La RPA, facteur d’accélération de la transformation digitale dans le secteur public

  • #UiPathTogether Washington - Exploring automation through R&D labs @ the Department of Treasury

    From an incubator exploring new technologies to raising awareness on RPA as a fully-fledged solution for the digital transformation of the public sector - watch Joe Edwards, LaShaun Lucas, Jillian Eddy, key people in the U.S. Department of the Treasury, explore and present their view on the immense potential of automation and some of the roles it could play in the public sector.

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  • Automating administrative tasks in the Trelleborg Municipality (1/2)

    The Trelleborg Municipality in Sweden implemented UiPath RPA robots in order to automate administrative tasks. This led to administrative time savings of no less than 79% in the Social Services department and 95% in the Labor Market department.

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  • Automating administrative tasks in the Trelleborg Municipality (2/2)

    From Spring 2017 until Fall 2017 there were more than 6,500 transactions automated by UiPath Robots. Besides obvious cost and time savings, automation also allowed employees to use their resources in value-added services that focused principally on citizens.

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  • The shape of things to come - An Enterprise RPA Outlook
  • UiPath in action at the Trelleborg Municipality
  • Automating administrative tasks in the Trelleborg Municipality

Le secteur public s’éveille à la RPA
 

À l'instar des organisations commerciales, le secteur public rencontre des problèmes appelant une attention immédiate : charge de travail élevée pesant sur la productivité, pénurie de personnel, rapidité des évolutions réglementaires et politiques, déficit d’outils collaboratifs assurant la synchronisation entre les différents services. À titre d'exemple, rien qu’aux États-Unis, 58 % des démarches concernant les citoyens font encore intervenir le papier, tandis qu’au Royaume-Uni, les fonctionnaires ne sont
que 20 % à se consacrer à une activité stratégique nécessitant une réflexion analytique. Si le RPA trouve un terrain fertile et des opportunités de choix dans le secteur public, c’est parce qu’il permet de donner la priorité aux services centrés sur l'humain et de soulager les services de tâches redondantes et chronophages. Le RPA a donc un impact positif sur la réduction des coûts, la productivité, la précision, l’analyse des données et la prise de décision.
Pourquoi le RPA ?

Amélioration de l’écoute de l’usager grâce à l’automatisation à la Mairie de TrelleborgCommune la plus méridionale de Suède

Trelleborg compte une population de 44 000 habitants. Elle forme l’une des localités dans lesquelles est anticipée une croissance démographique continue: preuve en est, on y prévoit la construction de quelque 8 000 nouveaux logements au cours des dix à quinze prochaines années pour accueillir les nouveaux arrivants.

 

Devant ces difficultés, l’appareil administratif a rapidement été mis à rude épreuve par la diversité des besoins et des exigences des citoyens.

 

Le maire, Frederik Geijer, et son équipe ont conclu à la nécessité de réviser les procédures afin de pouvoir offrir la même qualité de services à l’avenir. La solution retenue est le RPA, non seulement parce qu’elle est simple à mettre en œuvre et à intégrer aux processus existants, mais aussi parce que c’est elle qui a le plus de chances de donner aux employés les moyens de se concentrer sur l’amélioration des services et les interactions avec les citoyens.

 

 

La solution

Après une sélection soignée des tâches administratives convenant le mieux à l’automatisation, la Mairie de Trelleborg a mis en œuvre le RPA avec des robots UiPath en bénéficiant de l’accompagnement d’un cabinet de conseil scandinave, Valcon. Les tâches en cause relevaient des Services sociaux et de l’administration du Marché du travail, et les processus en jeu concernaient les demandes de soins à domicile, le versement des allocations maladie et chômage, et le traitement des impôts et des droits de douane.

 

Dans les services publics, l’automatisation a déjà commencé à démontrer ses avantages, notamment en permettant aux administrations du monde entier de procurer de meilleurs services aux citoyens et de réduire leurs charges opérationnelles. UiPath estime considérable le potentiel demeurant inexploité dans les organisations publiques et met à disposition des solutions parfaitement adaptées à leurs besoins spécifiques. Avec des interfaces utilisateur intuitives et faciles à intégrer aux systèmes existants dans le secteur public, la plateforme UiPath élimine l’appréhension inhérente à toute démarche d’automatisation. Voici comment:

 

 

Bénéfices mesurables

L’automatisation robotisée des processus s’est traduite par un gain de temps administratif considérable : 79 % dans les Services sociaux, 95 % au sein du département du Marché du travail. Les citoyens ont eux aussi bénéficié de cette mutation : ils sont plus de 50 % de plus à participer à des initiatives sur le marché du travail, et 12 % de plus à commencer à travailler ou à entamer des études. Le projet s’est traduit par une réduction de 44 % des coûts des initiatives lancées sur le marché du travail, une diminution de 22 % du soutien financier, et un recul de 60 % des charges administratives.

 

Entre le printemps et l’automne 2017, plus de 6 500 opérations ont été automatisées par les robots UiPath dans la municipalité de Trelleborg. En dehors des économies de temps et d’argent, absolument évidentes, l’automatisation a aussi permis aux employés d’affecter leurs ressources à des services à haute valeur ajoutée axés avant tout sur les citoyens. Frederik Geijer déclare:

 

”Le RPA nous a donné la possibilité de réduire nos charges administratives, objectif que se fixent toutes les mairies de Suède et même tous les États.”

 

Les employés trouvent quant à eux l’automatisation rapide, aisée et très satisfaisante. Annikki Tinmark, Directrice des Services sociaux de la Mairie de Trelleborg, déclare:

 

“Pour moi, les applications envisageables n'ont d’autres limites que celles de l’imagination.”

UiPath et les services publics:
une histoire à succès

Dans les services publics, l’automatisation a déjà commencé à démontrer ses avantages, notamment en permettant aux administrations du monde entier de procurer de meilleurs services aux citoyens et de réduire leurs charges opérationnelles. UiPath estime considérable le potentiel demeurant inexploité dans les organisations

publiques et met à disposition des solutions parfaitement adaptées à leurs besoins spécifiques. Avec des interfaces utilisateur intuitives et faciles à intégrer aux systèmes existants dans le secteur public, la plateforme UiPath élimine l’appréhension inhérente à toute démarche d’automatisation. Voici comment:

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Rapidité et facilité de
développement du RPA

Visuellement intuitif, riche en fonctionnalités et évolutif, l’outil de conception Studio permet d’automatiser en toute facilité des processus complexes en moins de temps qu’il n’en fallait auparavant : résultat, ROI et gain de performances se manifestent plus rapidement. Il est livré avec des exemples d’activités et un enregistreur puissant capable de suivre vos clics et frappes au clavier et de les transformer en une séquence d’automatisation, ce qui facilite d’autant le lancement de la procédure.

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Compatible avec toutes
les applications

UiPath Robot fonctionne avec toutes les applications, quelle qu’en soit la nature, en procédant comme le ferait un utilisateur humain : par clic, saisie et lecture des informations visibles à l’écran par OCR et vision informatique. Systèmes existants, applications web, applications Java, bases de données, voire applications personnalisées ou machines virtualisées, peuvent être automatisés par UiPath. Notre solution prend en charge navigateurs, emails, terminaux, Excel, Word, PDF et bases de données, pour ne citer que quelques exemples.

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Avec ou sans
assistance

Notre robot est capable de procéder à une automatisation assistée ou non. Collaborateur fiable de votre employé humain, le robot assisté associe une productivité élevée à une faible durée de traitement dans les activités du centre d’assistance ou du service d’assistance téléphonique. Parmi les tâches impliquant un contact direct avec le client, figurent le traitement des demandes de licence, le dépôt des demandes d’autorisation, le signalement des incidents, la réalisation de diagnostics, ou encore la délivrance des décharges. Déclenché à la demande, ce robot fonctionne sous le contrôle et la supervision de l'humain. Le robot non assisté, lui, exécute efficacement en mode batch toute quantité d’activités de back-office, comme la gestion de la paie, la gestion des avantages sociaux, les rapprochements, le processus de recrutement et les nouvelles embauches. Il est déployé par UiPath Orchestrator, avec possibilité d'accès à distance.

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Faites collaborer vos équipes au projet RPA en toute confidentialité et sécurité

Cette fonction permet à une organisation de constituer un espace de travail sécurisé distinct pour les différents services ou unités géographiques prenant part à l’automatisation. Les grandes institutions gouvernementales et les prestataires de services de santé appliquant le RPA à des processus totalement différents dans plusieurs services et à différents stades peuvent par exemple en bénéficierLe projet d’automatisation peut alors être facilement dimensionné sans supplément de coûts d’exploitation ni investissement supplémentaire dans les infrastructures.

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La conformité à
tout instant

Orchestrator pilotant l'ensemble de votre main-d'œuvre, il n’a jamais été aussi simple de prendre les bonnes décisions. Orchestrator assure l’enregistrement, le suivi et une piste d’audit complète. Les actions du robot comme celles de l’utilisateur sont capturées et enregistrées dans les fichiers journaux archivés par l’outil analytique ElasticSearch, et, grâce à l'intégration de Kibana, vous pouvez facilement créer des tableaux de bord personnalisés. Votre organisation observe désormais les évolutions de la réglementation et entretient une relation transparente avec le gouvernement, les autres partenaires internationaux du secteur public, les contribuables et le grand public.

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Un niveau de
sécurité exemplaire

Au-delà de la simple question de la sauvegarde de la sécurité des données sensibles des citoyens, nous savons à quel point la sécurité est cruciale pour les organisations du secteur public. C’est pourquoi Orchestrator assure l’enregistrement des données, du contrôle d’accès et des identifiants de connexion au robot dans l’Enterprise Password Vault de CyberArk, une technologie robuste et fiable employée par les grandes multinationales du globe. Basée sur une automatisation écrans verrouillés, notre solution recourt au protocole TLS 1.2 pour garantir la confidentialité et l'intégrité des données.

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