La RPA, facteur de productivité dans les secteurs des Biens de Grande Consommation (CPG) et de la Distribution

La distribution et les CPG se tournent vers le RPA

Le robot physique partage déjà de manière régulière la vie des employés de nombreuses usines et des entrepôts ou points de vente de distributeurs. Mais l’automatisation peut-elle jouer un rôle encore plus marquant dans ces deux industries étroitement liées ? Les ventes en ligne devant doubler d'ici 2023 rien qu’aux États-Unis, pour passer d’environ 20 à 25 % du total du secteur de la distribution, le paysage actuel voit poindre une multitude de défis imposant la réorganisation des processus opérationnels à tous les échelons. Élévation des coûts de production, manque de fiabilité de l’approvisionnement, lenteur de la croissance du marché, commerce technologique, adoption de nouvelles technologies (depuis les plateformes de paiement jusqu’aux systèmes de gestion de paie),

disponibilité de la main-d'œuvre, tels sont les problèmes auxquels les distributeurs doivent s’attaquer sans plus tarder. Sans parler de la nécessité de privilégier une culture orientée client dans leur organisation tout entière. Entrez dans le monde de l’automatisation robotisée des processus (RPA) pour découvrir sa capacité à transformer le travail et à stimuler la productivité, à perfectionner l’expérience client et à procurer des résultats précis et fiables, quelle que soit la nature des processus (assistés ou non). Les dirigeants des industries de Biens de grande consommation en sont bien conscients : ils sont déjà 43 % à avoir fait le choix de l’automatisation pour réduire les coûts et accroître l’efficacité.

Les processus que toute entreprise a intérêt à automatiser

Services RH

Le RPA convient bien aux processus imposant la saisie et la capture de données, la mise à jour et le traitement de demandes, ainsi que l’amélioration de l’efficacité et de la rentabilité. Ces tâches représentent environ les deux tiers des processus basés sur des règles RH.

  • Gestion des données
  • Gestion de l’accueil et du départ des employés
  • Gestion de la paie
  • Conformité et reporting

Chaîne d’approvisionnement

Le RPA raccourcit la durée du cycle de traitement et augmente la vitesse, la capacité et l’efficacité d'utilisation des actifs. Elle accroît parallèlement la satisfaction des clients, des fournisseurs et des employés, tout en procurant des économies de coûts de plus de 30 %.

  • Gestion des stocks
  • Gestion des factures et des contrats
  • Gestion du fret
  • Anticipation de l’offre et de la demande
  • Traitement des retours

Services informatiques

Le RPA propose des solutions à la fois pour l'informatique d’entreprise et celle de l'utilisateur final. Environ 30 % du temps est consacré à des tâches répétitives de faible valeur.

  • Processus de l'informatique d’entreprise: serveurs, centres de données, sécurité, infrastructures
  • Informatique de l’utilisateur final: toute application employée par les utilisateurs finaux, de Citrix à Excel, en passant par le matériel et les outils collaboratifs

Finance et comptabilité

ILe RPA réduit les coûts, augmente l’efficacité et la précision, et raccourcit sensiblement la durée du cycle de traitement en faisant baisser les coûts de plus de moitié.

  • Procure to Pay
  • Order to Cash
  • Record to Report
  • Gestion des fournisseurs
  • Réclamations
  • Encaissements
  • Gestion des commandes

Les processus qu'une entreprise du secteur de la distribution et des CPG a intérêt à automatiser

Promotions

Principalement manuels et souvent basés sur des tableurs, les processus représentent ici la deuxième dépense du secteur et exigent la collecte et l’analyse de données en continu.

Le RPA présente l’avantage d’éviter les erreurs humaines et d’augmenter l’efficacité, tout en permettant de suivre et d’analyser plus rapidement et précisément l’impact des promotions.

Analyse des ventes

Caractérisé par l’analyse d’une multitude de données et l’organisation d’actions variées au quotidien, ces processus demandent beaucoup d’efforts de la part des employés dans des délais très courts.

En exerçant un contrôle complet assorti de la fourniture d’informations en temps réel, le RPA aide distributeurs et fournisseurs à effectuer une analyse plus efficace pour maximiser leurs ventes.

Planification en magasin

Il importe de mieux anticiper les attentes de la clientèle en segmentant spatialement les magasins suivant la démographie et les préférences des consommateurs.

Le RPA exploite les bases de données existantes et donne accès aux distributeurs à des informations plus précises magasin par magasin.

Introduction de nouveaux produits

La mise sur le marché de nouveaux produits et de nouvelles lignes de produits exige à la fois un investissement notable et une étroite collaboration entre plusieurs services (R&D, fabrication, marketing).

Le RPA automatise facilement les processus relatifs aux alertes et au suivi de l’avis des clients en temps réel. Les distributeurs sont ainsi en mesure de faire varier les tarifs, la production et les stocks plus rapidement.

SCÉNARIO RÉEL N°1

L'un des premiers distributeurs au monde adopte la RPA pour élargir les compétences de son personnel et offrir une meilleure expérience client

Même les plus grandes entreprises cherchent constamment à améliorer leurs opérations. Dans le cas présent, notre client était l'un des premiers acteurs mondiaux du secteur de la distribution et du commerce de gros, implanté dans plus de 25 pays et comptant plus de 2 millions d’employés à l’échelle mondiale.


Confronté à un alourdissement constant de ses processus et à un déficit de main-d'œuvre pour les prendre en charge manuellement, le distributeur a dû repenser le fonctionnement de l’ensemble de son activité dans ses moindres détails. Le RPA constituant logiquement la prochaine étape, UiPath a été sélectionné pour son aptitude à automatiser une grande variété de processus avec rapidité et simplicité dans n’importe quel environnement.



Notre collaboration avec UiPath s’est avérée « agile, très simple et réactive ».Distributeur d’envergure mondiale, présent dans plus de 25 pays et comptant plus de 2 millions d’employés


Le défi

Fiscalité, audit, RH et opérations Citrix, voilà un échantillon des domaines dans lesquels le distributeur a identifié les processus se prêtant le mieux à l’automatisation. L’un d’eux concernait le « rapport du fichier de distribution du back-office » de ses magasins brésiliens. Tous les rapports générés par plusieurs centaines de magasins la veille à la clôture étaient pris en compte pour que les gérants de magasin valident les informations de clôture de chaque registre de caisse. Un autre processus, portant sur les « factures fiscales », imposait notamment au distributeur de récupérer tous les trois mois les factures de chaque fournisseur sur leur site web. Accaparantes et sujettes à erreur, ces activités nuisaient à la productivité des employés et pénalisaient les activités davantage centrées sur le client.



La solution

Pour le « rapport du fichier de distribution du back-office », le rapport établi par chaque boutique est désormais enregistré dans son serveur FTP dédié. À cet endroit, un robot UiPath lit les données saisies depuis le terminal et rassemble l’ensemble des informations voulues. Il accède ensuite à chaque serveur FTP et télécharge le fichier, avant d’agréger tous les rapports et de les transférer dans un disque dur partagé.


Livraison de 400 robots UiPath Précision de traitement de 100 %

Dans le cas des « factures fiscales », le processus a été réorganisé en employant des robots RPA assurant la connexion automatique aux sites web des fournisseurs. Une fois connecté, le robot lit les filtres de recherche configurables, interprète le contenu des documents des disques locaux, puis fusionne les documents suivant leurs spécifications.



Des résultats impressionnants

La mise en œuvre du RPA a débouché sur des résultats immédiats. Les 400 robots déployés ont permis d’atteindre une précision de 100 %. Pour le distributeur, l'intérêt du RPA est double : continuer à améliorer son efficacité, et libérer les employés pour les affecter à des tâches critiques pour sa mission. « Agile, très simple et réactive », la collaboration avec UiPath a permis au groupe de bénéficier de la meilleure solution d’automatisation pour chaque processus sélectionné. La réactivité et l’accompagnement de l’équipe UiPath ont constitué un différenciateur clé.

SCÉNARIO RÉEL N°2

Un leader mondial du secteur des biens de consommation déploie une solution complète d’automatisation assistée et non assistée UiPath dans plusieurs lignes de services

Le défi

Le client, qui dispose d'une vaste présence à l'international, cherchait à automatiser des tâches répétitives et laborieuses pour renforcer son efficacité, sa productivité et sa précision dans différentes lignes de services : Procure to Pay (P2P), Order to Cash (O2C), Record to Analyze (R2A), gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) / gestion des appareils mobiles (MDM), et fiscalité. Le tout, en conservant les mêmes systèmes et applications afin d’éviter toute modification du déroulement des processus opérationnels.


Solution assistée et non assistée Automatisation de 62 processus

La solution

En compagnie de notre partenaire de mise en œuvre, Capgemini, un Centre d’excellence (CoE) robotique a été constitué. Après déploiement d’un Proof of Concept (PoC), le projet a été entièrement déployé en appliquant une stratégie complète d’automatisation assistée et non assistée UiPath au travail assisté par des conseillers et aux activités de back-office intensives, où le traitement Citrix représentait une composante principale.


Réduction de 60 % de la durée du cycle de traitement Facilité de déploiement et d’évolutivité

Des résultats impressionnants

Fin 2017, UiPath avait procuré des gains de productivité équivalant à 85 ETP grâce à l’automatisation de 62 activités. La durée moyenne du cycle de traitement a été réduite de 60 %, et les robots UiPath accomplissent aujourd'hui les tâches trois fois plus vite que les conseillers. La solution se distingue en outre par une grande possibilité d’évolutivité en vue de l’agrandissement de l’équipe de collaborateurs virtuels.

UiPath, gage de succès

Où qu’elles se trouvent sur le globe, l’adoption du RPA permet aux entreprises des secteurs de la distribution et des CPG de se concentrer sur leur première priorité : leurs clients. Les employés recueillent les données voulues sur les clients en l’espace de quelques secondes et livrent ainsi des services personnalisés. Comptabilité financière, mise en place d'un nouveau produit ou client, assistance à la clientèle,

gestion des recrutements et des départs, traitement de la paie, réclamations fournisseurs, reporting à la direction, maintenance des magasins, telles sont quelques-unes des activités dans lesquelles la plate-forme RPA de UiPath fait bon usage de ses pouvoirs, résultats garantis à la clé. Voici comment :

Shape 8.png
Puissance et facilité d’utilisation

La mise en œuvre d'une technologie de rupture comme le RPA exige rapidité et simplicité. La plateforme est équipée de Studio, un outil de conception aussi puissant qu'intuitif, destiné à modéliser les processus opérationnels complexes au moyen de très nombreuses matrices, de bibliothèques réutilisables, et d’enregistreurs de bureau, web et Citrix capturant chaque action de l’utilisateur à l’écran. Citrix intervenant dans les opérations courantes de la distribution en ligne, les robots UiPath pratiquent une automatisation Citrix 8 à 10 fois plus rapide que la concurrence dans les processus liés à l’optimisation des chaînes d’approvisionnement ou des cycles de vie des produits. Nos robots automatisent n'importe quel processus avec rapidité et une précision de 100 %, mais aussi les sources de données les plus diverses, issues d'applications ou du web. En plus de tout ceci, la UiPath Academy, première plateforme de formation ouverte en ligne à l’attention des utilisateurs RPA, garantit à vos employés la maîtrise rapide des notions de base permettant de collaborer avec UiPath.

Shape 9.png
Avec ou sans assistance

Du traitement des réclamations et des opérations du service clients aux processus standardisés à gros volume portant sur la facturation, la comptabilité, la gestion de l’offre ou le traitement des données, UiPath assure une automatisation, assistée ou non assistée, sur une seule et même plate-forme de RPA d’entreprise. Appliquées séparément ou associées dans une multitude de tâches de distribution, nos solutions procurent des résultats plus rapides et simplifiés avec une précision inégalée.

Shape 11.png
Évolutivité

L’évolutivité est essentielle dans les périodes de pointe. Or la souplesse d’architecture de la plateforme lui permet précisément d'exploiter l’infrastructure de n'importe quel distributeur, que ce soit sur le cloud, dans les locaux ou sur les bureaux.Orchestrator est conçu pour piloter et déployer les automatisations de manière centralisée en donnant la priorité au travail à la demande dans le but de respecter les engagements prévus dans les accords de niveau de service. Comme les distributeurs appliquent le RPA à plusieurs services, ils doivent assurer la protection de la vie privée et la sécurité entre les différents projets d’automatisation. Grâce à une fonction baptisée multi-locataire, la possibilité leur est donnée de profiter du RPA dans plusieurs unités ou régions géographiques sans compromettre pour autant aucune donnée ni aucun autre actif de l’entreprise.

Shape 12.png
Automatisation des données non structurées

L’automatisation des factures et de tout autre document dans un format semi-structuré ne pose aucun problème aux robots de UiPath, capables de lire, de traiter et de classer des données non-standardisées en recourant à une technique d’OCR intelligente. Sachant que l’un de nos clients internationaux de la filière de la distribution devait traiter chaque mois plusieurs millions de factures de différents types, cette fonction résout ici totalement le problème : de puissants algorithmes d’apprentissage automatique forment en effet les robots à mémoriser différents modèles de documents, auxquels sont comparés les versions rencontrées ultérieurement.

Shape 13.png
Piste d’audit complète

Les distributeurs tiennent beaucoup à la précision des rapports d’audit, qui leur permet d’obtenir des éclairages critiques sur des variables comme le volume de vente, le niveau des stocks, les tarifs, la conformité, ou encore l’endommagement des produits. Avec UiPath, les entreprises maîtrisent leur conformité au travers de processus d’enregistrement et de suivi et d’une piste d’audit complète. Toutes les activités des robots et des utilisateurs sont suivies et enregistrées dans les fichiers journaux d’Orchestrator, qui intègre l’outil analytique ElasticSearch. Ajoutez-y l'intégration de Kibana, et vous voilà en présence d’informations d’audit précises réparties dans des tableaux de bord personnalisés, gage d’efficacité accrue pour l’audit. Servez-vous de ces éclairages pour cibler les pistes d’amélioration et d'optimisation qui vous concernent.

Une bonne préparation est toujours primordiale pour réussir sa transformation.

Contact us

Need more info?

We're always here to help you on your RPA journey, in any way we can.

Contact Sales