Le défi de l’automatisation des comptes fournisseurs

Rationaliser les comptes fournisseurs avec une RPA intégrée

Le chemin de la réussite grâce à un traitement des comptes fournisseurs performant

Optimiser le processus de traitement des comptes fournisseurs est une tâche difficile et frustrante pour de nombreuses sociétés. En dépit des efforts de restructuration et l’usage de technologies telles que l’ERP, l’OCR, la gestion de documents EDI et les factures électroniques, des problèmes fondamentaux demeurent. De nombreuses entreprises ont simplement décidé d’externaliser le traitement des comptes fournisseurs et de réduire les coûts en bénéficiant d’une main d’œuvre moins chère.

Les difficultés d’avoir un traitement des comptes fournisseurs performant et sans erreur

Facturation particulière

La grande majorité des factures (du moins aux Etats Unis) arrive sous forme de documents papier, documents fax ou pièces jointes en PDF. Très peu sont semblables, aussi le traitement manuel est fastidieux. Vient-elle d’un fournisseur agréé ? Est-ce-que le bon de commande est adapté au système ERP ? Le personnel des effets à payer doit trouver les réponses.

Données non structurées

Le personnel chargé des effets à payer transfère aussi manuellement les données de nombreux formats de factures dans le format standard de la société. Cette tâche répétitive est longue et sujette aux erreurs. Ce qui apparaît au début comme une série d’activités simples d’effets à payer s’avère être un processus complexe et inefficace. L’optimiser se traduirait facilement en bénéfices financiers et organisationnels.

Ecarts & approbations

Le processus manuel s’étend à la résolution des écarts. Par exemple : « Y a-t-il un connaissement pour le bon de commande ? Est-ce que le prix sur la facture correspond à celui du bon de commande ? ». Il en va de même pour les approbations : « Est-ce que les documents nécessaires ont été joints et mis dans la file d’attente pour l’autorisation de paiement ? »

% du volume annuel de factures nécessitant un traitement manuel

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Automatisation robotisée, données structurées, digitalisation

Il y a un obstacle financier à régler pour réaliser l’Automatisation des Effets à Payer et trois étapes technologiques doivent être suivies. L’obstacle financier est le ROI – le domaine des effets est trop petit pour justifier un investissement de mise en œuvre logicielle à grande échelle.
Les étapes technologiques sont:
 
1ère étape : Automatisation
Les logiciels robots doivent remplacer les actions manuelles du personnel chargé des effets à payer.

2ème étape : Données structurées
L’afflux de données non structurées doit rapidement être structuré.

3ème étape : Digitalisation
Il faut établir un flux de données structurées hautement automatisé entre les employés, les fournisseurs, le reporting d’assistance des tierces parties, les analyses et la prise de décision.
 
En suivant ces 3 étapes, la portée du travail des Effets à Payer (équivalent à celui traditionnellement couvert par un contrat externalisé de BPO « Reçu à ERP ») sera transformée. Le système ERP d’une société intègre harmonieusement le résultat des activités et les données. De plus, de nouvelles capacités, telles que l’examen des paiements et les autorisations via des appareils mobiles deviendront possibles. Ces 3 étapes fournissent également les fondations solides de l’automatisation pour les entreprises avec un cycle de processus « procure-to-pay » (P2P) hautement manuel, leur permettant de réduire les coûts, d’améliorer la performance, d’être conforme aux exigences règlementaires et de gagner de la visibilité sur les statuts payables en temps réel.

La solution d’UiPath pour l’Automatisation des Effets à Payer

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Capture de données et saisie de données automatisées
 

La capture de facture est traitée avec la technologie OCR avec un niveau de précision de caractères supérieur à 95% avec un dispositif de lecture optique si la facture est au format papier, ou à partir d’un fichier électronique comme un PDF ou un email. Toutes les opérations sur les documents sont archivées dans des historiques archivés qui fournissent le soutien à l’audit et le reporting à des fins de conformité.

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Règles d’automatisation du flux de travail hautement paramétrables

La solution d’automatisation des créances fait appel à la logique métier derrière des processus P2P complexes avec des règles de flux de travail hautement paramétrables. Ce qui permet une automatisation de bout-en-bout intuitive et efficace pour les rapprochements, des rapprochements et des flux secondaires du système ERP pour des éléments spéciaux comme les factures sans bon de commande.

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Règlement des approbations et des exceptions

Dans la solution Effets à Payer les approbations sont rationalisées par des critères de flux de travail basés sur des règles et auto-accordées, ce qui limite l’intervention humaine à des situations d’accords spécifiques. Les exceptions sont déclenchées par des données non conformes aux critères du flux de travail automatisé pour des actions d’acheminement, de comparaison et de circulation. UiPath minimise le règlement des exceptions en suivant des règles de redistribution bien définies conçues pour identifier et remonter les exceptions aux bonnes compétences. La solution utilise également la surveillance en direct pour signaler les points d’exception pour la révision des règles et la détection de la fraude.

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Conformité réglementaire et gouvernance

La solution d’Uipath pour l’automatisation des effets à payer intègre des contrôles de conformité et de gouvernance comme les rôles autorisés et la séparation des tâches. De plus, les historiques archivés qui détaillent toutes les activités d’automatisation minimisent les coûts et les interruptions des audits de conformité.

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Flexible et
adaptable

La solution Effets à Payer d’UiPath donne des avantages de flexibilité et d’adaptabilité. Les changements de volumes de transaction provenant de la croissance, de l’acquisition ou de la consolidation sont facilement intégrés sans compromis sur la performance ou la précision. La surveillance en temps réel de la performance et la documentation facilitent les nouvelles analyses ou les exigences de capacités prédictives.

Une bonne préparation est toujours la clé d’un parcours réussi.


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Un exemple de réussite

Ce grand constructeur automobile prouve que l’automatisation concerne moins les économies de main d’œuvre que l’augmentation de la qualité et la possibilité d’avoir des perspectives grâce aux données et aux analyses.

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