prozess handelt, der eigentlich keinen großen geschäftlichen Nutzen bringt, beschlossen wir, ihn zu automatisieren, um die Leistung des Teams zu steigern.

Parimal Paschte · HR Digital Solution Analyst at Covestro

Um den Prozess zu automatisieren, nutzt Covestro Robotic Process Automation (RPA), ergänzt durch die KI-Funktionen innerhalb der UiPath Automation Plattform. Da im Kern dieses Prozesses Dokumente liegen, wird UiPath Document Understanding eingesetzt um die Dokumente zu digitalisieren, zu klassifizieren und alle benötigten Daten zu extrahieren.

• Da die Dokumente als gescannte PDFs oder Bilder übermittelt werden, wird zunächst OCR eingesetzt (Optische Zeichenerkennung), um den Text maschinenlesbar zu machen.

• Der nächste Schritt ist die Klassifizierung, die bei der Ermittlung der Dokumentart hilft. Hier wird erkannt, ob es sich bei dem Dokument tatsächlich um eine Krankschreibung handelt.

• Für die Datenextraktion wurde im UiPath AI Center ein Machine Learning (ML)-Modell erstellt, das auf die Verarbeitung von deutschsprachigen Krankschreibungen trainiert wurde. Für das Training des Modells wurden mehr als 200 Dokumente verwendet, um Felder wie Name, Adresse, Geburtsdatum sowie Anfangs- und Enddatum der Krankheitsdauer zu verstehen und zum Beispiel einige Häkchen zu erkennen.

• Wenn der Konfidenzwert für die Extraktion (oder Klassifizierung) niedrig ist, wird die Ausgabe zur menschlichen Validierung über das UiPath Action Center gesendet. Ein HR-Experte kann die extrahierten Daten bestätigen, korrigieren oder das Dokument ablehnen, falls es nicht lesbar ist oder eine falsche Datei enthält.

• Wenn alle Daten erfasst sind, meldet sich der Roboter bei SAP an, sucht das Mitarbeiterprofil und gibt alle erforderlichen Informationen ein, um ein Abwesenheitsantrag einzureichen. Schließlich erstellt und versendet der Roboter einen Ausnahmebericht.

Anwendungsbeispiel: Krankschreibungen im Personalwesen

Es war sehr zeitaufwändig, das SAP-System zu öffnen, den richtigen Mitarbeiter zu finden und alle benötigten Daten in das System einzugeben. Die größte Herausforderung bestand darin, die Dokumente zu lesen, weil die Qualität manchmal sehr schlecht war. Und da es sich hierbei um einen sich oft wiederholenden Prozess handelt, der eigentlich keinen großen geschäftlichen Nutzen bringt, beschlossen wir, ihn zu automatisieren, um die Leistung des Teams zu steigern.

Parimal Paschte · HR Digital Solution Analyst at Covestro

Laut Parimal Pashte hat das HR-Team jetzt mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die zur Gesamtleistungssteigerung beitragen. „Wir verfügen jetzt über genügend Ressourcen, um an größeren Projekten zu arbeiten, die wir schon eine Weile auf unserer To-Do-Liste stehen haben und aufgrund täglicher Compliance-Prozesse nicht priorisieren konnten.“ Parimal Pashte fügt hinzu, dass das Team schnell damit begann, weitere repetitive Prozesse für die Automatisierung zu evaluieren, nachdem der schnelle ROI dieses Projekts ersichtlich wurde.

Weitere Einblicke in die Automatisierungsreisen unserer Kunden erhalten Sie in unseren UiPath Coffee Chats. Auf Abruf für Sie verfügbar.