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24 December 2019

RPA 자동화 확산을 위한 7가지 방법

24 December 2019

RPA 자동화 확산을 위한 7가지 방법

올해 대부분의 기업 및 조직에 RPA(로보틱 프로세스 오토메이션)이 도입되어, 상당히 많은 반복 업무를 자동화하고 빠른 시간 내에 ROI를 달성했습니다.

 

이제 기업 및 조직들은 RPA의 확산에 대해서 고민하고 있습니다. 백앤드 뿐 아니라 프론트의 현업들이 RPA를 사용하고 자신의 업무를 직접 자동화할 수 있을 정도로, 복잡하고 정교한 업무에 대한 자동화 지원이 가능해졌기 때문이죠.

 

따라서 "자동화를 확산하는 방법" 같은 안내서가 필요하신 분들이 많을 것이라 예상되는데요. UiPath는 여러분이 속한 각 조직의 성장을 위해 RPA 프레임워크를 만들었습니다. 바로 ‘7가지 전략 프레임워크입니다. 이 프레임워크를 통해 UiPath는 여러분의 조직에 디지털 혁신 여정의 핵심을 안내하고자 합니다.

 

지금부터 안내할 7가지 전략 프레임워크는 많은 회사들이 공통적으로 갖고 있는 전략들과 함께 그들이 직면한 체계적 문제를 기반으로 고안되었습니다. 하지만 비전을 개발하는 것에서부터 ‘자동화 우선’ 조직이 되기까지 여러분이 택하는 길은 저마다 다를 것입니다.

 

Image_UiPath_RPA 자동화 확산을 위한 7가지 방법(2)

 

 

첫 번째 전략: 경영진의 비전

 

이전에 회사들이 필요한 특정 부분에 몇 개의 소프트웨어 로봇를 도입하는 수준으로 솔루션을 활용하였다면 최근에는 그 규모가 기업 전반적인 규모로 확장되었는데요. 기업들은 솔루션 적용 범위가 커지면서 과거보다 C레벨, 즉 고위 경영진들의 지원이 줄어든 것을 체감한다고 전했습니다.

 

‘오토메이션 퍼스트마인드가 자리잡기 전, 모든 조직은 여러 장벽에 직면합니다. 오토메이션 퍼스트 마인드란, 조직이 문제를 해결하거나 프로세스를 완수하기 전에 로봇이 어떤 도움을 줄 수 있을 지를 먼저 고려해 보는 것을 말합니다. 이러한 마인드를 세팅하는데 경영진의 지원을 받을 수 있다면, 앞으로 RPA를 확산하면서 겪을 수 있는 문제들을 극복하는 데 엄청난 도움이 될 것입니다.

 

단순히 RPA의 기술적 잠재력이나 능력으로 설득할 수는 있지만, 이것만으로 신뢰를 쌓기에는 부족합니다.

 

많은 조직이 초반에 경영진들의 지원을 받는 것까지는 성공합니다. 하지만 시간이 지나면서 이를 유지하는 조직은 많지 않죠. 지원이 줄어드는 이유를 파악하고 이러한 문제상황을 극복방법을 찾기 위해서는 필요한 기술을 독립적으로 하나씩 도입하는 것으로 충분하지 않습니다. 전체적인 자동화 생태계 구성 계획을 디자인해야 합니다.

 

단순하게 RPA의 기술적 잠재력이나 능력을 제시하는 것으로 일시적으로 경영진을 설득할 수는 있습니다. 하지만 신뢰를 쌓기에는 부족하죠. 경영진들의 지원을 유지하기 위해서는 모든 단계에서 경영진들이 지원할 수 있는 비전을 개발하고 이를 명확하게 제시해야 합니다.

 

먼 미래의 추상적 목표가 아니라 당장 오늘과 내일 달성할 수 있는 것에 초점을 맞추는 것이 바로 첫 번째 전략의 근간이 됩니다. RPA 전문가들은 자동화가 비즈니스 목표를 달성할 수 있다는 것을 알지만, 확산을 위해서는 경영진에게 이런 현실을 입증해야 하죠.

 

여러분의 최고 결정권자들에게 현 프로세스가 왜 변화가 필요한 지, 가장 핵심 문제가 무엇인지 자세히 살펴볼 수 있도록 해야 합니다. 이러한 문제를 해결할 가능성이 있는 기술을 제시할 수 있다면, 이제는 새롭고 혁신적인 방법을 추진할 수 있습니다.

 

경영진에게 미칠 수 있는 영향을 설명하십시오. 그들이 해야 할 일, 접근 방식을 재고할 곳, 그리고 기술이 적용될 수 있는 곳을 보여줘야 합니다.

 

 

두 번째 전략: 자동화 운영 모델

 

비전을 달성하려면 전체 비즈니스를 아우르는 자동화 운영 모델이 필요합니다. 소규모 RPA 전문가팀도 조직 차원의 혁신에 도전할 땐 경영진의 지원으로도 극복하기 어려울 때가 있습니다.

 

자동화 운영 모델에는 모든 필수 이해 관계자와 잠재적으로 해당 모델에 속하는 모든 개체들이 포함돼야 합니다. CoE(Center of Excellence)를 구축하는 것이 핵심 요소이지만 이것은 자동화 운영 모델의 일부일 뿐이죠. 이 모델은 소프트웨어 개발 주기 전체에서 RPA 배포, 확산 및 변환 지원을 운영하는 것입니다.

 

이 운영 모델에는 몇 가지 연동 구성 요소가 포함되어 있습니다.

  • 🔸 대상 프로세스가 존재하는 비즈니스
  • 🔸주제별 전문 지식이 상주하는 최고 기관(CoE)
  • 🔸로봇을 생산에 투입하는 IT팀
  • 🔸보안 및 재무를 모니터링 하는 내부 감사 팀
  • 🔸승인 프로세스를 안내하는 글로벌 위험 및 관리 팀

 

이 구성요소에서 IT팀이 꽤 오랜 기간 간과되지만, IT팀은 최대한 빠르게 운영모델에 참여하는 것이 특히 중요합니다. 내부 감사 팀은 재무 프로세스를 다루거나 데이터 개인정보보호 문제에 직면할 경우 가시성을 확보하고자 할 것입니다. 글로벌 위험 및 관리 팀은 목표를 평가하고 승인을 받는 과정을 안내하고자 할 테고요.

 

기업 차원에서는 경영진급 운영위원회가 운영모델 구성하고, 당사자 및 그들의 우려 사항을 관리하는 데 가장 적합합니다.

자동화 운영 모델은 또한 지속적인 변화를 가능하게 하는 변경사항 관리 절차를 설명해주는데요. 로봇의 여유 공간이 생길 경우, 인력을 재교육시켜 더 높은 가치의 활동을 수행할 수 있도록 지원하기도 하죠

 

 

세 번째 전략: 가치 창출 및 보증

 

모든 사람은 ROI(Return on Investment)를 가장 중요하게 여깁니다. 여정의 어떤 곳에 있든 정기적으로 비즈니스 사례를 구축하고, 투자를 정당화하며, 수익을 추적해야 하죠.

 

초기 개념 증명(proofs of concept)으로 ROI를 입증하는 것은 상대적으로 쉽습니다. 모든 비즈니스에는 로봇이 더 잘 수행할 수 있는 아주 느리고 비용이 많이 드는 프로세스가 있는데요. 그러나 일단 이러한 사용 사례를 넘어 확산 단계에 이르려면, 여러분의 가치는 진화해야 합니다.

 

비용 절감이 중요하지만 비용 절감이 다는 아닙니다.

 

비용 절감뿐만 아니라 가치 창출을 기반으로 투자를 정당화함으로써 가장 효과적으로 발전할 수 있습니다. 이를 위해서는 세 번째 전략인 가치 창출과 보증을 통해 자동화의 영향을 측정하는 전체적인 방법이 필요합니다.

 

비용 절감이 중요하지만 비용 절감 이상의 가치를 측정하는 방법을 보시죠.

  • 🔸수익 성장: RPA는 단지 비용을 줄이는 것이 아니라 수익을 증대 시킬 수 있습니다. 빠르게 성장하는 비즈니스의 경우 수익을 늘리고 회사를 더 빨리 구축하는 능력이 비용 절감보다 더 매력적일 수 있습니다.
  • 🔸고객 경험: 고객은 자동화를 통해 비즈니스에서 원하는 가치를 보다 쉽고 직관적으로 얻을 수 있습니다.
  • 🔸직원 경험: 직원은 자동화를 통해 거의 실시간으로 답변을 얻을 수 있어 직무를 수행하고 생산성을 유지할 수 있습니다.
  • 🔸준수 및 규정문제: 조직은 자동화를 통해 새로운 규정의 등장에 따라 신속하게 적응할 수 있습니다.

비용 절감을 통해 RPA의 가치를 완전히 입증하는 것에는 한계가 있습니다. 비용 절감으로 RPA를 측정하면 다른 비즈니스 목표가 우선순위가 높은 경우 효율성이 낮아 보이게 되죠.

 

 

네 번째 전략: 사업 성과 우선순위

 

업무 자동화로 비교적 쉽게 결실을 맺었지만, 그 다음 단계로 큰 잠재력을 가진 동시에 가장 복잡한 프로세스를 자동화하고자 한다면, 어떻게 해결해야 할까요?

 

개념에서 증명한 것은 즉각적이고 중요한 ROI를 생성할 수 있지만, 가장 큰 영향은 조직의 가장 복잡한 프로세스에서 발생합니다. 그러나 이러한 성공이 즉각적으로 나타나진 않죠. 자동화 운영 모델에는 비즈니스 성과를 우선시하는 네 번째 전략인 흡수의 과정이 필요합니다.

자동화 운영 모델이 확산하기 위해선 복잡한 프로세스를 분해하고, 업무를 비즈니스 성과에 연결하며, 로봇이 어디에 도움을 줄 수 있는지 알아내는 절차가 있어야 합니다.

 

복잡한 프로세스에서 문제 발굴해 궁극적으로 솔루션을 만드는 능력은 고립된 배치와 정상적인 파이프라인을 분리하는 것입니다.

가장 효과적인 흡수의 과정은 이러한 복잡한 프로세스를 끝까지 평가하지만, 최상위 수준에서 시작합니다. 프로세스와 관련된 모든 업무의 ​​목표를 파악한 다음 해당 워크플로우 아래의 프로세스를 살펴보시죠. 어떻게 향상할 수 있을까요? 무엇을 자동화 할 수 있고, 어떻게 최상의 가치를 얻을 수 있을까요?

 

비즈니스 성과를 지원하는 워크플로우에 집중함으로써 자동화 이니셔티브를 전략적 목표와 일치시키세요. 원하는 비즈니스 결과를 파악하고, 이를 지원하는 프로세스 및 업무로 복귀한 다음 자동화가 어디에 도움을 줄 수 있는지 확인해 보세요.

 

 

다섯 번째 전략: IT 자동화 준비

 

RPA가 처음 등장했을 때, 주로 도입한 주체는 기업들이었는데요. 그러다 보니 자연스럽게, 영업사원들도 주로 비즈니스 사용자들을 대상으로 영업을 펼치게 되었습니다. 물론 이것이 잘못된 것은 아니지만, 그들이 중요한 타깃을 놓쳤다는 사실은 분명합니다. 바로 IT 팀입니다.

 

RPA 도입을 회사 전체로 확산하기 위해서는 IT 부서의 지원이 없어서는 안됩니다. IT 팀이 관여해야만 RPA를 확산시킬 수 있고, 확산된 RPA 소프트웨어를 기획, 구축 및 유지∙관리할 수 있는 것도 그들이기 때문이죠.

 

IT팀을 초기에 포섭해야만 조직 전체의 RPA를 완전히 통합할 수 있습니다.

 

IT 팀과 협력하지 않는 이상 조직 내 RPA 배포와 확산은 제한될 수밖에 없는데요. 로봇 구축을 담당하는 IT 팀이 없다면, 아무리 좋은 자동화 비전과 계획들을 가지고 있어도 실천으로 옮길 수 없기 때문입니다. 그들이 없다면 모든 것은 상상에 그칠 수밖에 없습니다.

 

IT 부서를 초기에 포함시켜야만 조직에서 사용 중인 모든 RPA의 완전한 통합이 가능한데요. 그래야만 로봇들의 배치를 모니터링하고, 문제 상황이 발생했을 때를 대비하고, 주변 환경과의 통합을 보장할 수 있기 때문입니다.


다섯 번째 전략은 여러분이 IT 관점에서 생각할 필요성이 있음을 시사하는데요. 초반에 IT 관련 준비가 부족하면, 훗날 자동화하는 과정에 차질이 생길 확률이 높습니다. IT 팀의 도움을 받지 못한다면, 로봇을 구축하기 전에 몇 달을 기다려야 하는 사태가 발생할 수도 있죠.

 

IT 팀을 사전에 포섭하세요!

그리고 그들을 조직의 자동화 여정에 정기적으로 그리고 깊숙이 참여시키세요.

 

 

여섯 번째 전략: 제어 프레임워크 마련

 

구축 직전 자동화 과정이 중단되는 사태는 RPA를 확산하려는 팀이 가장 일반적으로 직면하는 상황 중 하나입니다. 동시에 매우 큰 손해를 가져다 주는 상황이기도 한데요. IT 팀이 준비되어 있지 않아 발생할 수도 있지만. 제어 프레임워크가 마련되어 있지 않을 때에도 발생하곤 합니다-여러분들이 이러한 상황을 대비하실 수 있도록 여섯 번째 기둥을 준비했습니다.

 

자동화에 대한 명확한 규제 지침이 없더라도, 구성된 자동화 운영 모델은 내부 및 외부 감사자들을 만족시킬 수 있어야 합니다. 만약 초반에 내부 감사 및 위기관리 팀의 지원을 못 받으면 이후에 배포 확장 단계에서 문제가 발생할 수 있습니다.

 

여섯 번째 기둥의 성공 비결은 자동화하려는 프로세스와 잘 부합하는 제어 프레임워크를 적용하는 것입니다.

 

데이터 보호 규정, 건강 보험, 노동법 등 세상에는 다양한 규제들이 존재하는데요. 산업 및 비즈니스에 따라 규제 환경이 다르기 때문에 조직마다 적용 받는 프레임워크에 차이가 있습니다. 물론, 전 산업이 공통적으로 해당하는 표준 규제 프레임워크는 예방 모니터링에 중점을 두고 있기 때문에 모든 조직은 공통적으로 예방 모니터링 프레임워크의 요구 사항들을 고려해야 합니다.

 

자동화가 도입되면 감사자의 역할이 이전과 달라질 수 있다는 점도 유념해야 하는데요. 감사자들 간 업무 분리 유지가 어려워지면서 책임의 주체를 분간하기 어려워질 수 있습니다.

 

 

일곱 번째 전략: 시티즌 디벨로퍼 및 어텐디드 로봇 활용

 

자동화 운영 모델 구축, 경영진의 지속적인 지원을 확보, 프로세스 수행 법 학습, 재무 투자의 필요성 입증. 위 단계들을 모두 완수하였나요? 완수하셨다면 이번 단계에서는 시티즌 디벨로퍼(시민 개발자*)들을 양성하고, 어텐디드 로봇 전략을 개발해야 합니다.

*시민 개발자는 전문 개발자는 아니지만, 기업/통합 시스템 혹은 구조를 통해 새로운 응용 프로그램을 만드는 개발자 및 사용자를 의미합니다.


여러분의 미래는 일곱 번째 전략에 달려있습니다. 기업들은 크고 작은 기회들을 포착하고 각 시점에서 요구되는 어텐디드 로봇 전략을 효과적으로 세울 수 있는 시민 개발자들을 동원해야 합니다.

 

초반에는 RPA가 특정 프로세스들에 적용하기 부적합해 보일 수도 있습니다. 하지만 어텐디드 로봇과 인력을 잘 조합하여 활용하면 프로세스를 크게 개선할 수 있습니다.

 

어텐디드 로봇은 백 오피스를 넘어 프런트 오피스까지도 자동화할 수 있습니다. 그리고 언어텐디드 로봇이 놓칠 수 있는 틈새를 채워 주기도 하죠.

 

일곱 번째 전략을 개발하기에 앞서, 세 번째 전략과 네 번째 전략을 확실히 구축하여 복잡한 프로세스를 해결하고 가치 창출 인자를 생성하는 능력을 길러야 하는데요. 이 능력을 활용해 문제 극복 절차를 구축할 수 있으면 자동화시킬 수 있는 범위가 넓어집니다.

 

초반에는 RPA가 특정 프로세스들에 적용하기 부적합해 보일 수도 있습니다. 하지만 어텐디드 로봇과 인력을 잘 조합하여 활용하면 프로세스를 크게 개선할 수 있습니다. 어텐디드 자동화를 활용하면 창의적이고 생산적인 업무 그리고 반복적이고 지루한 업무, 두 성격의 업무의 비율이 각 단계마다 다른 복잡하고 역동적인 프로세스에도 로봇을 포함시킬 수 있습니다.

어텐디드 로봇이 할 수 있는 일에는 어떤 것이 있을까요? 어텐디드 로봇은 재무보고 프로세스에 필요한 반복적인 데이터 입력을 대신할 수 있습니다. 이외에도 어텐디드 로봇은 직원과 언어텐디드 로봇 사이에서 업무요청과 처리결과를 서로에게 전달하고 고객센터 직원들과 협력하여 고객 상담에 필요한 정보를 수집하기도 합니다.

 

창의성 덕분에 자동화 가능한 프로세스에 대한 시나리오를 짜고, 실행할 수 있지만, 한편으로 창의성이 이러한 실사례를 만드는 것을 제한하기도 합니다. RPA가 사람만이 할 수 있는 창의적인 생각을 대신해줄 수 없기 때문이죠.

격리된 RPA 팀은 다른 프로세스들로부터 너무 멀리 떨어져 있어 조직에 속한 직원들이 어떤 작업을 하는지 파악하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이 어려움을 해결해줄 수 있는 존재가 바로 시민 개발자들인데요. 조직은 이들을 활용하여 RPA 팀과 조직 간의 간극을 찾고 해결함으로써, 내부 조직원들이 놓칠 수 있는 틈새들, 즉 롱테일 영역까지 자동화할 수 있게 도움을 줍니다.

 

시민 개발자의 관여 여부와 관계없이, 어텐디드 전략은 관리 체제가 필요합니다. 관리 체제는 새로 개발된 로봇들이 조직의 장기전략과 맥락을 같이하고, 안전한 절차를 따르도록 통제하는 역할을 하는데요. 환경 전체, 즉 발생할 수 있는 경우를 모두 통제할 수 있는 관리 체제를 설계해야만 사용자들도 확실히 교육을 받고, 기록 시스템도 안정적으로 운영될 수 있습니다.

 

성장으로 가는 길

 

기반을 다지고, 성장과정에 있는 어려움을 극복하고 마지막으로 성장하기까지의 전 프로세스를 다루고 있는 일곱 개의 기둥은 서로 연결되어 있습니다. 하지만 성장을 도모하기 전, 1번과 2번 기둥에서 제시하듯이 조직은 기본적으로 운영에 필요한 비전과 자동화 운영 모델을 갖추고 있어야 합니다. , RPA를 어느 수준까지 확산하기 전에, 기반이 되는 기둥들을 확실하게 세워야 하는 것이죠.

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번부터 6번까지 네 개의 기둥들은 RPA 팀이 성장하는데 있어 일반적으로 겪는 문제들을 극복하는 방법을 제시합니다. 문제는 지역과 산업에 따라 다양한 시점에서 발생할 수 있기 때문에, 각각의 전략을 언제 실행하는 것이 최선인지 잘 결정해야 합니다.

 

그리고 마지막 일곱 번째 전략은 성장으로 가는 길입니다. 더 크고 창의적인 일을 하고, 수천까지는 아니더라도 수백 명의 사용자들이 어텐디드 로봇을 활용하여 자동화할 수 있는 방법을 고안하는 데 도움을 줄 수 있는 렌즈와도 같죠.

 

‘7가지 전략 모델은 이미 검증을 거쳤습니다. UiPath는 이 모델을 시장에서 반복적으로 구현함으로써 효과가 있음을 증명했죠. 여러분의 여정은 여러분의 선택이지만, 이 모델을 가이드로 사용하면 더 빠르고, 더 우수하고, 더 지속 가능한 성장이 가능합니다.

 

위 글은 UiPath(유아이패스) 전문 서비스 부문 글로벌 부사장 톰 톨론(Tom Torlone)이 FORWARD III에서 발표한 내용을 정리한 글입니다. FORWARD III 이벤트 팩을 신청하시면 해당 프레젠테이션의 녹음파일과 슬라이드뿐만 아니라 추가 슬라이드도 무료로 이메일로 받아보실 수 있습니다.

 

 

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by UiPath Korea

TOPICS: RPA Story, 로보틱프로세스자동화, 자동화, 로봇프로세스자동화, 사무자동화, 유아이패스, 업무효율성, RPA확산, 자동화모델

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