RPA ist eine Reise
und nicht nur ein Projekt

Und so verläuft die Reise

Erfolgsarchitektur

RPA erreicht ihr volles Potential am Ende eines konsistenten Prozesses. Wir betrachten es als eine Reise, bei der das Unternehmen virtuelle Arbeitskräfte einsetzt, um die langfristigen Unternehmensziele zu erreichen.

 

Möchte man RPA als kurzfristige Lösung betrachten (vielleicht zur Senkung von Verfahrenskosten oder zur Erhöhung der Genauigkeit) bleiben einige der Vorteile auf der Strecke, die eine vollständige und gründliche Implementierung in der Regel bietet.

Schaffung von Wettbewerbsvorteilen

Lassen sich Unternehmen auf die RPA-Reise ein, können sie: die Technologie unternehmensweit planen und ausführen, isolierte Verfahren, Anwendungen und Daten integrieren, interne Anpassungs- und Skalierungsmöglichkeiten aufbauen und vor allem Geschäftswert und Wettbewerbsvorteile schaffen.

 

 

 
 

Vorbereitung auf die RPA-Reise

Eine gute Vorbereitung ist stets der Schlüssel für eine erfolgreiche Reise. Und RPA bildet da keine Ausnahme. Die Unternehmen müssen vorausschauend planen und ihre Ressourcen synchronisieren und harmonisieren, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Die wichtigsten Elemente dieser Vorbereitung sind:

 

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Zusammenarbeit von Geschäft und IT

Eine erfolgreiche Implementierung von RPA basiert auf einer engen Partnerschaft und einer guten Koordination von Geschäft und IT. DieGeschäftsseite weist den Weg und hat die primären Ziele im Blick: den Geschäftswert steigern, die Betriebskosten senken und den Wettbewerbsvorteil stärken. Die IT-Seite verfolgt diese Ziele durch zukunftsfähige Erweiterbarkeit, hohe Bereitstellungsgeschwindigkeit und die Einhaltung von Unternehmensarchitektur und Compliance-Standards.

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Strategische
Positionierung

Die Reise muss zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens immer synchron verlaufen. Andernfalls kann das Projekt leicht an Priorität verlieren, so dass die Vorteile der Automatisierung kaum ausgeschöpft werden. Um das volle Potenzial erreichen zu können, muss es also von einem Verantwortlichen auf Managementebene geleitet werden, der sich für eine effiziente Einführung einsetzt und sich um die Budgetierung kümmert.

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Auswahl für
den Erfolg

Führung ist entscheidend, also muss ein möglichst engagierter Mitarbeiter für die Umsetzung des Projekts ausgewählt werden. Dieser Hauptverantwortliche konzentriert sich auf die wichtigsten Aspekte und wählt für den Konzeptnachweis den am besten geeigneten Prozess aus: gut dokumentiert, mit angemessen hohem Volumen, repetitiv und regelbasiert.

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Kulturelle Akzeptanz

Der Verantwortliche auf Managementebene und der für die Umsetzung hauptverantwortliche Mitarbeiter müssen einen gemeinsamen Aktionsplan haben, um das Unternehmen von einer authentischen und proaktiven Umsetzung der RPA-Reise zu überzeugen.

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Unternehmerische Kompetenz

Erfolg wächst auf gesundem, fruchtbarem Boden. Die Implementierung der RPA-Technologie erfordert Engagement auf Basis des Unternehmens, das die erforderlichen Kompetenzen bereitstellen muss. In diesem Bereich hat sich das Einrichten eines RPA-Center of Excellence bewährt, das auf dem Engagement und der Budgetierung des verantwortlichen Managers basiert, bevor die Reise beginnt.

Eine gute Vorbereitung ist stets der Schlüssel für eine erfolgreiche Reise.


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Schritte auf einer typischen
RPA-Reise

Jede Reise ist einzigartig und spiegelt strategische Prioritäten wider. Ebenso einzigartig sind die Zeitpläne, die je nach Komplexität der Prozesse, Ressourcenbeschaffung und Compliance-Anforderungen variieren. Folgende vier Phasen hat UiPath jedoch als Teil eines jeden RPA-Entwicklungsprozesses identifiziert.

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Konzeptnachweis

Dieser erste Schritt ist mehr als der Beweis dafür, wie RPA den Erfolg steigern kann. Er lässt das Unternehmen entscheiden, welche Rolle es bei der Umsetzung spielen soll, welche Partnerschaften für die Automatisierung eingegangen werden sollen und welche Partner die richtigen sind.


Zu den wichtigsten Aktivitäten zählen:

  • Kompetenznachweis durchführen,

  • für das Unternehmen ein Modell zur Umsetzung der RPA definieren,

  • ein Automatisierungsteam aufbauen,

  • Partner für die Automatisierung auswählen,

  • Rahmenbedingungen festlegenBereitstellung, Kommunikation und Governance.

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Testlauf

An diesem Punkt wird ein automatisierter Prozess das erste Mal gemäß dem Umsetzungsmodell des Unternehmens ausgeführt. Das heißt, dass das Unternehmen und die RPA-Partner für den ausgewählten Prozess definierte Anforderungen erfüllen, einen detaillierten Lösungsentwurf anwenden, Testskripts ausführen und Umstellungs-/Übergabepläne einhalten.

 

Die Leistung des Testlaufs wird gemäß den Abschlusskriterien überwacht. Außerdem werden alle internen und externen Interessengruppen um Feedback gebeten. Dieser Input bildet die Grundlage für die Dokumentation gewonnener Erkenntnisse sowie für die Überarbeitung der Methodik und der Rahmenbedingungen, bevor die nächste Stufe angegangen wird.


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Nächste Stufe

Im Blickpunkt dieses Schritts steht hauptsächlich:

  • optimierte Verwaltung der neu eingesetzten virtuellen Arbeitskraft,

  • Etablierung von Best Practices,

  • Qualifizierung zusätzlicher Prozesse für die Automatisierung,

  • weiterer Ausbau des internen Automatisierungs-Teams und dessen Fachwissen.

Während der nächsten Stufe sollten die Verantwortlichen ihre Aktivitäten intensivieren und weitere RPA-Möglichkeiten innerhalb des Unternehmens identifizieren. Außerdem sollten die Erfolge der Process Automation einem breiteren Geschäftskreis präsentiert werden.

 

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Institutionalisierung

Ziel dieses letzten Schrittes ist es, Best Practices für die Robotic Process Automation als Basisaktivität innerhalb der Organisation zu etablieren. Konkrete Beispiele dafür sind die Projektleitung für die Verwaltung der Anforderungen an die Process Automation-Pipeline einzubeziehen, Pläne für Disaster Recovery und Business Continuity sowie eine kontinuierliche Verbesserung auf Basis von Lean Six Sigma mit dem Automatisierungs-Team.

 

Neben der Einbeziehung dieser Practices in die Unternehmenskultur sollte dieser letzte Schritt auch eine kontinuierliche Hervorhebung der RPA-Vorteile auf Grundlage vorhandener Implementierungen beinhalten und RPA gleichzeitig als ein wesentliches Leistungsziel in allen Geschäftsbereichen fördern.


Implementierungsschritte, die Sie
vermeiden sollten

 

Wenn man diese grundlegenden Schritte der Automatisierungsreise durchgeht, ist es erstaunlich, dass viele RPA-Implementierungen entweder enttäuschende Ergebnisse liefern oder im völligen Misserfolg enden. Uns ist es jedenfalls so gegangen, als wir zum ersten Mal auf Kunden trafen, die uns nach dem einen oder anderen Misserfolg konsultiert haben. Im Laufe der Zeit haben wir eine Reihe zu vermeidender Implementierungsfehler gesammelt.

 

 

Auswahl ungeeigneter Anbieter

Die RPA-Tools einiger Anbieter haben sich schnell von einfachen Workstation-Robotern zu einer komplexen Unternehmenssoftware entwickelt. Aber viele Unternehmen können mit der RPA-Technologie nicht mithalten, da die ausgewählten Anbieter den Anforderungen der IT- und Geschäftsarchitektur nicht gerecht werden können. IT-Architektur: Es ist allgemein bekannt, dass neue Technologien in den IT-Abteilungen erforderlich sind, um den architektonischen Kriterien zu entsprechen. Beispiel: offene und erweiterbare Technologie, stabil und gut dokumentiert, allgemeine Fähigkeiten und solide Sicherheitskonformität. RPA-Tools sollten keine Ausnahme bilden. Geschäftsprozessarchitektur (Business Process Architecture, BPA): das gewählte RPA-Tool muss in der Lage sein, alle wichtigen Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dazu gehören virtuelle Umgebungen, die Verwendung von OCR, Anforderung kognitiver Intelligenz usw. BPA definiert und dokumentiert diese Kernprozesse sowie die Beziehungen und Abhängigkeiten und bildet damit den perfekten Rahmen für eine Zusammenstellung der Auswahlkriterien für den richtigen Lieferanten.

Missverständnis Konzeptnachweis

Das Ziel eines Konzeptnachweises ist nicht zu bestätigen, dass RPA kann, was es verspricht. Der primäre Zweck des Konzeptnachweises besteht darin, Geschäftsfallannahmen zu testen, das beste Implementierungsmodell zu validieren und RPA-Integrations- und Technologiepartner zu bewerten. Dennoch bleibt für viele Unternehmen eine Bestätigung der RPA-Fähigkeiten das Ziel des Konzeptnachweises. Diese Fehlannahme führt in der Regel zu einem Konzeptnachweis, der wenig zeigt, nicht ausführbar ist und die RPA-Umsetzung oft an Schwung verlieren lässt. Er zeigt wenig, da viele solide Geschäftsfälle die Technologie bereits unter Beweis gestellt haben. Er ist nicht ausführbar, weil ein RPA validierender Konzeptnachweis keine Erkenntnisse mit sich bringt, wie RPA innerhalb dieses entsprechenden Unternehmens funktionieren könnte. Schwung geht verloren, weil es keinen offensichtlichen nächsten Schritt gibt. Der Konzeptnachweis sollte so gestaltet sein, dass er den Grundstein für den viel konkreteren ersten Testlauf legt und die Antworten und Validierungen liefert, die zur Genehmigung nötig sind, mit dem Testlauf fortzufahren.

Ungeeignete Prozessauswahl

Mit wenig Engagement geleitete RPA-Pipelines enden oft mit sehr komplizierten Kandidaten für die Process Automation. Vielleicht ist es ein Fall von Vermessenheit, nach dem Motto „RPA kann alles!“. Oder die Entscheidung, einen hochkomplexen Schwachpunkt über einfachere Einsparpotenziale zu stellen, wird einfach subjektiv getroffen. Jedenfalls ist es ein Fehler, strenge Prioritäten zu vernachlässigen. Wenigstens im ersten Jahr der RPA-Reise sollten ausgewählte Prozesse auf eine geringe oder mittlere Komplexität beschränkt werden, die ein aggregiertes Einsparpotenzial von mindestens einer Vollzeitstelle demonstrieren.

Fehlgeleitetes Automatisierungsziel

Einige Unternehmen haben sich so auf die Idee eines vollautomatisierten End-to-End-Prozesses versteift, dass sie die Realität abnehmender Erträge übersehen. Andere konzentrieren sich so sehr auf die Automatisierung komplexer Prozessschritte, dass der Gedanke, diese Schritte durch eine Umgestaltung zu eliminieren, nie wirklich gefasst wird. Es ist wichtig, sich die niedrigen Kosten und die zurückhaltende Arbeit von RPA ins Gedächtnis zu rufen. Im Gegensatz zu anderen Automatisierungstechnologien kann sie eine hohe Kapitalrendite bei nur teilweiser Automatisierung von Prozessschritten generieren. Der Versuch, einen Prozess zu sehr zu automatisieren, kann die Kaptialrendite durch höhere Implementierungskosten senken. Ebenso ist es oft klüger, den Prozess zu optimieren, als einen Roboter für komplizierte Regeln zu konfigurieren.

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