財務会計処理にもたらすRPA効果

構造化されていない請求書をAI/コグニションで自動化

このお客様は、企業のERPシステムに互換性のない状態で届く毎月5000通以上もの請求書を外注していました。固有IDが割り当てられたこれらの請求書は、手作業のインデックス作成と転記のためBPOプロバイダーに委任されていました。実行可能なソリューションでしたが、経費、正確性、また拡張性の向上においては限界がありました。

UiPath Orchestratorには請求書を抽出してそれを処理の待ち行列に入れるロボットがあります。コグニティブ技術がそれぞれの非構造化データを保存し、そのデータをERP請求書テンプレートにまとめて、ロボットがそれをERP検証処理に通します。検証された請求書はインデックスが付けられ、処理の待ち行列に入れられます。そしてロボットによりERPシステムに転記され、アーカイブのため顧客に送信されます。検証に失敗した請求書は、例外処理のため顧客に返却されます。

AI/コグニティブとRPA技術を自動化ソリューションに融合することで、このお客様は遥かに高い正確性と拡張性を得られただけでなく、サイクルタイムの速度が3倍となり、50%以上もの経費削減を実現することもできました。

RPAで売掛金を現金に変換

回収不能な請求書の増加レベルを調査したメーカーは、簡単なソリューションでは解決できない相互に関連した問題をいくつか発見しました。その問題をERP統合プロジェクトで解決する方法は現実的ではなく、プロセスのリエンジニアリングにかかる経費もほぼ同様に高価で、リスキーでもありました。

請求書の問題の多くは、ウェブ支払いポータルサイトを使用していた小規模企業と関係していました。小規模企業は成長に大きく貢献していたため、看過することはできません。しかし、請求書と付属書類のポータルサイトへの転記は手作業で行われていたため、多大なる時間がかかっていました。その上、付属書類に間違いがあった場合は、請求書の処理を停止しなければなりませんでした。複数のレガシーシステムは調査における障害となり、エラーが多発し、多くの時間を費やす結果となりました。停止された請求書におけるこれといった対応もなく、企業はたびたび、請求書の大部分あるいは請求書全体を切り捨てるしかありませんでした。

そして今、会社には全顧客の支払ポータルサイトが入ったRPAインターフェースがあり、ERPとレガシーシステムの簡単な統合が可能となりました。これにより、同じデータの複数のキーイング、切り取りと貼り付け、また手作業で付属書類を請求書に添付する作業が完全になくなりました。RPAソリューションは請求書を自動的に抽出し、必要な請求書類を添付し、この情報を顧客のポータルサイトにアップロードすることを数秒、もしくは数分で実行します。数日、数週間ではありません。導入した企業は、その新しいOrder to Cashシステムによって、年間数十万ドルものコストが削減できたと考えています。

SAPとレガシーシステムのギャップを解消

このお客様は、レガシーシステムからの請求書を毎日2000通受け取っており、それらをSAPシステムへ入力する前に妥当性の検証を行わなければなりませんでした。これらのレガシー技術とSAPシステムの統合には桁違いの費用がかかってしまうため、この業務はBPOプロバイダーに外注されました。RPAのことを耳にしたお客様は、請求書の数が急増した際、ロボットがさらなる経費削減とより高い拡張性を実現できるのか確かめるため、UiPathにコンタクトを取られました。

UiPathソリューションは、お客様の買掛金プロセスからほぼ完全に手作業を排除し、SAPシステムを最大限に活用できるようになりました。ロボットはこれらの請求書をメールボックスから抽出して処理の待ち行列に入れ、請求書をSAPに登録し、インデックスを付けます。インデックスが付けられたら、ロボットは請求書をレガシーシステムに照らし合わせることで、必要となる検証を実施します。最後に、ビジネスルールがロボットに請求書を転記、保留、あるいはブロックするよう伝えます。この一覧の処理の正確性は95%以上、 サイクルタイムの速さは3倍から4倍、また経費削減率は70%以上となっています。