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10 September 2019

RPA를 통한 인보이스 처리 자동화 사례

10 September 2019

RPA를 통한 인보이스 처리 자동화 사례

기술 서비스 회사인 애버딘 그룹(Aberdeen Group)의 연구 보고에 따르면, 기업들이 영수증을 발행 한 후 지불 승인을 받아 인보이스를 처리하는 데 4.1일에서 16.3일이 소요된다고 합니다. 이는 단순히 시간의 문제가 아니라, 직원들이 수작업으로 처리하는 경우 인보이스 하나하나를 일일이 수동으로 처리해야 하기 때문에 회사나 직원들에게 여파가 있을 수밖에는 없습니다.

 

실제로 Cannon Business Process Services의 조사에 따르면 인보이스 처리 중 절반 이상이 최소 76-100%의 수동 입력이 필요하다고 하는데요.

 

이 수치는 디지털화와 자동화가 증가하고 있는 이 시대에, 기업이 재무 및 회계 부서의 효율성을 충분히 높일 수 있는 데도 불구하고 안타깝게도 그 가능성을 놓치고 있다는 것을 여실히 보여줍니다. 수작업의 비율이 높다는 것은 중앙 관리나 표준화된 인보이스 관리가 부족하다는 점에서 상당히 비효율적입니다. 또한 비효율에서 그치는 것이 아니라, 이것은 곧 수작업에서 놓치는 바람에 미납된 인보이스로 연체료가 발생하고 불필요한 인건비로 이어지거나, 그보다 더 큰 비용이 발생할 가능성이 있다는 것을 뜻하기도 하죠.

 

 

인보이스 처리를 통해 보는 ‘오토메이션/자동화’의 잠재력

재무 프로세스는 회사 업무 전반에 걸쳐 매우 중대한 영역입니다. 그렇기 때문에 인보이스 처리와 같이 지불과 관련된 능력에 대해 ‘RPA가 제대로 기능할 수 있을지, 성공률은 어떤 지재차 의문을 가질 수밖에 없는데요.

 

인보이스 처리 과정이 생각보다는 꽤 손이 많이 가고 복잡하기 때문이기도 합니다. 예를 들어, 회사가 공급 업체로부터 수령하는 인보이스가 종이 사본, Word 문서, PDF 전자 메일 첨부 파일 또는 팩스와 같이 제 각각의 형태로 도착했을 때, 회사의 재무 팀은 이런 다양한 인보이스 형태 내 데이터를 자사에 맞는 데이터베이스로 변환해야 합니다. 혹 수동으로 전송하는 과정에서 데이터가 불일치한 경우, 이 또한 책임지고 처리해야 하는 것이죠.

 

처리하는 포맷과 방식이 건건이 다르기 때문에 매번 동일한 방식으로 인보이스를 처리하기 어려워지고, 결과적으로는 회사 직원이 수동으로 인보이스를 처리하는 것입니다. 인보이스의 데이터는 일반적으로 구조화되지 않았기 때문에 이렇게 수동적으로 일일이 전송하는 프로세스는 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.

 

다시 한 번 잘 생각해봅시다. 이것은 반드시 수동으로 처리해야 하는 업무일까요? 그렇지 않습니다. 

 

 

UiPath를 사용한 인보이스 처리

RPA는 다양한 재무 및 회계 업무에 적용될 수 있지만, 그 중에서도 인보이스 처리는 업무 효율성을 높일 수 있는 RPA의 기술 잠재력을 보여주는 대표적인 예라고 할 수 있습니다.

 

RPA 소프트웨어 로봇은 데이터 입력, 오류 조정과 같이 인보이스 처리시 재무 담당자가 요구하는 의사 결정 일부를 자동화할 수 있습니다. 동시에 이러한 프로세스에서 오류를 제한하고 예외적인 수동 처리가 필요한 부분을 줄일 수 있습니다.

 

그럼, 아래에서 유아이패스의 엔터프라이즈 RPA 플랫폼을 사용하여 인보이스를 단 몇 분 만에 처리하는 방법을 살펴 보겠습니다!

 

인보이스 영수증

유아이패스의 RPA 소프트웨어 로봇은 직원(또는 다른 소프트웨어 로봇)이 인보이스를 PDF형식으로 저장하는 전용 폴더를 지속적으로 모니터링할 수 있습니다. 로봇이 폴더에 인보이스의 존재를 감지하면 문서에서 정보를 추출하기 시작합니다.

 

정보 추출 및 전송

소프트웨어 로봇은 인텔리전트 OCR 및 자연 언어 처리 기능을 사용하여 인보이스에 표시되는 정보를 읽을 수 있습니다. 로봇은 각 인보이스에서 주요 정보를 추출한 후, 자격 증명을 통해 회사의 데이터베이스 또는 전사적 자원 계획 시스템을 엽니다(이미 열려 있지 않은 경우에 해당). 그런 다음, 로봇은 관련 정보를 통해 인보이스를 하나씩 처리하기 시작합니다.

 

이메일 알림

인보이스를 성공적으로 등록한 후 소프트웨어 로봇은 해당 직원 또는 공급 업체에게 이메일로 게시 알림을 보낼 수 있는데요. 불상사를 대비하기 위해 예외 상황이 발생할 시 책임자에게도 이메일이 전송됩니다.

 

기타 백그라운드 작업

이 전체 과정에서 소프트웨어 로봇은 전용 인보이스 폴더 또는 이메일 주소를 모니터링하고, 회사의 데이터베이스가 열려 있는지 확인하기 위한 기본 점검을 하고, 인보이스의 공급 업체 정보가 이미 데이터베이스에 있는 것과 일치하는지 여부를 확인하는 것(: 부가가치세 번호) 등의 백그라운드 작업도 실행합니다.

 

▲영상으로 유아이패스 인보이스 처리 데모 보기

 

 

신속하고 측정 가능한 결과

다음으로는, 기업들이 유아이패스의 엔터프라이즈 RPA 플랫폼을 활용하여 인보이스 처리 과정에서 비용을 절감하고 동시에 효율성과 정확성을 높였던 사례를 살펴보겠습니다.

 

 

Citrix의 자동화를 위해 유아이패스를 사용한 글로벌 BPO 공급 업체

한 글로벌 BPO 공급 업체는 유아이패스를 사용하여 여러 클라이언트의 인보이스 처리 과정에서 전송 작업을 확 줄였습니다. 이 작업을 하기 위해서, 원격 가상 환경(Citrix 기술)을 통해 ERP 시스템에 액세스를 해야 했는데요.

 

Citrix와 같은 가장 어려운 시나리오에서도 화면 요소를 정밀하게 인식하고, 원활한 자동화를 구현할 수 있는 유아이패스의 기능을 통해 BPO는 평균처리시간(Average Handling Time, AHT) 10분에서 3분으로 줄임으로써 전달 작업을 총 70%까지 줄일 수 있었습니다.

 

 

인텔리전트 OCR을 사용하여 구조화되지 않은 형태로 인보이스를 처리하는 유럽 제약 회사

유럽의 한 제약 회사는 매월 1800개의 인보이스를 처리하기 위해 3명의 FTE(Full Time Equivalent)를 사용하고 있었습니다. , 데스크톱에는 MS Office와 이메일을 포함한 네 가지 응용 프로그램이 있었고, 대부분의 인보이스는 여전히 종이 형태였는데요.

 

유아이패스 로봇은 인텔리전트 OCR을 사용하여 구조화 및 반 구조화 된 데이터를 추출하고 PO 번호, 항목 수, PO 및 제품에 대한 항목 당 비용을 받는 등 필요한 모든 검증을 수행했습니다.

 

그 결과, 이 회사는 처리 시간을 90%까지 단축하고 수동 작업을 10%로 제한하면서 오류율을 0%로 줄일 수 있었으며, 불과 2개월 만에 투자수익률(Return On Investment, ROI)를 달성했습니다.

 

 

고객 불만 감소 및 공급 업체 만족도 향상

글로벌 자산 보험사의 클레임 유닛은 합의된 서비스 수준 계약(Service Level Agreements, SLA) 내에서 공급업체 지급을 공개하는 데 어려움을 겪고 있었습니다. 이 프로세스는 듀얼 쇼어(Dual-shore) 환경에서 운영되었고, 이로 인해 운영 환경이 복잡해지는 문제가 발생했는데요. 고객은 이 프로세스가 공급업체의 소모와 고객 불만족의 주요 원인이라고 판단했습니다.

 

하지만, 이 회사는 유아이패스 로봇 도입 후 자동화를 통해 공급업체 인보이스를 수신하였고, 전체 프로세스는 자동으로 실행되었습니다. 유아이패스 로봇은 송장의 각 라인 항목에 대해 클레임의 적격성을 검증했으며, 인보이스의 각 라인 항목은 미리 정의된 유효성 검사 프로세스에 대해 감사했습니다. 예외적인 내용은 자동으로 경로에 지정되고, 부분 지급금 지불 및 공급 업체에 통지서가 전달되었으며, 승인을 받으면 잔금도 함께 지급되었습니다.

 

결과적으로, 이 회사는 생산성을 70% 향상시키고 사이클의 시간을 줄이며 의사 소통을 개선함으로써 고객 불만을 줄이고 공급 업체의 만족도를 높였습니다. 뿐만 아니라 총 운영 비용은 50%이상 절감되었습니다.

 

인보이스 처리 업무에 RPA를 도입한 후, 업무 처리 시간을 감소시켜 직원들의 만족감을 높이고, 투자수익률까지 증대시킨 실제 기업들의 사례를 살펴보니 어떠신가요?

 

국내 기업들의 인보이스 처리에도 RPA 도입이 큰 도움을 줄 수 있을 것으로 기대가 되는데요. 인보이스 처리 외 업무 영역에서 RPA를 적용하여 업무의 효율성을 높은 기업의 사례를 아래 포스트로 이어서 확인해보세요!

 

▶'RPA를 통해 HR 업무 프로세스를 자동화한 기업 사례' 보러 가기

 

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by UiPath Korea

TOPICS: RPA Story, 로보틱프로세스자동화, 자동화, 로봇프로세스자동화, 사무자동화, 유아이패스

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