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4 June 2020

비즈니스 프로세스 최적화와 Robotic Process Automation(RPA)

4 June 2020

비즈니스 프로세스 최적화와 Robotic Process Automation(RPA)

100년이 지나도 끄덕 없는, 튼튼한 집을 짓기 위해서는 지반을 평평하게 고르고 단단히 다진 후에 좋은 자재로 천천히 쌓아 가는 것이 중요하다고 하죠. 기업의 디지털 트랜스포메이션 추진도 이와 비슷합니다. 눈에 바로 보이지는 않지만 비즈니스의 토대인 프로세스를 최적화하는 일은 집터를 다지는 것처럼 중요한 일입니다.
 
비즈니스 프로세스 최적화
 
 
비즈니스 프로세스 최적화?

“디지털 트랜스포메이션과 프로세스 최적화” 포스트에서도 몇 번 언급한 프로세스 최적화를 어떻게 정의해야 할까요? Project Management Institute (PMI.Org)는 이렇게 말합니다.

 

프로세스 최적화는 공식적이고 실행 가능한 데이터와 정보를 이용해 비즈니스 프로세스를 효율적으로 실행하고 관리할 수 있는 방법과 체계를 만드는 것이다. 프로세스 최적화는 생산 시간 단축, 고객 만족도 증가 및 비용 절감 등의 구체적 목표를 필요로 하며, 프로세스 맵 및 개선 가능 항목 등의 결과물을 제공하게 된다.”

 

프로세스 최적화는 효율이 낮은 프로세스의 개선과 더불어 관리 가능한 수준으로 만드는데 있다는 것을 알 수 있습니다. 업무 프로세스가 없는 조직은 없지만 프로세스 효율을 측정하고 관리 가능한 프로세스 체계를 가진 곳은 드문 것이 현실입니다. 체계적으로 업무를 분석하고 그에 맞춰 프로세스를 만들기 보다는 일을 하면서 자연 발생적으로 형성된 업무 절차를 따르게 되고 이것이 표준 프로세스로 정착되는 경우가 많기 때문이죠.

 

 

비즈니스 프로세스 최적화 가이드

프로세스 효율을 높이고 관리 가능한 수준으로 만들기 위해서는 단계별 접근이 효과적입니다. 첫 번째 단계는 프로세스 현황을 분석해 프로세스 문제점과 개선 가능 항목을 찾아내는 과정입니다. 이전에는 컨설턴트가 담당자 인터뷰를 통해 프로세스를 개선하는 방법이 주류였지만 시간과 돈이 많이 들고 정확도가 낮은 문제가 있었죠. 이런 이유로 최근에는 프로세스 마이닝(Process Mining)을 택하는 기업이 늘고 있죠. 시장조사 기관인 Everest Group이 리더 솔루션으로 평가한 UiPath Process Mining이 대표적이죠.

 

그 다음은 자체 분석 및 프로세스 마이닝으로 파악한 프로세스 문제를 해결하고 개선하는 일입니다. 문제는 프로세스마다 다 다를 수 있죠. 어떤 프로세스는 처리 속도가, 다른 프로세스는 정확도가 그리고 또 다른 프로세스는 과다한 자원 투입이 문제일 수 있습니다. 해결 방법으로는 업무 정책 변경, 부서간 업무 조정 등의 정책적 결정이 필요할 가능성이 높죠. 하지만 더 많은 가능성은 수작업 및 연계성 미비로 인한 프로세스 자체 비효율성, 비정상 업무 흐름 및 반복 수행 등의 문제 해결에 숨어 있습니다.

 

정책 변경 및 업무 조정은 관련자(부서)간 많은 협의가 필요하고 당사자간 이해 충돌 가능성 때문에 짧은 시간에 결과를 내기 힘들죠. 하지만 후자는 검증된 방법을 활용해 짧은 기간에 해결하고 성과를 도출하기에 적합합니다. RPA (Robotic Process Automation)가 이 분야를 주도하는 솔루션으로 인정받고 있습니다. 수작업 프로세스 자동화를 통한 처리 시간 단축과 오류 발생 최소화, 유기적 시스템 연계로 프로세스 속도와 정확도 향상, 숨어 있는 업무 절차 및 반복 제거를 통한 프로세스 최적화에 RPA가 아주 뛰어나기 때문이죠.

 

UiPath RPA 솔루션

 

마지막 단계인 프로세스 관리 모델은 위에 언급된 일들을 순서대로 해왔다면 쉽게 확보할 수 있습니다. 프로세스 마이닝으로 확보한 프로세스 전체 지도와 현황 분석 데이터, RPA 기반 프로세스 자동화와 결과 데이터 그리고 작업 과정에서 확보된 프로세스 목표와 KPI (Key Performance Index)를 연계 활용해 실질적인 관리 모델을 만들 수 있습니다.

 

 

RPA가 제공하는 비즈니스 가치는?

우선 순위는 다르겠지만 프로세스 혁신이 많은 조직의 중요 과제인 것은 분명합니다. 오랜 기간 많은 투자가 이뤄졌고 다양한 방법이 시도 되어 온 이유이죠. 여러 방법 중 하나지만 RPA가 확대되는 원동력은 이론에 머물던 비즈니스 가치들을 실제로 증명하기 때문이 아닐까 합니다.  RPA의 첫 번째 가치는 비즈니스 프로세스 최적화와 관련됩니다:

  • ♦ 비용 절감: RPA 활용은 프로세스 비용 절감에 큰 기여를 합니다. 비용 절감은 처리 시간 단축, 오류 발생 감소 및 업무 가능 시간 확대 등으로 인한 2차 결과인 경우가 많지만 투입 자원 감소 등의 직접적 사례도 많습니다. 딜로이트 컨설팅의 RPA 보고서는 조사 대상 기업의 43%가 10~20% 수준의 비용 절감을 했다는 내용을 담고 있습니다.
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  • ♦ 정확도: 단순 반복적 업무를 사람이 수행할 때는 어쩔 수 없이 오류가 발생합니다. 작업 환경, 건강 및 심리 상태 등이 원인으로 작동하죠. 이를 방지하기 위해 기업은 작업 환경 개선 및 직원 복지 등에 많은 노력을 들이게 됩니다. 이는 곧 간접 비용의 증가로 이어지죠. RPA는 소프트웨어 로봇이 일을 하기 때문에 업무 정확도가 높습니다. 딜로이트 컨설팅 보고서는 조사 대상 기업의 57%에서 업무 정확도가 늘었다는 결과도 포함하고 있군요.
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  • ♦ 효율성: 먼저 프로세스 효율성이란 무엇인지 정의해야 할 것 같습니다. 효율성은 프로세스 처리 시간, 업무 처리량 그리고 업무 진행 시간 등의 요소를 합친 것을 의미합니다. 수작업 프로세스의 자동화, 시스템 연계 및 반복 (혹 이중) 업무 제거 등으로 프로세스 처리 시간이 짧아지고 업무 처리량과 전체 업무 가능 시간은 늘어나는 효과가 동시에 나타나게 됩니다.
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  • ♦ 위기 상황 대응: 코로나 확산으로 인해 많은 조직이 재택근무를 하고 이에 따른 업무 지연과 중단 등의 어려움을 경험하고 있죠. 위기 상황이 더 지속되고 반복될 거라는 전문가들의 예측은 기업의 고민을 깊게 만듭니다. 하지만, RPA로 업무 프로세스를 자동화 및 최적화하고 관리 체계를 만들어 가는 조직은 위기 상황에 잘 대응하고 있습니다. 포스트 코로나 시대에는 기업의 위기 대응 능력에 따라 비즈니스 격차가 더 커질 수 있다는 예측도 힘을 얻고 있습니다.

RPA 두 번째 가치는 조직 통합 관점에서 찾을 수 있습니다. 우리가 흔하게 볼 수 있는 조직 문제 중 하나는 비즈니스 프로세스에서 전사 차원 통합과 효율성은 빠지고 부서 단위로 따로 노는 상황입니다. 이를 두고 사일로 조직 (Siloed Organization)이라고 하죠. 우리말로는 파편화 조직 정도가 되겠군요. RPA 활용이 확대되고 고도화되면서 조직에 나타나는 순기능 중 하나는 부서별 파편화 농도가 약해지고 부서간 연계 수준이 좋아진다는 점입니다. 여기에서 중요한 포인트는 사일로 조직의 통합이 우선 목표가 되면 안되고 프로세스 최적화가 먼저여야 한다는 점입니다. 프로세스 최적화 성공 경험과 체계가 조직 파편화 문제로 넘어가도록 하는 것이 성공 가능성을 높여줍니다.

 

세 번째 가치는 디지털 트랜스포메이션과 관련됩니다. 디지털 전환은 조직의 지속적 여정”으로 정하고 중장기적으로 추진해야 한다는 의견을 공유했죠. 하지만 중장기 프로젝트는 시간이 흐르면서 조직 구성원의 피로감이 증가하고 방향성을 잃어버리는 상황이 종종 발생합니다. 이런 상황에서는 주기적으로 디지털 전환 프로젝트의 성과를 도출해 공유하고 이를 토대로 다음 단계로 전진하는 전략이 효과적입니다. RPA를 이용한 비즈니스 프로세스 최적화와 파편화된 조직의 통합이 이 전략의 좋은 사례입니다.  

 

비즈니스 프로세스 최적화와 파편화 조직의 통합은 디지털 트랜스포메이션의 중요 목표이기 때문에 이 둘의 단계적 정복은 디지털 전환의 성공 가능성을 측정하는 선행 지수로 이용되기도 합니다.

 

 

 

 

 


by UiPath Korea

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