Cliente:Dentsu

Industria:Media and Digital Marketing Communications

Región:Global

Dentsu aprovecha su enorme éxito para llevar la automatización al siguiente nivel

Dentsu case study

600 000

horas anualizadas ahorradas a finales de 2023

Más de 600

automatizaciones implementadas

400

ideas de automatización en flujos que se desarrollarán o revisarán en Automation Hub a finales de 2023

¿Qué viene a continuación? Cuando ya se ha ahorrado cientos de miles de horas, ha eliminado innumerables tareas repetitivas y ha mejorado el trabajo de su fuerza laboral global, ¿qué sigue en el recorrido de la automatización?

Esa era la pregunta a la que se enfrentaba Dentsu, una de las redes de agencias de marketing y publicidad más grandes del mundo. Gracias al apoyo de UiPath, la empresa ya ha logrado unos resultados increíbles con la automatización. En un proyecto, completado en solo 30 días, se ahorraron más de 100 000 horas. En otro, se transformó un proceso complejo de finanzas y se redujo el esfuerzo humano de un día a solo 10 minutos.

En total, la automatización le está ahorrando a Dentsu más de 600 000 horas al año, una cifra que se espera que crezca a más de un millón de horas.

Sin embargo, al adoptar de manera más amplia todas las capacidades de la UiPath Business Automation Platform, Dentsu sabía que podía llevar su estrategia de automatización al siguiente nivel.

La automatización sube a la nube

Para Flo Ye, directora de Soluciones de Automatización de Dentsu, el siguiente paso fue democratizar la automatización y hacerla accesible para todos, en toda la empresa, a través de UiPath Automation Cloud™.

“Anteriormente, nuestro enfoque de la automatización estaba muy fragmentado”, explicó Ye. “Supongamos que hubiera un caso de uso de automatización en Brasil: el equipo obtendría su licencia de UiPath y comenzaría. Lo mismo sucedería en Estados Unidos, luego en el Reino Unido o en Singapur. Fue un enfoque fragmentado con comunicación limitada”.

Hay dos enfoques principales para la automatización. Existe el modelo de bottom-up, CitDev [citizen developer], en el que las personas pueden automatizar las tareas repetitivas que tienen que hacer a diario. Luego, está el modelo estratégico de top-down en el que se identifican oportunidades regionales para ayudar a un gran grupo de personas a la vez. Con UiPath Automation Cloud, podemos hacer ambas cosas al mismo tiempo.

Flo Ye, directora de Soluciones de Automatización, Dentsu

Con Automation Cloud, que brinda a Dentsu acceso mediante el navegador a toda la plataforma de UiPath, la colaboración se convirtió en el lema del juego. “Todo está cubierto”, continuó Ye. “Obtenemos todas las licencias que necesitamos, recibimos actualizaciones automáticas de forma periódica y nadie mantiene conversaciones aisladas sobre la automatización”.

La migración de Dentsu a Automation Cloud es una prueba de cuán arraigada se ha vuelto la automatización dentro de la empresa. “Ahora forma parte de la empresa”, dijo ella. “UiPath Automation Cloud hace que sea más fácil que nunca para nuestra gente crear, consumir y comprender mejor la automatización”.

La IA generativa hace que la automatización sea accesible

Con la creciente popularidad de los grandes modelos de lenguaje, como ChatGPT, Dentsu vio la oportunidad de ofrecer a su gente un servicio similar. El resultado es dentsuGPT. Esta herramienta de procesamiento de lenguaje natural permite a los empleados de Dentsu obtener respuestas rápidas y fáciles a sus preguntas más importantes basadas en los recursos internos de la empresa, desde información sobre recursos humanos y cumplimiento hasta artículos basados en el conocimiento sobre la automatización y la plataforma de UiPath.

dentsuGPT es fundamental para impulsar el desarrollo y la adopción de la automatización en toda la empresa. Incluso las personas que no están familiarizadas con UiPath pueden utilizar los recursos de autoayuda para averiguar cómo comenzar con la automatización. A partir de la experiencia de crear dentsuGPT, el equipo de Ye está desarrollando una guía para permitir que aquellos con conocimientos técnicos creen sus propios bots de inteligencia artificial generativa. “Está empoderando a nuestras cuatro regiones para alinearse con nuestros objetivos estratégicos”, dijo Ye.

El soporte que proporciona UiPath es insuperable, y no se trata solo de desarrollo y orientación técnica. Ha sido fundamental al ayudarnos a comunicar los beneficios de la automatización y, al mismo tiempo, involucrar a las personas con ella. Es una colaboración genuina.

Flo Ye, directora de Soluciones de Automatización, Dentsu

Automation Hub inspira innovación

UiPath Automation Hub también ayuda a Dentsu a capturar y gestionar oportunidades de automatización en toda la organización. “Tenemos un equipo de automatización global, pero es importante para nosotros que cualquier persona, en cualquier lugar, pueda obtener la inspiración que necesita”, explicó Ye. “Automation Hub juega un papel fundamental en la promoción de grandes ideas para diferentes líneas de negocio y en el empoderamiento de nuestras regiones para desarrollar lo que necesiten para sus prioridades”.

En términos prácticos, esto les da a los empleados de Dentsu la capacidad de iniciar sesión en Automation Hub, ver qué ideas ya se han propuesto y enviar las suyas propias. Incluso pueden elegir entre una selección de automatizaciones listas para usar y aplicarlas a sus propias funciones. “Es solo otra forma en que UiPath ha ayudado a hacer que la automatización sea accesible”, dijo Ye.

A continuación, se incluyen algunos de los nuevos casos de uso identificados y desarrollados con la plataforma de UiPath:

  • Verificación de Google Search Console. Esta automatización comprueba los errores de URL de las páginas web para facilitar la vida de los equipos de optimización de motores de búsqueda (SEO) de Dentsu. Se ha eliminado el 95 % de la verificación manual y la presentación de informes. El proceso solía tardar 2860 horas al mes. Ahora, se necesitan menos de tres.

  • Procesos predeterminados de Presto. Calcular la varianza predeterminada para los informes recibidos del software de gestión de campañas de Dentsu era una tarea manual. Se debían descargar los informes, procesar los datos y calcular la varianza. Aquellos con altos niveles de varianza debían marcarse. La automatización ha reducido el proceso de 108 horas a solo cuatro horas al mes.

  • Automatización de datos de comercio electrónico. Los datos solían extraerse manualmente desde múltiples plataformas de compras de comercio electrónico hacia hojas de cálculo de Microsoft Excel. Los datos debían reformatearse y estandarizarse antes cargarlos en una hoja de cálculo de Google con fines de visualización y otros análisis. La automatización no solo ha ahorrado más de 7700 horas hasta la fecha, ha permitido a los equipos tomar decisiones más rápidas durante las promociones minoristas y los eventos especiales.

La mayoría de las automatizaciones de Dentsu se han centrado en actividades de back-office. Sin embargo, esto es probable que cambie, dijo Ye. “El equipo de automatización es la incubadora tanto para la automatización como para la tecnología emergente. Podemos compartir conocimientos en toda la organización sobre cómo desarrollar automatización e IA para ayudar a que todo funcione de manera más eficiente”.

“Tengo la certeza de que nuestros equipos creativos y de medios estarán más que felices de pasar parte de su trabajo a sus asistentes digitales a medida que se sientan más cómodos con la automatización”.

Capturar más valor con automatización e IA

Con este enfoque más inteligente, más colaborativo y, en última instancia, más inclusivo de la automatización, Dentsu está explorando el papel de la automatización como un facilitador de la inteligencia artificial (IA).

“Ya estamos estudiando cómo podemos acercar más la IA a la automatización y estamos entusiasmados por ver cómo podemos aprovechar algunas de las nuevas herramientas de IA que surgen de UiPath”, afirmó Ye. “Las aplicaciones de IA ofrecen un gran potencial, y creemos que UiPath puede ayudarnos a convertir ese potencial en resultados. Ese va a ser uno de los próximos pasos fundamentales para nosotros”.

Las aplicaciones de IA ofrecen un gran potencial, y creemos que UiPath puede ayudarnos a convertir ese potencial en resultados. Ese va a ser uno próximo paso crucial para nosotros.

Flo Ye, directora de Soluciones de Automatización, Dentsu

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