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21 January 2019

Robots logiciels :
5 cas pratiques pour les ressources humaines

21 January 2019

Robots logiciels :
5 cas pratiques pour les ressources humaines

Paris 21 janvier 2019 UiPath l’un des leaders de la RPA (« Robotic Process Automation »), dévoile 5 exemples d’utilisation de robots logiciels dans les ressources humaines.

 

Face à la mondialisation croissante des activités, les fournisseurs de services de ressources humaines ont du mal à faire face à une expansion rapide, à gérer les préoccupations globales et locales de leurs clients et à garantir l'efficacité de leurs processus internes et leur rentabilité.

 

De nombreuses entreprises utilisent encore la méthode manuelle copier / coller pour traiter les documents et les enregistrements. Cela est non seulement chronophage et monotone pour les employés, mais coûteux et source d’erreurs pour les entreprises elles-mêmes. Avec l’utilisation d’une plate-forme RPA telle que UiPath, les fournisseurs de services RH peuvent mettre en œuvre une automatisation de leurs processus rapide. Les clients UiPath constatent souvent un retour sur investissement moins de six mois après leur mise en œuvre.

 

Voici cinq façons dont les robots UiPath ont contribué à rendre les fournisseurs de services de ressources humaines plus efficaces :

 

  • Automatisation du traitement des factures
  • Rationalisation des feuilles de temps et réservations
  • Automatisation de la création d’arrêts de travail
  • Création plus efficace de rapports dans le portail Web SAP
  • Automatisation des variations de la paie

 

1. Automatisation du traitement des factures

 

Toute entreprise repose sur un système complexe de traitement des factures. L’impact financier et logistique du processus a une incidence importante sur le résultat net de l’entreprise bien que les factures soient conformes et envoyées en temps voulu.

 

Selon le rapport 2017 de Certify sur les processus de facturation, seulement 7% des entreprises utilisent une solution de facturation automatisée, 15% utilisent encore des processus papier et 46% utilisent un logiciel de gestion.

 

Pour les entreprises qui reçoivent leurs factures et leurs documents connexes par voie électronique - environ 44% des entreprises - l'un des processus les plus fastidieux est l'exportation et le traitement des documents.

 

Un fournisseur de services RH allemand a choisi la plate-forme RPA de UiPath pour rationaliser le traitement des factures. La société avait un processus de back-office surchargé qui traitait 100 facturations par mois à une moyenne de cinq minutes par pièce.

 

Quatre départements travaillaient avec deux applications (un portail interne et SAP) sur le Web et sur leur desktop pour les traiter. Des règles prédéfinies structuraient le processus et affichaient un taux d'exception de 15%. En utilisant la solution RPA de UiPath, l'entreprise a été en mesure de réduire de 70% l'effort global requis par le processus et de 10% l'effort manuel.

 

En l'espace de quatre semaines, le robot UiPath gérait la création en masse de factures avec les données provenant de SAP. Il chargeait ensuite les factures sur un portail d'approvisionnement et saisissait les données dans les champs appropriés.

 

Le retour sur investissement du travail automatisé

La mise en œuvre réussie du robot UiPath lui a permis d'établir un lien entre le système SAP et le Web.

 

L'automatisation de ces processus a eu pour résultat :

 

  • Automatisation des opérations à 70%
  • ROI en trois mois
  • Un taux d'erreur de 0%
  • Réduction de l'effort manuel à 10%
  • Réduction du temps de traitement de 75%
  • 60% d'économies

 

2. Rationalisation des feuilles de temps et réservations

 

Le traitement et l’enregistrement comptable des pièces justificatives sont très importants pour les fournisseurs de services des ressources humaines. Le processus de collecte et de tri des documents et feuilles de temps peut prendre un temps manuel considérable et donner lieu à un taux élevé d'exceptions et d'erreurs lorsqu'il est effectué sans automatisation.

 

Pour de nombreuses entreprises, deux des principales pressions exercées sur leurs processus sont un coût élevé associé à la facturation et comptabilité, ainsi que des pourcentages d'exception plus élevés. Selon le rapport 2017 de Certify, plus d'un tiers des entreprises considère les délais de traitement plus rapides comme un facteur clé de motivation et un quart d’entre elles pensent pouvoir gérer des volumes encore plus importants.

 

Un prestataire de services RH allemand devait automatiser un processus back-office gérant 2 000 enregistrements d’affectations par mois. Quatre départements utilisaient deux applications Web et desktop pour le gérer, alimenté des règles et des conditions prédéterminées. Le processus comportait un taux d'exceptions de 15%.

 

Avec un temps de traitement moyen de 400 secondes par enregistrement, effectué par trois employés à temps plein ; il était nécessaire d'accélérer le processus et de réduire les efforts.

 

Ils se sont donc tournés vers la plate-forme RPA de UiPath, développant un robot logiciel pour faire communiquer SAP et une interface Web entraînant une réduction spectaculaire de 70% de l'effort et un taux d'erreur de 0% dans le traitement.

 

Le retour sur investissement du travail automatisé :

En quatre semaines, la société a été en mesure d’automatiser le traitement des documents relatifs aux feuilles de temps et aux justificatifs de réservation dans leurs systèmes Web et SAP.

 

Cette automatisation a eu pour résultat :

 

  • Automatisation de l'effort à 70%
  • ROI dans cinq mois
  • Un taux d'erreur de 0%
  • Une réduction de 15% de l'effort manuel
  • Une réduction de 85% du temps de traitement
  • Économies de coûts de 60%

 

3. Automatisation de la gestion des arrêts de travail

 

L'un des rôles clés des fournisseurs de services RH consiste à rassembler et à saisir les documents exigés par les employeurs auprès de leurs employés, tels que les certificats médicaux et les arrêts de travail, et à les saisir dans les systèmes SAP des clients.

 

Pour les entreprises qui offrent des congés maladie payés, la vérification de l’arrêt de travail est indispensable. Poursuivant l'automatisation des processus liés à SAP, un fournisseur de services RH allemand s'est tourné vers la plate-forme UiPath pour gérer la création de certificats pour les d'accident de travail et leur entrée dans les systèmes des clients.

 

Avant la RPA, le processus de back-office traitait un volume de 2 500 certificats par mois avec un temps de traitement moyen de quatre minutes chacun. Le processus impliquait un département utilisant des applications desktop, SAP, du papier et un flux de travail structuré. Dans l'ensemble, le processus avait un taux d'exception de 10%.

 

En l'espace de trois semaines, l'entreprise avait mis en place un robot capable d'extraire automatiquement les données dans SAP, de les insérer dans les systèmes SAP de ses clients et de les imprimer.

 

Le retour sur investissement du travail automatisé :

Le robot UiPath de la société a automatisé l'extraction des données dans son processus, l'a insérée dans le système SAP du client approprié et l'a imprimée.

 

Cette automatisation des processus a abouti à :

 

  • Une réduction de 90% de l'effort
  • ROI en six mois
  • Amélioration massive des relations clients
  • Un taux d'erreur de 0%
  • Une réduction de 5% de l'effort manuel
  • Une réduction de 80% du temps de traitement
  • Amélioration de l'efficacité des employés

 

4. Création plus efficace de rapports dans le portail Web SAP

 

Les fournisseurs de services de ressources humaines traitent une grande quantité de données pour le compte de leurs clients, des registres de paie aux feuilles de temps en passant par les les congés maladie. Il va donc de soi que le fait de pouvoir rassembler et analyser le type de données qu’elles traitent le plus souvent est utile tant pour leurs clients que pour les fournisseurs.

 

Cependant, l'agrégation de ces données et l'extraction manuelle des rapports SAP peuvent être fastidieuses pour les collaborateurs. Avec la RPA, ce processus est considérablement simplifié et peut être automatiquement extrait des applications en fonction des besoins et avec un minimum d'effort de la part des employés.

 

Un fournisseur allemand de services de ressources humaines qui a eu recours à la RPA a choisi la plate-forme UiPath pour rationaliser la création de rapports dans le portail Web SAP.

 

Le processus administratif de l'entreprise traitait 50 rapports par mois à raison de 30 secondes par rapport. Le département de l’entreprise utilisait du papier et deux applications - SAP et un portail Web - pour traiter les rapports avec un ensemble structuré de règles. Le processus a un taux d'exception de 10%.

 

 

Le retour sur investissement du travail automatisé

En utilisant le robot construit sur la plate-forme UiPath, la société a été en mesure d'automatiser l'extraction et le traitement des données à partir de SAP et du portail Web.

 

Le retour sur investissement du travail automatisé

En l'espace de quatre semaines, le robot de l'entreprise gérait l'extraction des données du portail Web SAP, le préparait dans Excel et l'imprimait.

 

Cette automatisation a eu pour résultat :

 

  • Une réduction de 100% de l'effort
  • ROI en sept mois
  • Amélioration massive des relations clients
  • Un taux d'erreur de 0%
  • Effort manuel réduit à 20%
  • Une réduction de 75% du temps de traitement
  • Amélioration de l'efficacité des employés

 

5. Automatisation des variations de la paie

 

Même s'il peut sembler que les services de paie sont un processus standard et récurrent tous les mois, les variations de la paie rendent la gestion du processus fastidieuse et sujette aux erreurs.

 

Les entreprises qui sous-traitent la paie à des prestataires de services de ressources humaines leur confient la gestion précise de la paie dans le respect des réglementations gouvernementales. Cependant, le traitement manuel des variations peut entraîner des taux d'erreur et une exposition à des pénalités.

 

Compte tenu du coût élevé et du risque lié au traitement de la masse salariale et aux modifications résultant des mises à jour des enregistrements et des statuts des employés, de nombreuses sociétés de ressources humaines ont commencé à souscrire à l'automatisation afin de réduire les taux d'erreur et le temps passé.

 

Un prestataire de services de ressources humaines suisse s'est tourné vers la plate-forme RPA de UiPath pour automatiser un processus de back-office prenant en charge les modifications apportées à leur liste de paie.

 

Avant la RPA, le processus prenait 60 heures par mois et six employés à temps plein pour gérer les 100 000 événements observés chaque mois. Un certain nombre de départements étaient impliqués dans la gestion de la charge de travail avec deux applications desktop et un flux de travail structuré. Le processus présentait 10% d'exception.

 

Avec l'aide du robot UiPath, l'entreprise a pu réduire considérablement les efforts et les coûts liés au processus et mettre en œuvre l'automatisation en sept semaines.

 

Le retour sur investissement du travail automatisé :

Le robot UiPath, a géré les modifications de la paie reçues par courrier électronique des clients et les a automatiquement entrées dans le système SAP.

 

Cette automatisation a eu pour résultat :

 

  • Une réduction de 90% de l'effort
  • ROI en quatre mois
  • Un taux d'erreur de 0%
  • Un taux d'erreur de 0%
  • Temps de réponse client plus rapides
  • L'augmentation rentable de la capacité
  • Une réduction de 85% du temps de traitement
  • Une réduction de 25% de l'effort manuel

 

À propos d'UiPath

 

UiPath est le leader de l’« Automation First » - défendant l’idée d’un assistant virtuel pour chaque collaborateur, offrant une formation et une collaboration libres et ouvertes et permettant aux robots d'acquérir de nouvelles compétences grâce à l'IA et au Machine Learning.

 

UiPath s’engage dans la démocratisation de la RPA en mettant à disposition du plus grand nombre des compétences d’automatisation. Sa plate-forme de RPA a déjà permis d’automatiser des millions de tâches répétitives et chronophages pour les entreprises et les organisations gouvernementales à travers le monde, améliorant ainsi la productivité, l’expérience client et le bien-être au travail des salariés.

 

Récemment nommée au 6ème rang des entreprises où les employés sont le plus heureux par Comparably (aux États-Unis), UiPath est, aujourd’hui, l’un des éditeurs de logiciels d'entreprise à la croissance la plus rapide de l'histoire. La société bénéficie d’un financement de plus de 400 millions de dollars provenant d’Accel, de CapitalG, de Credo Ventures, du Fonds Early East’s Digital East, de Kleiner Perkins, de Seedcamp et de Sequoia.

 


by Marie-Hélène Pigis

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