Trelleborg compte une population de 44 000 habitants. Elle forme l’une des localités dans lesquelles est anticipée une croissance démographique continue: preuve en est, on y prévoit la construction de quelque 8 000 nouveaux logements au cours des dix à quinze prochaines années pour accueillir les nouveaux arrivants.
Devant ces difficultés, l’appareil administratif a rapidement été mis à rude épreuve par la diversité des besoins et des exigences des citoyens.
Le maire, Frederik Geijer, et son équipe ont conclu à la nécessité de réviser les procédures afin de pouvoir offrir la même qualité de services à l’avenir. La solution retenue est le RPA, non seulement parce qu’elle est simple à mettre en œuvre et à intégrer aux processus existants, mais aussi parce que c’est elle qui a le plus de chances de donner aux employés les moyens de se concentrer sur l’amélioration des services et les interactions avec les citoyens.
La solution
Après une sélection soignée des tâches administratives convenant le mieux à l’automatisation, la Mairie de Trelleborg a mis en œuvre le RPA avec des robots UiPath en bénéficiant de l’accompagnement d’un cabinet de conseil scandinave, Valcon. Les tâches en cause relevaient des Services sociaux et de l’administration du Marché du travail, et les processus en jeu concernaient les demandes de soins à domicile, le versement des allocations maladie et chômage, et le traitement des impôts et des droits de douane.
Dans les services publics, l’automatisation a déjà commencé à démontrer ses avantages, notamment en permettant aux administrations du monde entier de procurer de meilleurs services aux citoyens et de réduire leurs charges opérationnelles. UiPath estime considérable le potentiel demeurant inexploité dans les organisations publiques et met à disposition des solutions parfaitement adaptées à leurs besoins spécifiques. Avec des interfaces utilisateur intuitives et faciles à intégrer aux systèmes existants dans le secteur public, la plateforme UiPath élimine l’appréhension inhérente à toute démarche d’automatisation. Voici comment:
Bénéfices mesurables
L’automatisation robotisée des processus s’est traduite par un gain de temps administratif considérable : 79 % dans les Services sociaux, 95 % au sein du département du Marché du travail. Les citoyens ont eux aussi bénéficié de cette mutation : ils sont plus de 50 % de plus à participer à des initiatives sur le marché du travail, et 12 % de plus à commencer à travailler ou à entamer des études. Le projet s’est traduit par une réduction de 44 % des coûts des initiatives lancées sur le marché du travail, une diminution de 22 % du soutien financier, et un recul de 60 % des charges administratives.
Entre le printemps et l’automne 2017, plus de 6 500 opérations ont été automatisées par les robots UiPath dans la municipalité de Trelleborg. En dehors des économies de temps et d’argent, absolument évidentes, l’automatisation a aussi permis aux employés d’affecter leurs ressources à des services à haute valeur ajoutée axés avant tout sur les citoyens. Frederik Geijer déclare:
”Le RPA nous a donné la possibilité de réduire nos charges administratives, objectif que se fixent toutes les mairies de Suède et même tous les États.”
Les employés trouvent quant à eux l’automatisation rapide, aisée et très satisfaisante. Annikki Tinmark, Directrice des Services sociaux de la Mairie de Trelleborg, déclare:
“Pour moi, les applications envisageables n'ont d’autres limites que celles de l’imagination.”