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RPA solutions for Accounts Payable

Streamline Accounts Payable with an integrated RPA solution

효율적인 AP(Account Payable)를 통한 성공 가속화

AP(Account Payable) 프로세스를 최적화하는 것은 많은 기업에서 뜻대로 되지 않는 어려운 일입니다. 프로세스 재설계와 ERP, OCR, EDI 문서 관리 및 전자 인보이스 기술 사용과 같은 노력에도 불구하고 근본적인 문제가 남아 있습니다. 많은 조직은 단순히 AP 업무를 아웃소싱하여 인건비 차익을 통해 비용을 절감하는 방안을 택했습니다.

효율적이고 오류 없는 AP를 위해 해결해야 할 당면 과제

표준화되지 않은 인보이스

미국 내에서 그렇듯이 대부분 인보이스가 종이 문서, 팩스 문서 또는 PDF 이메일 첨부로 수신되고 통일되지 않아 수작업 처리가 번거롭습니다. 승인된 벤더가 보낸 것인지, PO가 ERP 시스템과 일치하는지 등을 AP 담당자가 일일이 확인해야 합니다.

비정형 데이터

또한 AP 담당자는 다양한 인보이스 형식의 데이터를 회사의 표준 형식으로 수동으로 변환해야 합니다. 이러한 반복적인 작업은 느리고 오류가 자주 발생합니다. 간단한 AP 작업으로 보인 일들이 복잡하고 비효율적인 프로세스로 판명되는 경우가 많습니다. AP 작업을 최적화하면 조직과 재정에 큰 보탬이 될 수 있습니다.

불일치 사항 및 승인

수작업 프로세스에는 불일치 사항을 해결하는 것이 포함됩니다. 예를 들어 PO에 B/L(Bill of Lading)이 있고 인보이스가 PO와 일치해야 합니다. 또한 승인을 위해 필요한 문서를 취합하여 대기열에 배치하고 지급 허가를 받아야 합니다.

수작업 처리가 필요한 연간 인보이스 비율

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로봇을 통한 자동화, 데이터 정형화, 디지털화

AP 자동화를 위해서는 한 가지 재정적인 장애 요소를 해결해야 하며, 3가지 기술적 조치를 취해야 합니다. 재정적 장애 요소는 ROI입니다. AP 영역은 규모가 매우 작아 대규모 소프트웨어 투자를 정당화하기 힘듭니다.
기술적 조치는 다음과 같습니다.
 
1단계: 자동화
AP 담당자의 수작업을 소프트웨어 로봇으로 대체해야 합니다.

2단계: 데이터 정형화
유입되는 비정형 데이터를 신속히 정형 데이터로 변환해야 합니다.

3단계: 디지털화
보고, 분석 및 의사 결정을 지원하는 직원, 공급업체 및 타사 간에 고도로 자동화된 정형 데이터 흐름을 정립해야 합니다.
 
 
By taking these 3 steps, a scope of AP work (equivalent to that typically covered by a “Receipt to ERP” BPO outsourcing contract) will be transformed. A company's ERP system seamlessly integrates with automated activity outcomes and data. Furthermore, new capabilities, such as payment reviews and authorizations via mobile devices, will become possible. These 3 steps also provide a solid automation foundation for organizations with a highly manual procure-to-pay process (P2P) cycle, enabling them to reduce costs, improve performance, achieve regulatory compliance and gain real-time visibility into payables status.

UiPath AP(Accounts Payable) 자동화 솔루션

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자동화된 데이터 캡처 및 데이터 입력

스캔 디바이스(종이 인보이스의 경우) 또는 전자 파일(PDF 또는 이메일 인보이스의 경우)에서 OCR 기술을 사용하여 95%가 넘는 문자 수준의 정확도로 인보이스 캡처가 처리됩니다. 모든 문서 작업이 아카이빙된 로그 파일에 저장되어 규정 준수를 위한 감사와 보고에 활용할 수 있습니다.

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고도로 구성 가능한 워크플로우 자동화 규칙

AP 자동화 솔루션은 고도로 구성 가능한 워크플로우 규칙을 통해 복잡한 P2P 프로세스 이면의 비즈니스 로직을 해결합니다. 이를 통해 2~3가지 문서 대조, ERP 시스템 조정, PO가 없는 인보이스 같은 특수 항목의 분기 흐름에 대한 간편하면서 효과적이고 완벽한 자동화를 구현할 수 있습니다.

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승인 및 예외 해결

AP 솔루션에서는 규칙 기반의 자동 승인 워크플로우 조건을 통해 특정 승인 상황으로 사람의 개입을 제한함으로써 승인 작업이 효율화됩니다. 자동화 워크플로우 조건에 맞지 않는 데이터가 있으면 예외가 트리거되어 전달, 일치 및 회람 절차를 거칩니다. UiPath는 예외를 식별하여 적절한 기술을 갖춘 담당자에게 에스컬레이션하도록 적절히 정의된 재배분 규칙을 따라 예외 해결 작업을 최소화합니다. 또한 실시간 모니터링을 통해 예외 사항을 플래깅하여 규칙을 검토하고 부정 행위를 탐지할 수 있도록 지원합니다.

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규정 준수 및 거버넌스

UiPath AP 자동화 솔루션에는 권한이 부여된 역할과 업무 분리 같은 규정 준수 및 거버넌스 제어 조치가 기본으로 포함되어 있습니다. 아울러 모든 자동화 활동의 세부 정보를 문서화한 아카이빙된 로그 파일을 통해 규정 준수 감사로 인한 비용과 업무 영향을 최소화합니다.

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뛰어난 유연성 및 대응 능력

UiPath AP 솔루션은 뛰어난 유연성과 대응 능력을 제공합니다. 성능이나 정확성을 저하하지 않고 성장, 인수 또는 합병으로 인한 트랜잭션 규모 변화에 손쉽게 대응할 수 있습니다. 실시간 성능 모니터링 및 문서화를 통해 새로운 분석 또는 예측 기능에 대한 요구 사항을 수월하게 충족할 수 있습니다.

성공적인 여정을 위해서는 완벽하게 준비하는 것이 핵심입니다.


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성공 사례

주요 자동차 제조업체에서는 자동화가 인건비 절감보다는 품질 개선과 데이터 및 분석을 통한 통찰력 확보 측면에서 더 의의가 있는 것으로 입증되었습니다.

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