Auswirkungen von RPA auf die Finanz-
und Buchhaltungsprozesse

Unstrukturierte Rechnungen mit KI/Kognition automatisieren

Dieser Kunde hat über 5.000 monatliche Rechnungen ausgelagert, die bei Eingang inkompatibel mit seinem ERP-System waren. Durch Zuweisung einer eindeutigen ID wurden diese Rechnungen einem BPO-Anbieter zur manuellen Indexierung und Buchung übergeben. Eine praktikable Lösung, die aber auf Verbesserungen bei den Kosten, bei der Genauigkeit und bei der Skalierbarkeit begrenzt ist.

Nun lässt UiPath Orchestrator die Rechnungen von Robotern extrahieren und in eine Arbeitswarteschlange stellen. Kognitive Technologie erfasst die unstrukturierten Daten jeder einzelnen Rechnung und stellt sie zu einer ERP-Rechnungsvorlage zusammen. Roboter führen sie dann durch den ERP-Validierungsprozess. Validierte Rechnungen werden indexiert, in eine Arbeitswarteschlange gestellt, von Robotern im ERP-System verbucht und dem Kunden zur Archivierung übergeben. Rechnungen, die die Validierung nicht bestanden haben, werden dem Kunden zur Ausnahmebehandlung zurückgegeben.

Durch die Integration der KI-/kognitiven und RPA-Technologie in eine Automatisierungslösung konnte der Kunde nicht nur eine höhere Genauigkeit und Skalierbarkeit, sondern auch eine dreimal schnellere Zykluszeit sowie eine Kostenreduzierung von > 50 % erzielen.

AR mit RPA ist bares Geld wert

Ein Hersteller, der eine zunehmende Anzahl uneinbringlicher Rechnungen untersuchte, entdeckte mehrere zusammenhängende Probleme, die jeder einfachen Lösung trotzten. Sie mit einem ERP-Integrationsprojekt zu lösen, war nicht praktikabel und Prozesse umzustrukturieren schien fast ebenso teuer und riskant.

Die meisten Abrechnungsprobleme traten bei kleineren Kunden auf, die Web-Zahlungsportale nutzten. Kleinere Kunden konnten nicht ignoriert werden – sie trugen wesentlich zum Wachstum bei –, aber die Verbuchung einer Rechnung mit allen zugehörigen Dokumenten in diese Portale war ein langsamer, manueller Prozess. Dann waren die Belege oft fehlerhaft, und die Rechnungen wurden nachfolgend angefochten. Viele Altsysteme machten die Suche nach Problemen und Fehlern zeitaufwändig und häufig inkludiert. Ohne eine klare Antwort auf beanstandete Abrechnungen war der Kunde oft gezwungen, strittige Beträge oder die gesamte Rechnung abzuschreiben.

Nun verfügt das Unternehmen über eine RPA-Schnittstelle zu allen Kundenportalen, die eine einfache Integration in ERP- und Altsysteme ermöglicht. Dadurch entfällt das mehrfache Eintippen gleicher Daten, Ausschneiden und Einfügen sowie das manuelle Anhängen von Belegen an Rechnungen. Die RPA-Lösung extrahiert automatisch Rechnungen, fügt die erforderlichen Abrechnungsunterlagen bei und lädt diese Informationen in Sekunden oder Minuten statt nach Tagen oder Wochen auf das Kundenportal hoch. Das Unternehmen schätzt, dass durch die neue effiziente Auftragsabwicklung jährlich Hunderttausende von Dollar eingespart werden.

Schließen der SAP/AP-Automatisierungslücke

Dieses Unternehmen erhielt fast zweitausend Rechnungen täglich, deren Daten erst in den Altsystemen validiert werden mussten, bevor sie im SAP-System verbucht werden konnten. Da die Integration dieser Alttechnologien in das SAP-System kostenintensiv war, wurde diese Arbeit an einen BPO-Anbieter ausgelagert. Da RPA ein Begriff war, wandte sich das Unternehmen an UiPath, um zu prüfen, ob Roboter ihnen mehr Kosteneinsparungen und eine bessere Skalierbarkeit bei erhöhten Rechnungsvolumen bieten könnten.

Die UiPath-Lösung hat die menschliche Beteiligung fast vollständig aus dem AP-Prozess des Unternehmens eliminiert, so dass das Unternehmen die Vorteile des SAP-Systems voll ausschöpfen kann. Roboter extrahieren diese Rechnungen aus einem Postfach und stellen sie in eine Arbeitswarteschlange, in der sie registriert und mit SAP indexiert werden. Einmal indexiert, führen Roboter erforderliche Validierungen durch, indem sie die Rechnungen mit Altsystemen abgleichen. Geschäftsregeln sagen den Robotern schließlich, dass sie die Rechnung buchen, vorerfassen oder sperren sollen. Die Genauigkeit liegt bei 95+ %; die Zykluszeiten sind 3 bis 4 Mal schneller und die Kostenersparnis beträgt > 70 %.